ASISTENTE ADMINISTRATIVO (BILINGÜE-INGLÉS/HAITIANO-CRIOLLO)

• Clientes/Visitantes: Saluda a los visitantes y obtiene el nombre y otra información pertinente, notificando a las personas apropiadas de la llegada del visitante, mantiene informados a los participantes en el área de espera de su estado con respecto a las citas pendientes, por ejemplo, tiempo de espera, retrasos, etc.
• Referencias: Documente las referencias en el archivo compartido de HCC (Coalición de la Comunidad Haitiana Americana); Seguimiento de referencias
• Programación: Evaluar previamente a los pacientes mediante la realización de entrevistas concisas, corteses e informadas, obtener el historial del paciente y la información del seguro para determinar la idoneidad para la programación, programar visitas con el proveedor de atención médica adecuado utilizando el sistema EHR para crear citas. Verifique y actualice la información demográfica y del seguro del paciente, confirme las citas por teléfono, mantenga y documente las ausencias en el sistema EHR, evalúe continuamente los horarios de los proveedores para garantizar un flujo eficiente de pacientes
• Archivo/Registros: Realiza cualquier trabajo de preparación requerido para los documentos antes de escanear, escanea documentos verificando la calidad durante todo el proceso, tritura documentos en papel una vez que se completa el control de calidad del escaneo e ingresa correctamente la información en el sistema informático o según las instrucciones, puede clasificar, archivar y / o extraer documentos, por ejemplo, informes de laboratorio, autorizaciones previas, etc., copiar, enviar por fax y transferir registros médicos, Obtener la(s) firma(s) requerida(s) en las liberaciones y coordinar según sea necesario.
• Registro de entrada y salida del paciente: Cobrar el pago de los servicios, cuando sea necesario, programar citas para las visitas de seguimiento, asegurarse de que toda la documentación esté completa y que los pacientes tengan toda la información necesaria para cualquier visita de seguimiento, enviar por fax las recetas nuevas y volver a surtirlas a la farmacia, con la debida autorización del proveedor

• Teléfonos: Contesta sistema telefónico multilínea. Clasificar las llamadas para determinar la naturaleza y la urgencia de las necesidades de la persona que llama. Determine la mejor manera de manejar, por ejemplo, tomar las medidas necesarias, referir llamadas y recibir mensajes. Recuperar mensajes del contestador automático; Tomar las medidas adecuadas. Toma y entrega mensajes con precisión. Mantiene un registro de todas las llamadas que requieren una acción adicional.
• Manejo de efectivo/Contabilidad: Recibir y asegurar pagos; preparar recibos; mantener un registro de efectivo para la recuperación del Departamento Fiscal. Preparación, distribución y conciliación de incentivos para clientes/empleados (tarjetas Metro, tarjetas de regalo, etc.)
• Correo: Procesar los documentos/correo entrantes; mantener las máquinas comerciales reemplazando el papel, el tóner, etc.; usar la computadora para preparar formularios, etiquetas y otros documentos; Mantener los suministros de oficina. Acepta y firma los paquetes y notifica al destinatario la llegada del paquete.
• Inventario/Suministros: Monitorear y mantener registros precisos de todos los suministros de oficina, incluidas las cantidades y las tendencias de uso, reordenar los artículos según sea necesario para garantizar que los suministros esenciales estén siempre disponibles, organizar y etiquetar los suministros para garantizar que sean fácilmente accesibles para los empleados, comunicarse con los proveedores para negociar precios, garantizar entregas oportunas y manejar discrepancias o problemas, seguimiento de los gastos en suministros de oficina para mantenerse dentro del presupuesto asignado, Identificar y anticipar las necesidades de la oficina para prevenir la escasez, implementar estrategias para reducir el desperdicio y fomentar el uso eficiente de los suministros, realizar verificaciones periódicas de inventario para conciliar las existencias físicas con los registros de inventario, hacer cumplir las políticas organizacionales con respecto al uso de suministros de oficina para evitar el uso indebido, preparar y presentar informes sobre el estado del inventario, los patrones de uso y los gastos a la gerencia.

• Apoyo administrativo: Asistencia para mantener y organizar los registros de los empleados, tanto físicos como electrónicos, apoyo con la gestión de documentos relacionados con los recursos humanos, incluidos los contratos de trabajo, la documentación de incorporación y las políticas, asistencia en la preparación de la nómina proporcionando datos relevantes de los empleados (por ejemplo, permisos, asistencia, hojas de horas).
• Reclutamiento e incorporación: asistencia con la publicación de anuncios de empleo y la gestión de solicitudes a través de ATS o bolsas de trabajo, programación de entrevistas y comunicación con los candidatos, asistencia en el proceso de incorporación, incluida la preparación de kits de bienvenida y organización de sesiones de orientación.
• Relaciones con los empleados: Ayudar a abordar las consultas generales de los empleados sobre beneficios, políticas y procedimientos, apoyando iniciativas de compromiso de los empleados como eventos, programas de reconocimiento y capacitación.
• Cumplimiento e informes: asistencia para garantizar el cumplimiento de las leyes laborales y las políticas de la empresa, preparando y presentando informes de recursos humanos, como la rotación de personal, el ausentismo y la documentación de cumplimiento, ayudando con las auditorías proporcionando la documentación necesaria.
• Capacitación y desarrollo: Coordinar las sesiones de capacitación de los empleados y garantizar un seguimiento adecuado de la participación. Asistencia con el mantenimiento de registros de certificaciones, cursos y horarios de capacitación.
• Otras funciones: Apoyar proyectos e iniciativas de RRHH, como la gestión del rendimiento o los esfuerzos de diversidad. Ayudar con la administración de beneficios, incluida la inscripción y las consultas de los empleados.

• De 1 a 2 años de experiencia en oficina, administración o oficina. La experiencia en organizaciones sin fines de lucro/comunitarias es una ventaja.
• Dominio de software ofimático (Microsoft Office Suite: Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams).
• Familiaridad con el equipo de oficina (impresoras, fotocopiadoras, escáneres y máquinas de fax).
• El conocimiento de los sistemas EHR (por ejemplo, EClinicalWorks) es una ventaja.
• Habla inglés y criollo haitiano con fluidez; El español es un plus (trilingüe)
• Debe estar disponible en persona, durante el horario de oficina

• Organización: Capacidad para administrar horarios, citas y múltiples tareas simultáneamente.
• Comunicación: Fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal.
• Gestión del tiempo: Capacidad para priorizar y cumplir con los plazos.
• Resolución de problemas: Capacidad para abordar y resolver problemas de oficina de manera eficiente
• Atención al detalle: Garantiza la precisión en la documentación y las tareas.

• Comportamiento y actitud profesional
• Habilidades interpersonales para trabajar bien con los miembros del equipo y los clientes
• Adaptabilidad y disposición para aprender nuevos sistemas o procesos.