Relevant du directeur des opérations, le coordonnateur administratif est responsable de superviser et de soutenir les processus administratifs afin d’assurer le bon déroulement des opérations au sein de l’organisation.

DEVOIRS ET RESPONSABILITÉS

Voici une liste des tâches et responsabilités essentielles de ce poste. Les tâches et le temps consacré à l’exécution de chaque tâche peuvent varier en fonction des besoins de l’entreprise. ServiceMaster Restore of Northern NB se réserve le droit de modifier les tâches et les responsabilités à sa discrétion.

FONCTIONS

Gérer les tâches administratives générales, y compris répondre au téléphone, répondre aux courriels et maintenir des systèmes de classement organisés.
Superviser la création de tâches, les notes de tâches et la documentation des tâches dans les systèmes de l’entreprise.
Préparer des rapports quotidiens sur les activités de l’équipage et fournir des mises à jour au gestionnaire des opérations.
Participer au processus de paie.
Coordination du processus de recrutement et d’embauche, processus d’intégration.
Coordonner et distribuer la communication pour les travaux liés aux clients (p. ex., clients, experts en sinistres, représentants d’assurance).
Assurer le bon déroulement du soutien administratif pour les opérations sur le terrain et au bureau.
Tenir à jour les dossiers de formation sur le SIMDUT et s’assurer que les certifications pertinentes du personnel sont à jour.
Collaborer avec le directeur des opérations pour planifier et coordonner les calendriers de formation.
Initier et mettre à jour les dossiers des clients, y compris la création de dossiers pour toutes les réclamations de devis, la tenue des dossiers des clients et s’assurer que tous les documents sont numérisés et comptabilisés.
Documentez les détails de tous les autres événements majeurs dans le cadre du projet, y compris les urgences, les portées, les estimations, les lettres aux clients et aux experts en sinistres.
Familiarisez-vous avec tous les logiciels de l’entreprise (Restore, Xact, Symbility, Encircle, Matterport, Drytrack, etc.).

QUALIFICATIONS

Pour s’acquitter de ce travail avec succès, une personne doit être en mesure d’accomplir de manière satisfaisante chacune des tâches essentielles énumérées ci-dessus. Les exigences énumérées ci-dessous sont représentatives des connaissances, des compétences et des capacités requises. Les employés qui ne possèdent pas les exigences d’un emploi au moment de l’embauche doivent acquérir les compétences, les connaissances et les aptitudes requises dans un délai déterminé, comme convenu par écrit avec le directeur général. Des aménagements raisonnables peuvent être faits pour permettre aux personnes handicapées d’accomplir les fonctions essentielles.

Exigences en matière de caractéristiques et d’aptitudes

Capacité à coordonner efficacement avec le chef de projet et les parties prenantes impliquées dans les projets.
Compétences efficaces en communication, tant à l’écrit qu’à l’oral.
Capacité à engager les clients et à fournir un excellent service.
Compétences approfondies en matière de prise de décision.
Très organisé, grand souci du détail et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois.
Solide éthique de travail démontrée.
Capacité avérée d’établir et de maintenir de solides relations de travail.
Flexible, adaptable et capable de travailler efficacement dans une variété de contextes.
Agir avec honnêteté et intégrité, avec un désir sincère d’apporter une contribution précieuse à l’équipe.
Travaille bien de manière autonome et en équipe.
Le bilinguisme (anglais et français) est exigé.

Exigences en matière d’éducation

Minimum : Diplôme d’études secondaires ou l’équivalent.

De préférence : Études postsecondaires en administration, en affaires ou dans des domaines connexes.

Exigences en matière d’expérience de travail

Minimum de 2 à 4 ans d’expérience dans un rôle de soutien administratif ou dans un rôle connexe. Une expérience en construction et/ou en restauration est préférable.

Exigences techniques

Equipement : calculatrice, ordinateur, photocopieur, téléphone, fax

Logiciels : Word, Excel, Outlook, Direction

Autre : Formation du SIMDUT

Compétences

Responsabilisation - établit des normes de rendement pour soi-même ; assumer la responsabilité de mener à bien les tâches ; encourage les autres à prendre leurs responsabilités.
Adaptabilité – traite les nouvelles situations ou les changements comme une opportunité de croissance ; met l’accent sur les avantages du changement ; parle positivement du changement ; modifie efficacement son comportement et tente une nouvelle approche sans résistance.
Instaure la confiance et le respect – traite les gens avec dignité, respect et équité ; écouter les autres et prendre en considération les opinions et les idées ; partage ses pensées, ses sentiments et les justifications des décisions prises, fonctionne avec intégrité.
Orientation client – répond efficacement aux besoins de nos clients ; Tant à l’interne qu’à l’externe, établit des relations proactives, prend la responsabilité de la satisfaction de la clientèle.
Gérer le travail – gérer son temps et ses ressources pour s’assurer que le travail est effectué de manière efficace et efficiente ; consacrer efficacement son temps à l’exécution des tâches, tout en tirant parti des ressources disponibles ; Reste concentré et évite les distractions dans l’achèvement du travail.
Résolution de problèmes – élabore des solutions aux problèmes de travail en examinant les causes profondes des problèmes, en identifiant les causes et les effets et en identifiant les solutions potentielles.
Normes de qualité – établit des normes d’excellence dans le travail et les procédures afin d’atteindre une qualité, une productivité et une efficacité élevées ; vérifie les processus et les tâches pour assurer une production de haute qualité ; prendre des mesures correctives pour corriger les problèmes ou informer les autres des problèmes de qualité.
Sensibilisation à la sécurité - cerne les questions et les problèmes de sécurité et informe la personne concernée lorsque des problèmes surviennent ; signale des conditions de travail dangereuses ; Formuler des recommandations pour corriger les problèmes de sécurité et de sûreté.
Travail d’équipe – contribue à la création d’un environnement d’équipe positif ; soutenir les réussites, reconnaître les réalisations ; fournit des commentaires ; fait preuve d’ouverture aux perspectives des autres ; équilibre les responsabilités.

Le temps sera principalement passé dans un environnement de bureau pendant les heures normales de bureau. Il peut être nécessaire de travailler à l’extérieur du bureau ou de voyager à l’occasion.

Compensation: 20,00 $ l’heure

En vous joignant à ServiceMaster Restore, vous ferez partie d’une entreprise chef de file de l’industrie qui est présente au Canada depuis plus de 65 ans et qui possède des emplacements d’un océan à l’autre. Notre réseau d’employés talentueux partage la vision de rétablir la tranquillité d’esprit et notre culture est celle de la diversité, où les personnes qui réussissent travaillent ensemble pour atteindre des objectifs communs.

Cette franchise est détenue et exploitée de manière indépendante par un franchisé. Votre candidature sera envoyée directement au franchisé, et toutes les décisions d’embauche seront prises par la direction de ce franchisé. Toutes les demandes de renseignements concernant l’emploi chez ce franchisé doivent être adressées directement à l’établissement franchisé, et non à The ServiceMaster Company, LLC.

(si vous avez déjà un CV sur Indeed)