Especialista en Facturación y Soporte Ejecutivo
Tiempo completo • Chicago, IL
Beneficios:
- 401(k)
- Bonificación basada en el rendimiento
- Partidos de la empresa
- Salario competitivo
- Seguro dental
- Comida y aperitivos gratis
- Uniformes gratuitos
- Seguro de enfermedad
- Oportunidad de ascenso
- Tiempo libre remunerado
- Formación y desarrollo
- Seguro de visión
Como Especialista en Facturación y Soporte Ejecutivo, desempeñarás un papel clave en la gestión de la facturación y los pagos tanto para clientes como para socios transportistas, asegurando que todas las actividades de facturación sean precisas y se completen de manera oportuna. Además de sus responsabilidades principales de facturación, proporcionará apoyo administrativo esencial a la alta dirección, incluyendo la gestión de horarios, la coordinación de reuniones, la gestión de la correspondencia y la asistencia en las operaciones diarias. El candidato ideal tendrá sólidas habilidades contables y organizativas, atención al detalle y capacidad para realizar varias tareas a la vez de forma eficaz. Actuarás como enlace entre los equipos de ventas, socios de transportistas y clientes de Freight Wizard para resolver problemas, agilizar la comunicación y apoyar la gestión en diversas tareas operativas.
Responsabilidades clave:
Facturación y Tareas Contables:
- Estar en la oficina y listo entre 07:00 y 16:00
- Revisa todas las facturas y documentos de facturación para comprobar su exactitud, asegurando que se aplican los términos y cargos correctos
- Procesar la documentación de cuentas a pagar y cuentas a cobrar entrantes, verificando la exactitud de todas las transacciones
- Asegurarse de que los pagos oportunos y precisos se procesen a los socios transportistas y otros proveedores
- Trabajar con los equipos de ventas, socios de operadoras y clientes para resolver cualquier discrepancia o problema de facturación
- Gestiona el libro de cuentas a pagar/cobrar para asegurarte de que los pagos están al día y que cualquier saldo pendiente se resuelva con rapidez
- Preparar y presentar informes de gastos regulares a la dirección
- Ayuda con los procesos contables de fin de mes y fin de año, incluyendo conciliaciones y auditorías
- Analizar los datos de facturación para identificar tendencias, discrepancias o áreas de mejora
- Proporcionar apoyo contable adicional a la dirección en proyectos financieros puntuales
Funciones de apoyo ejecutivo:
- Gestión del calendario: Organizar y gestionar los horarios ejecutivos, incluyendo la coordinación de reuniones, citas y organización de viajes
- Coordinación de reuniones: Preparar las agendas, tomar actas y hacer seguimiento de los puntos de acción de las reuniones ejecutivas
- Enlace de Comunicación: Actuar como principal punto de contacto tanto para partes internas como externas en nombre de la alta dirección
- Preparación de documentos: Redactar y preparar diversos documentos empresariales, incluyendo informes, presentaciones y correspondencia
- Gestión de tareas: Supervisa y asegura la finalización de las tareas diarias, proyectos y plazos de los ejecutivos
- Administración de oficina: Mantener un ambiente de oficina bien organizado, encargar suministros de oficina y asegurarse de que la oficina funcione sin problemas
- Coordinación de viajes: Planificar y reservar los arreglos de viaje de negocios, incluyendo vuelos, hoteles y transporte
- Confidencialidad: Maneja información sensible e íntima con discreción e integridad
Calificaciones:
- Conocimientos avanzados de Excel y software de contabilidad (por ejemplo, QuickBooks, Sage o similares)
- Dominio de Microsoft Word, Outlook y PowerPoint
- Sólido conocimiento de los principios contables y procesos de facturación
- Excelentes habilidades para resolver problemas, investigación y análisis
- Sólidas habilidades de comunicación escrita y verbal, con la capacidad de comunicarse eficazmente entre equipos
- Capacidad para gestionar múltiples plazos y prioridades en un entorno acelerado
- Atención excepcional al detalle y precisión
- Actitud profesional con capacidad para interactuar eficazmente con todos los niveles de personal y clientes
- La experiencia previa como asistente ejecutivo o en un puesto de apoyo administrativo es un punto a favor
Ubicación:
Chicago, IL
Compensación: $40,000.00 por año
Freight Wizards es un corretaje de carga 3PL que tiene como objetivo conectar a nuestros clientes con transportistas calificados para atender sus necesidades de transporte de carga en toda América del Norte. LO HACEMOS REALIDAD debido a nuestra capacitación, expectativas éticas, accesibilidad las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año y trabajo arduo como medio para brindar los mejores servicios de transporte de su clase a nuestros clientes.
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