Asociado de oficina | Contable
CertaPro Pintores del Suroeste de Florida
RESUMEN DE LA POSICIÓN
· Representar a CertaPro Painters of Southwest Florida (una franquicia independiente de CertaPro Painters) ante todos los proveedores, clientes, solicitantes, empleados, etc. para diferenciarnos de nuestra competencia y mejorar aún más nuestra "Marca de Certeza".
· Dar servicio a todos los clientes potenciales y clientes con el objetivo de satisfacer/superar sus necesidades de pintura y construir clientes de por vida.
· Dar servicio a todos los empleados con el objetivo de satisfacer/superar sus necesidades y formar un empleado para toda la vida.
· Asegúrese de que todas las tareas se completen de manera oportuna y profesional.
· Desarrollar una estrecha relación de trabajo con el Gerente General (GM), Asociado(s) de Ventas para garantizar que se cumplan todas las expectativas establecidas con los empleados y clientes.
· Cumplir con las obligaciones de las funciones esenciales; Marketing, Ventas, Producción, Financiero, Administrativo, Recursos Humanos y Desarrollo Personal como se describe a continuación.
OFICINA:
· Atiende las llamadas de los clientes, reserva citas y coordina la oficina a diario.
· Gestionar y procesar todos los correos de Datamining.
· Asegúrese de que todas las listas de correo de los clientes estén actualizadas.
· Actualización de las gotas de correo directo (DM) en CertaOne.
· Mantener el inventario y actualizar todo el material del punto de venta.
· Programe estimaciones para los asociados de ventas.
· Envíe cartas de seguimiento de presupuestos a los clientes con la dirección del asociado de ventas.
· Recopile y realice un seguimiento diario de las horas reales trabajadas en los sitios de trabajo.
· Actualice el programador de producción en CertaOne.
· Crear chaquetas de trabajo
· Pida pintura y materiales.
· Facturar a los clientes.
· Concilie las facturas de los proveedores de pintura y materiales.
· Gestionar el presupuesto de material de oficina.
· Realice todos los depósitos.
· Archivar la chaqueta de trabajo cuando se complete el trabajo.
· Mantener todos los archivos.
· Procesar todo el correo entrante y saliente.
· Mantener una presentación profesional de la oficina.
· Ordene suministros para la oficina y otros según sea necesario.
· Mantenga las relaciones con los proveedores y los archivos según sea necesario. Incluir: seguros, compañías telefónicas, subcontratistas, etc.
· Introduzca los datos según sea necesario.
· Contesta los teléfonos y coordina mensajes y tareas.
· Mantener las aplicaciones de los empleados.
· Asegúrese de que todos los archivos de los empleados (en papel y electrónicos) estén actualizados y sean precisos.
·
CONTABILIDAD:
· Realizar funciones de contabilidad estándar.
· Ingrese el Plan Financiero Anual (AFP) en QuickBooks
· Mantenga QuickBooks actualizado y preciso. Incluir: registro de depósitos, asientos de diario, etc.
· Coste de todos los trabajos completados.
· Pague todas las facturas.
· Elaborar informes. Para incluir: Pérdidas y Ganancias, Balance General, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Estado de Caja, etc.
· Preparar tendencia mensual para el Gerente General
· Certificado en el funcionamiento de QuickBooks. (Dispuesto a entrenar).
· La primera ejecución de General Ledger (GL) se completa el día 8 de cada mes.
· Estados completos y precisos (pérdidas y ganancias, balance general, etc.) completados antes del día 10 de cada mes.
