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Asistente Administrativo Fully Remote - US

Asistente Administrativo

Tiempo completo • Fully Remote - US
Resumen de la posición

Hyperscale Energy Services está buscando un asistente administrativo capacitado y orientado a los detalles para apoyar a nuestro equipo en crecimiento. Este puesto desempeña un papel vital en el buen funcionamiento de las operaciones mediante la gestión de los flujos de trabajo administrativos, la coordinación de las comunicaciones internas y externas y la prestación de un apoyo fiable en múltiples funciones. El candidato adecuado será muy organizado, adaptable y se sentirá cómodo tomando la iniciativa.

Será responsable de la coordinación del calendario y las reuniones, la preparación de documentos, el procesamiento de facturas y gastos, el soporte básico de nómina y la colaboración ocasional con proveedores y consultores externos. Esta función también incluye ayudar con la preparación de informes, la recopilación de datos y el soporte ligero para nuestro sitio web y presencia en LinkedIn.

Deberes y responsabilidades clave  
  • Servir como contacto administrativo principal para el personal de Hiperescala, administrando calendarios, programando reuniones y coordinando los arreglos de viaje mientras ejerce discreción y resuelve conflictos de forma independiente.
  • Redactar, editar y preparar correspondencia interna y externa, informes y presentaciones, a menudo con una orientación o supervisión mínimas.
  • Organice, mantenga y actualice los sistemas de archivo digital de acuerdo con las necesidades de la empresa y los estándares de cumplimiento.
  • Coordinar reuniones multifuncionales, incluida la elaboración de la agenda y la toma de notas precisas para apoyar el seguimiento.
  • Procese facturas, gastos de viaje, reembolsos de gastos y apoye otras actividades de cuentas por pagar en coordinación con contadores externos.
  • Ayudar en la compilación de datos para informes, auditorías u otras solicitudes de información interna y externa.
  • Coordinar y procesar la nómina quincenal en colaboración con el proveedor externo de recursos humanos y nómina de la empresa, garantizando la precisión y la presentación oportuna.
  • Servir de enlace con la empresa matriz, Rappahannock Electric Cooperative (REC) y las filiales de Hyperscale Energy, manteniendo un alto nivel de profesionalismo y capacidad de respuesta.
  • Proporcionar apoyo logístico y estratégico para proyectos, reuniones e iniciativas de cara al público, asegurando la alineación con los objetivos de liderazgo.
  • Actuar como enlace entre Hiperescala y los consultores y proveedores de servicios externos, facilitando la coordinación entre las funciones comerciales subcontratadas.
  • Mantener y promover una imagen positiva de la empresa a través de un servicio cortés y eficiente.
 Otros deberes y responsabilidades  
  • Coordinar el pedido de equipos, suministros de oficina, recepción de correo y entregas para el personal de hiperescala.
  • Mantener el sitio web de Hiperescala y el perfil de LinkedIn, trabajando con REC y servicios de soporte de comunicaciones externas.
  • Apoyar las iniciativas administrativas multifuncionales según sea necesario.
  • Realizar otras tareas que se le asignen.
NOTA: Los deberes enumerados no pretenden ser exhaustivos. Se pueden asignar responsabilidades adicionales a discreción de la alta gerencia.

Habilidades requeridas y competencias básicas  
  • Comunicación: Debe ser capaz de redactar comunicaciones escritas claras, concisas, libres de errores y profesionales con una dirección mínima. Capacidad demostrada de comunicarse con eficacia en entornos individuales y de grupos pequeños, tanto interna como externamente.
  • Excelencia Administrativa: Debe poseer sólidas habilidades secretariales y administrativas, incluyendo la toma de notas precisa, la coordinación de viajes y reuniones, la gestión del calendario, y la organización de registros. Debe ser capaz de organizar, planificar, programar y ejecutar responsabilidades de forma independiente con supervisión limitada.
  • Iniciativa y seguimiento: Debe demostrar la capacidad de iniciar proyectos de manera proactiva, administrar prioridades competitivas y seguir hasta su finalización sin supervisión continua. Capaz de coordinar actividades administrativas complejas en nombre de múltiples líderes ejecutivos sin autoridad directa.
  • Confidencialidad y profesionalismo: Debe mantener una estricta confidencialidad y mostrar buen juicio al manejar información confidencial. El comportamiento profesional y la discreción son esenciales al trabajar con contactos externos.
  • Conciencia Organizacional: Debe tener una comprensión sólida de las funciones internas de la empresa y cómo contribuyen a las operaciones generales de HES. Debe estar familiarizado con las prácticas básicas de gestión y la misión, los valores y los objetivos estratégicos de la organización.
  • Competencia técnica: Se requieren habilidades informáticas superiores, incluido el dominio de Microsoft Office y la capacidad de aprender nuevos sistemas y herramientas rápidamente. Debe tener la capacidad de participar en reuniones virtuales con la cámara y el audio habilitados.
 Calificaciones y requisitos educativos 
  • Se requiere título de asociado o equivalente.  En lugar de un título, se pueden aceptar cinco (5) años de experiencia postsecundaria directamente relacionada y progresivamente responsable.  Cursos adicionales de nivel universitario relacionados con el trabajo preferido.
  • Se requiere al menos (3) años de experiencia administrativa, preferiblemente en un puesto que implique apoyo financiero o de proyectos.  Se valorará la experiencia en una cooperativa u otro entorno de servicios públicos.
  • Se valorará la experiencia en la preparación y presentación de nóminas, especialmente mediante el uso de ADP Run o un sistema similar.
  • Es preferible la proximidad a Fredericksburg, Virginia o sus alrededores, ya que puede ser útil el apoyo ocasional en persona (por ejemplo, la recogida de correo o la gestión de documentos).
  • Se requiere dominio de las aplicaciones de Microsoft Office, con la capacidad de aprender nuevos sistemas de software rápidamente.
  • Capacidad demostrada de gestionar prioridades múltiples, de mantener la confidencialidad, y de ejercer el juicio sano y la iniciativa en un ambiente dinámico.
  • Es imprescindible estar familiarizado con los procedimientos estándar de la oficina.
Ambiente de trabajo y expectativas
Esta es una posición principalmente remota. Es posible que se requieran tareas ocasionales en persona en el área de Fredericksburg, VA. Los candidatos deben sentirse cómodos trabajando de forma independiente en un entorno de ritmo rápido con equipos de oficina estándar. Es posible que se necesiten viajes ocasionales u horarios extendidos para respaldar las operaciones comerciales. Se proporcionarán adaptaciones razonables según sea necesario.

La descripción anterior no pretende ser una lista exhaustiva de todos los deberes, responsabilidades o requisitos físicos.  Nada en esta descripción de trabajo restringe los derechos de la gerencia para asignar o reasignar deberes y responsabilidades en cualquier momento.  Se puede proporcionar una adaptación razonable para permitir que las personas con discapacidades realicen las funciones esenciales. 

CLASIFICACIÓN FLSA: Este puesto está clasificado como exento según la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) y no es elegible para la compensación por horas extras.
 
IGUALDAD DE OPORTUNIDADES EN EL EMPLEO: Hyperscale Energy Services es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. El empleo es a voluntad y está sujeto a las leyes aplicables.

Beneficios
Igualación de 401(k)
Bonificación basada en el rendimiento
Salario competitivo
Seguro de enfermedad
Seguro dental
Seguro de visión
Tiempo libre remunerado
Asistencia para la matrícula
Recursos de bienestar
Esta es una posición remota
Compensación: $50,000.00 - $62,000.00 por año




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