Bajo supervisión general, opera una consola telefónica de varias líneas, brinda información de rutina al público, saluda al público; realiza trabajos administrativos; y otros trabajos conexos según sea necesario.

 

Los recepcionistas son responsables de proporcionar un sistema de apoyo integrado y confiable a la escuela. Los recepcionistas logran esto a través de:

·         Interactuar con el público de manera profesional y mantener una apariencia ordenada

·         Orientación al detalle, con la capacidad de gestionar y priorizar múltiples tareas y plazos con interrupciones frecuentes

·         Capacidad para manejar situaciones difíciles y personas exigentes

·         Fiabilidad y fiabilidad

·         Recibe llamadas y da información a las personas que llaman, filtra y enruta las llamadas al destino apropiado.

·         Recupera los mensajes del correo de voz y los reenvía al personal adecuado.

·         Obtiene y registra el nombre de la persona que llama, la hora de la llamada, la naturaleza de la empresa y la persona a la que se llama y entrega mensajes o transfiere llamadas al correo de voz cuando el personal adecuado no está disponible.

·         Responda preguntas sobre Primrose y proporcione a las personas que llaman la dirección, direcciones y otra información.

·         Supervise el acceso de los visitantes y emita pases cuando sea necesario.

·         Actualizar los calendarios de citas.

·         Recibe, clasifica y enruta el correo, y mantiene y enruta las publicaciones.

·         Mantenga las máquinas de fax, asista a los usuarios, envíe faxes y recupere y enrute los faxes entrantes.

·         Acepta el pago de servicios y productos.

·         Crea e imprime faxes.

·         Saluda a los visitantes, al personal y a otras personas de una manera profesional y cortés. Determina la naturaleza del negocio y dirige a los visitantes o personas que llaman al departamento o persona apropiados.

·         Ordena, recibe y mantiene suministros de oficina.

·         Crea e imprime portadas de fax, notas, correspondencia, informes y otros documentos cuando sea necesario.

·         Realiza otras tareas administrativas según sea necesario, como archivar, fotocopiar y cotejar

Las demandas físicas descritas aquí son representativas de las que debe cumplir un empleado para realizar con éxito las funciones esenciales de este trabajo. El empleado debe levantar y/o mover ocasionalmente hasta 25 libras. Es posible que se requiera que el empleado esté de pie o sentado durante largos períodos de tiempo. Las habilidades visuales específicas requeridas por este trabajo incluyen la visión de cerca, la visión de lejos, la visión periférica, la percepción de profundidad y la capacidad de ajustar el enfoque.

 

 

Las características del entorno de trabajo descritas aquí son representativas de las que un empleado encuentra mientras realiza las funciones esenciales de este trabajo. El nivel de ruido en el entorno de trabajo suele ser moderado.

 

Se pueden hacer adaptaciones razonables para permitir que las personas con discapacidades realicen las funciones esenciales.

 

Este puesto es un puesto en el sitio ubicado en su escuela, a menos que el Propietario determine lo contrario. Cualquier cambio debe ser revisado por el Director de la escuela y todas las aprobaciones finales deben provenir del Propietario.

 

 

Nota: Nada en esta especificación de trabajo restringe el derecho de la gerencia a asignar o reasignar deberes y responsabilidades a este trabajo en cualquier momento. Las características críticas de este trabajo se describen en varios epígrafes anteriores. Pueden estar sujetos a cambios en cualquier momento debido a adaptaciones razonables u otras razones. Las declaraciones anteriores están estrictamente destinadas a describir la naturaleza general y el nivel del trabajo que se está realizando. No pretenden interpretarse como una lista completa de todas las responsabilidades, deberes y habilidades requeridas de los empleados en este puesto.

El papel de recepcionista se centra principalmente en proporcionar tareas administrativas al director de la escuela. Por lo tanto, la recepcionista proporciona un alto grado de interacción con los gerentes, la facultad, el personal, los padres y los estudiantes. El puesto requiere a alguien que sea capaz de adaptarse a los cambios en el entorno de trabajo y que sea capaz de gestionar las demandas de la competencia.

 

A continuación se muestra una lista inclusiva pero no exhaustiva de varios conocimientos, habilidades y otras características que son necesarias para un desempeño efectivo en el puesto de recepcionista.

 

·            Conocimientos generales sobre el formato apropiado para memorandos, cartas y otros tipos de correspondencia

 

-Habilidades:

·            Habilidades informáticas: para realizar este trabajo con éxito, una persona debe tener conocimientos de los programas de Microsoft Word, Excel y PowerPoint

·            Comunicación escrita: escribe de manera clara e informativa; las ediciones funcionan para la ortografía y la gramática; presenta los datos numéricos de manera efectiva; Capaz de leer e interpretar información escrita

·            Comunicación oral: habla de manera clara y persuasiva en situaciones positivas o negativas; escucha y recibe aclaraciones; responde bien a las preguntas; demuestra habilidades de presentación en grupo; Participa en reuniones

·            Gestión del tiempo: organice los datos de los clientes potenciales, desarrolle y siga un enfoque y organice el tiempo; Notificar a la persona apropiada con un plan alternativo cuando sea necesario

·            Resolución de problemas: identifica y resuelve problemas de manera oportuna; recopila y analiza información con habilidad; desarrolla soluciones alternativas, y utiliza la razón incluso cuando se trata de temas emocionales

·            Confidencialidad – Mantiene la confidencialidad en todo momento

·            Establecimiento de objetivos: establecer metas razonables, pero altas, y crear un plan para alcanzarlas.

Diploma de escuela secundaria o equivalente; o más de dos años de experiencia y/o formación relacionada; o una combinación equivalente de educación y experiencia.

 

Este puesto es un puesto en el sitio ubicado en su escuela, a menos que el Propietario determine lo contrario. Cualquier cambio debe ser revisado por el Director de la escuela y todas las aprobaciones finales deben provenir del Propietario.