Asistente de Oficina Empleado de Correo y Registros

Resumen de la posición:

Javaheri & Yahoudai, una Corporación de Derecho Profesional (J&Y Law), un bufete de abogados de lesiones personales de primer nivel, está buscando un Asistente de Oficina confiable y orientado a los detalles: Empleado de Correo y Registros para administrar el correo entrante y saliente, ayudar con la documentación relacionada con el caso y brindar apoyo general de oficina. Esta función es esencial para mantener un flujo de documentos oportuno y ayudar a garantizar que nuestro equipo legal tenga registros precisos y organizados.
Responsabilidades clave:

Sala de correo y manejo de documentos

· Clasifique, escanee, etiquete y distribuya todo el correo físico y electrónico entrante

· Prepare y envíe la correspondencia saliente a través de USPS, FedEx y servicios de mensajería

· Rastree y registre el correo recibido y garantice el enrutamiento rápido al personal o departamento correcto

· Escanee y cargue documentos legales y médicos en el sistema de gestión de casos (Litify)

· Mantener sistemas de archivo digitales y físicos organizados para el correo y los registros relacionados con casos

Apoyo administrativo y de oficina

· Entregue documentos entre departamentos, abogados o ubicaciones externas según sea necesario

· Ayudar en la recopilación y preparación de expedientes de casos para revisión interna o procedimientos legales

· Realizar fotocopias, etiquetas y archivos de documentos con estricta atención al detalle

· Apoyar al equipo de registros con la recuperación y la gestión de archivos

· Mantener la limpieza y organización de la sala de correo y las áreas de suministros

Logística de oficina

· Supervise los suministros de correo y alerte al supervisor cuando se necesiten nuevos pedidos (por ejemplo, sobres, etiquetas)

· Asegúrese de que el equipo de correo (máquinas de correo, escáneres) funcione e informe las necesidades de mantenimiento.

· Ayudar con los mandados y tareas básicas de la oficina según lo solicite el liderazgo administrativo

Calificaciones:

· Preferiblemente experiencia previa como empleado de correo o en un puesto de apoyo de oficina administrativa

· Familiaridad con el escaneo, el etiquetado y las convenciones de nomenclatura de archivos en un consultorio legal o médico

· Conocimientos básicos de Microsoft Outlook, Word y software de escaneo

· Sólidas habilidades organizativas y de gestión del tiempo

· Capacidad para levantar cajas o contenedores de correo (hasta 25 libras) y permanecer de pie durante períodos prolongados

· Debe ser confiable, puntual y centrado en los detalles.

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Competencias básicas:

· Precisión y atención al detalle en tareas repetitivas

· Profesionalidad y discreción en el manejo de documentos legales sensibles

· Fiabilidad y capacidad para seguir adelante con las listas de tareas diarias

· Disposición para apoyar un entorno de equipo colaborativo

Compensación y beneficios:

· Salario por hora competitivo basado en la experiencia

· Beneficios de salud pagados por el empleador

· Tiempo libre remunerado, licencia por enfermedad y días festivos observados

· Cultura de equipo de apoyo con potencial de crecimiento interno