Asistente Administrativo

Capitol Companies es una empresa de servicios completos de administración de propiedades y bienes raíces que brinda desarrollo, construcción, servicios inmobiliarios y administración de propiedades en el área metropolitana de Washington DC. Actualmente estamos buscando un Asistente Administrativo para apoyar hasta dos (2) Gerentes de Cartera de la Comunidad.

Funciones esenciales del trabajo:

· Redactar correos electrónicos diarios a los residentes, proveedores y, posiblemente, a los miembros de la Junta

· Procese y codifique facturas para el pago oportuno en nuestro sistema operativo TOPS One.

· Ayudar en la revisión de las solicitudes de modificación para garantizar que estén completas antes de presentarlas a la junta directiva. Luego, haga un seguimiento con la decisión de la junta antes de presentar adecuadamente la solicitud aprobada completa.

· Ayudar en el envío del presupuesto anual, el correo de la reunión anual y otros correos urgentes para las asociaciones comunitarias.

· Es necesario viajar por trabajo. Capaz de completar las inspecciones in situ de la comunidad y la gestión de proyectos según lo solicitado

· Ayudar a monitorear y completar los paquetes de divulgación de reventa para la entrega oportuna y actualizar los documentos según sea necesario.

· Ayude a los gerentes a realizar un seguimiento de las listas de tareas de cada asociación comunitaria.

· Ayudar con la gestión de documentos y bases de datos.

· Complete todas las solicitudes reglamentarias estatales necesarias y requeridas y envíelas con los pagos según sea necesario anualmente para todas las asociaciones de gerentes. Ejemplos, pero no limitados a, SCC, DPOR e impuestos federales y estatales completados. Archivar según sea necesario.

· Cree y edite publicaciones con actualizaciones e información de la comunidad en los sitios web de la Asociación Comunitaria.

· Realizar otras tareas administrativas habituales según sea necesario.

· Ayudar al gerente con proyectos ad-hoc según sea necesario para incluir, entre otros, RFP y completar listas de tareas.

· Capaz de mantener y actualizar múltiples hojas de cálculo y mantener excelentes registros.

· Mantenga los calendarios de los gerentes a través de Outlook, para incluir las fechas de las reuniones y la información de las reuniones de inicio de sesión electrónico, como Zoom.

· Reporta directamente al Gerente de la Oficina.

· Debe ser flexible con los cambios de programación.

Habilidades y requisitos:

· 1-3 años de experiencia en la oficina

· ¡El conocimiento de la Asociación Comunitaria (HOA/CONDO) es un plus!

· M100 es un plus. Si aún no se ha adquirido, entonces un acuerdo para tomar la clase básica de administración M100 dentro del primer año de empleo.

· Debe tener un alto nivel de habilidades interpersonales para manejar situaciones sensibles y confidenciales.

· Debe tener excelentes habilidades de comunicación escrita y oral.

· Debe demostrar continuamente aplomo, tacto y diplomacia.

· Debe ser un jugador de equipo y estar dispuesto a trabajar en tareas que no estén dentro de la descripción del trabajo cuando sea necesario.

· Atención continua a los detalles en el establecimiento de prioridades.

· Debe ser capaz de trabajar en un entorno de ritmo rápido con capacidad demostrada para hacer malabarismos con múltiples tareas y demandas que compiten entre sí.

· Debe ser capaz de trabajar de forma independiente.

· Excelente dominio del idioma inglés en las habilidades de comunicación y escritura.

· Bilingüe en español e inglés es una ventaja, pero no es obligatorio.

· Capaz de brindar un excelente servicio al cliente a los clientes más difíciles o exigentes.

· Dominio de aplicaciones de software como: Microsoft Word, Excel, Adobe y Outlook.

Además de un salario competitivo y un bono por desempeño, ofrecemos un excelente paquete de beneficios, que incluye gastos médicos, dentales, gastos flexibles, discapacidad a largo plazo, seguro de vida y 401(k).