ROYAL COURIER INC
Apertura Futura: Asistente Ejecutiva
Tiempo completo • Elmhurst
¡Estamos buscando un Asistente Ejecutivo para unirse a nuestro equipo! Brindarás apoyo administrativo de alto nivel a un ejecutivo en nuestra empresa.
Responsabilidades:
- Organizar y mantener el cronograma ejecutivo
- Gestionar y programar programas y proyectos de forma independiente
- Organizar y programar reuniones según corresponda y preparar las actas de las reuniones
- Mantiene informes y registros confidenciales según sea necesario
- Abre, ordena, procesa y distribuye la correspondencia entrante, las solicitudes de cheques y las facturas según corresponda
- Administrar el sistema de archivo de cuentas por pagar
- Acepta y filtra las llamadas telefónicas entrantes para el ejecutivo según corresponda
- Gestiona la logística de reuniones y eventos a gran escala, incluidas las listas de invitaciones, las confirmaciones de asistencia, los planos de asientos y los servicios de catering
- Ayudar en la ejecución de eventos a gran escala, incluidos materiales de marketing, artículos promocionales, comunicaciones y coordinación con sitios de eventos
- Asistir y grabar las actas de las reuniones de las conferencias telefónicas; Preparar actas para reuniones ejecutivas
- Dirige y asigna el trabajo al personal administrativo de otras oficinas; sirve como recurso con respecto a las reglas, regulaciones y políticas y procedimientos aplicables; sirve como respaldo para los puestos administrativos de otros departamentos
- Coordinar complejos arreglos de viajes nacionales e internacionales
- Preparar correspondencia confidencial, incluyendo cartas, agendas, hojas de cálculo y formularios.
- Preparar la oficina y la sala de conferencias para las reuniones
- Preparar y organizar presentaciones
- Ordenar suministros y mantener el inventario
- Se requerirán viajes ocasionales
- Ayudar en la entrevista y contratación de personal
Requisitos:
- Experiencia previa como secretaria ejecutiva, asistente administrativa, asistente ejecutiva o en otros campos relacionados.
- Excelentes habilidades sociales, de habla y de escritura
- Experiencia en coordinación de proyectos y la capacidad de trabajar bien con todos los niveles de la gerencia interna y el personal, así como con clientes y proveedores externos
- Capacidad para ser discreto y mantener la confidencialidad
- Conocimientos informáticos, incluidos Microsoft Word, Excel y Powerpoint.
- Google/Hojas de cálculo de Google
- Excelentes habilidades matemáticas
- Planificación y organización de viajes
- Posibilidad de viajar en misiones de corta duración; debe tener un control previo de la TSA
- Habilidades de investigación en Internet
- Gran atención al detalle
- Capacidad para priorizar y realizar múltiples tareas
- Fuertes habilidades organizativas
- Escritura de 80 ppm o más
- Licenciatura requerida
- Pasar una verificación de antecedentes y una prueba de drogas
- Experiencia relevante mínima de tres años
- Debe tener una referencia verificable
- Se requiere un horario flexible
(si ya tienes un currículum en Indeed)