Resumen

Realizar todas las tareas administrativas de oficina relacionadas con las llamadas de los clientes, la gestión y el seguimiento de los trabajos, la programación de los trabajos y las actividades de satisfacción del cliente. Realizar tareas generales de oficina, como redactar correspondencia, archivar y crear informes.

Beneficios

Salud suplementaria
PTO
Vacaciones pagadas
Coincidencia de 401K
OT disponible

Funciones y responsabilidades principales

1. Teléfonos/Programación

Conteste los teléfonos, brinde un servicio al cliente de primer nivel y mantenga el orden de trabajo diario.
Coordinación de horarios.
Administrar tablero de trabajo en curso (WIP)

2. Gestión de archivos de trabajo

Documentación completa de FNOL
Preparar la documentación del trabajo para la tripulación/estimador.
Preparar órdenes de trabajo
Crear y completar presupuestos.
Gestión de la documentación de archivos de trabajo
Comunicación de archivos de trabajo con la gerencia y los técnicos
Confirmar la actividad del subcontratista
Realizar finalizaciones de trabajos (es decir, cargas y envíos finales)

3. Administración de la oficina

Mantener y organizar el sistema de archivos
Mantener el calendario/horario de la empresa
Ayudar a comunicarse con los clientes y los ajustadores de seguros
Boletines de revisión y ruta
Mantener el despacho de la empresa
Mantener la entrega adecuada a mano de suministros generales y de oficina
Ayudar con el correo, el correo electrónico y los faxes salientes y entrantes
Mantener el estatus verde del Acuerdo del Programa de Cuentas Nacionales (NAPA)
Mantener el estado del programa de terceros compatible
Mantener la documentación de cumplimiento específica de la franquicia
Ayudar a facturar a los clientes por el servicio
Ayudar con las cuentas por cobrar
Ayudar con las reuniones de realidad aumentada, cuando sea necesario
Ayudar según sea necesario con las preguntas de los nuevos empleados
Realizar copias de seguridad de la computadora y pruebas de copias de seguridad
Completar la orden de trabajo diaria personal
Otras cosas según lo solicitado

Experiencia y habilidades necesarias

La experiencia en la oficina es un plus
Historial de servicio al cliente de primer nivel
Comunicación oral y escrita efectiva
Habilidades matemáticas
Pensamiento crítico y habilidades de resolución de problemas
Jugador de equipo

Educación/Capacitación Formal

Familiarizado con Microsoft Office

Requisitos físicos y del entorno de trabajo

Este es un rol en gran medida sedentario en un entorno de oficina. Sin embargo, se requiere cierta presentación. Esto requeriría la capacidad de levantar archivos, abrir archivadores y agacharse o pararse en un taburete según sea necesario.

Horas de trabajo normales, horas de trabajo adicionales y requisitos de viaje

Este es un puesto de tiempo completo, que trabaja de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., de lunes a viernes, 40 horas por semana. También llamadas telefónicas adicionales de emergencia AOA fuera del horario de atención. Este puesto puede requerir más horas, y puede ser necesaria cierta flexibilidad en los horarios dependiendo de las necesidades del negocio.

Todos los empleados de una Franquicia SERVPRO® son contratados, empleados y bajo la supervisión y control exclusivos de una Franquicia SERVPRO® de propiedad y operación independiente. Los empleados de la Franquicia SERVPRO® no son empleados por, empleados conjuntamente por, agentes de, o bajo la supervisión o control de Servpro Industries, Inc., el Franquiciador, de ninguna manera.

Compensación: $17.00 - $19.00 por hora

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