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Asistente Administrativo Kings Park

Asistente Administrativo

Tiempo completo • Kings Park
Replies within 24 hours
Beneficios:
  • Igualación de 401(k)
  • Fiestas de empresa
  • Salario competitivo
  • Seguro dental
  • Seguro de enfermedad
  • Tiempo libre remunerado
  • Formación y desarrollo
  • Seguro de visión
  • Recursos de bienestar
Título del trabajo: Asistente Administrativo
Estado: No exento

Departamento/Grupo: Administración
Viaje requerido: No

Reporte de Posición a: Gerente de Oficina o Gerente de Operaciones
Tipo de posición: Jornada completa

Asalariado/por hora: Cada hora

Resumen de la posición

El asistente administrativo desempeña un papel fundamental en el apoyo a las operaciones diarias, garantizar un flujo de trabajo fluido y brindar un servicio al cliente excepcional en una empresa de mitigación de agua. El puesto implica coordinar tareas administrativas, mantener registros precisos, ayudar con la programación de trabajos y facilitar la comunicación entre los equipos de campo y los clientes.

Deberes y responsabilidades principales

  • Comunicación con el cliente: Conteste los teléfonos, maneje las llamadas entrantes y responda a las consultas de los clientes con profesionalismo y empatía.
  • Documentación del trabajo: Transcriba y mantenga con precisión la información relacionada con el cliente y el trabajo.
  • Planificación: Coordinar y programar citas para evaluaciones de mitigación de agua, visitas de técnicos y seguimientos.
  • Facturación y facturación: Cree facturas, procese pagos y mantenga registros de pago actualizados.
  • Coordinación de Seguros: Ayudar con la presentación y el seguimiento de las reclamaciones de seguros y la documentación requerida.
  • Gestión de archivos: Mantenga registros digitales y físicos organizados de los archivos de los clientes, la documentación del trabajo y la correspondencia.
  • Apoyo al equipo: Comunícate de manera efectiva con técnicos, estimadores y gerentes de proyectos para transmitir detalles y actualizaciones de trabajos.
  • Tareas de oficina: Realizar tareas generales de oficina, incluyendo archivar, pedir suministros, y completar la documentación interna.
Deberes y responsabilidades adicionales

  • Llamadas de seguimiento: Realizar llamadas de seguimiento con los clientes para garantizar la satisfacción y resolver los problemas pendientes.
  • Cumplimiento de soporte: Ayudar a mantener la documentación de cumplimiento de las normas de seguridad y operación.
  • Soporte de eventos: Coordine eventos, reuniones y capacitaciones de oficina según sea necesario.
Competencias de Desempeño

  • Servicio al cliente: Demuestra empatía y profesionalismo al interactuar con los clientes, a menudo en situaciones de alto estrés.
  • Comunicación: Se comunica eficazmente tanto verbalmente como por escrito. Capaz de redactar correos electrónicos, cartas e informes claros y concisos.
  • Organización: Prioriza tareas, gestiona múltiples proyectos y garantiza el cumplimiento de los plazos.
  • Resolución de problemas: Aborda los desafíos con pensamiento crítico y una mentalidad proactiva.
  • Competencia tecnológica: Experto en el uso de herramientas de software como MS Office, sistemas CRM y plataformas de gestión de trabajos como Xactimate o similares.
Calificaciones

  • Educación y experiencia:
    Se requiere diploma de escuela secundaria o GED. Se prefiere experiencia en un puesto administrativo en la industria de la restauración, mitigación de agua o construcción.

  • Habilidades y destrezas:

    • Fuertes habilidades organizativas con atención al detalle.
    • Comprensión básica de la contabilidad y familiaridad con QuickBooks.
    • Dominio de Microsoft Word, Excel y sistemas de correo electrónico.
    • Capacidad para realizar múltiples tareas y adaptarse a las prioridades cambiantes.
  • Experiencia preferida:
    La familiaridad con los procesos de mitigación de agua y la documentación del seguro es una ventaja.

Exigencias físicas

  • Ocasionalmente se requiere estar de pie, caminar y levantar hasta 25 libras.
Condiciones de trabajo

  • El trabajo se realiza principalmente en un entorno de oficina, con exposición ocasional a entornos de almacén o lugar de trabajo.
  • El nivel de ruido suele ser silencioso, pero las interacciones ocasionales con los equipos de campo pueden implicar la exposición a ruido o equipo moderado.
Compensación: $22.00 - $24.00 por hora




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