Asistente Administrativo
Tiempo completo • Inver Grove Heights
Beneficios:
- Oportunidad de avance
Resumen del trabajo:
Estamos buscando un asistente administrativo organizado y orientado a los detalles para unirse a nuestro equipo de paisajismo. El candidato ideal se encargará de las tareas administrativas, coordinará las operaciones de la oficina y apoyará al personal de campo para garantizar que las operaciones diarias se desarrollen sin problemas. Este puesto requiere excelentes habilidades de comunicación, habilidades multitarea y una sólida comprensión de la gestión de oficinas en un entorno de paisajismo. Además, el candidato ayudará a gestionar e ingresar las garantías de los productos y servicios.
Responsabilidades clave:
- Responda y administre llamadas telefónicas, correos electrónicos y consultas de clientes, proveedores y empleados.
- Programe citas, consultas con clientes y seguimientos.
- Mantener y actualizar los registros de los clientes, los contratos y los horarios de trabajo.
- Procese facturas, pagos y soporte de nómina según sea necesario.
- Ordene y realice un seguimiento de los suministros, materiales y equipos para proyectos de paisajismo.
- Ayudar con los esfuerzos de marketing, incluidas las actualizaciones de las redes sociales y el alcance de los clientes.
- Preparar propuestas, cotizaciones y contratos para clientes potenciales.
- Coordine con los equipos de campo para garantizar que los horarios de trabajo se mantengan de manera eficiente.
- Mantenga la organización de la oficina y asegúrese de que todos los procesos administrativos funcionen sin problemas.
- Ayudar en el seguimiento de gastos, presupuestos e informes financieros.
- Ingresar y mantener garantías para productos y servicios de paisajismo, asegurando el mantenimiento de registros precisos y presentaciones oportunas.
- Comunícate con los proveedores y fabricantes con respecto a las reclamaciones y los procesos de garantía.
- Proporcionar a los clientes información sobre la garantía y soporte según sea necesario.
Calificaciones y habilidades:
- Experiencia previa en funciones administrativas, preferiblemente en paisajismo, construcción o una industria similar.
- Fuertes habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
- Dominio de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) y software de programación.
- Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
- Capacidad para realizar múltiples tareas y priorizar el trabajo en un entorno de ritmo rápido.
- Se valorará el conocimiento de la contabilidad básica o QuickBooks.
- Mentalidad orientada al servicio al cliente.
- Se valorará experiencia en el manejo de garantías o documentación contractual.
Educación y experiencia:
- Diploma de escuela secundaria o equivalente (preferiblemente título de asociado o licenciatura).
- De 1 a 3 años de experiencia administrativa, preferiblemente en paisajismo o construcción.
Ambiente laboral:
- Basado en la oficina con interacción ocasional con el personal de campo y los proveedores.
- Puede requerir actividad física ligera, como organizar materiales o documentos.
Compensación: $25.00 por hora
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