TÍTULO: Coordinador Administrativo

TIPO: Tiempo Completo

UBICACIÓN: 1200 Jorie Boulevard, Suite 301 Oak Brook, IL

REPORTA A: Gerente Senior de Subvenciones y Administración

 

QUIÉNES SOMOS
ILCHF es una organización dinámica, receptiva y de aprendizaje, comprometida a desempeñar un papel activo en el cambio de sistemas que permitirá que todos los niños crezcan sanos. Como la única fundación privada de Illinois que se enfoca únicamente en las necesidades de salud de los niños en todo el estado, ILCHF está en una posición única para apoyar a las comunidades y organizaciones comprometidas con mejorar la salud de sus niños, con un enfoque específico en la salud bucal y mental de los niños. Las estrategias de prevención e intervención temprana amplificadas a través de la educación, la divulgación y el desarrollo de la fuerza laboral son parte integral del trabajo de la Fundación con las comunidades. Creemos que un niño sano prospera en un estado de bienestar y resiliencia física, mental, intelectual, social y emocional más allá de la ausencia de enfermedades o dolencias, y se da cuenta y mantiene plenamente su máximo potencial a lo largo de su vida. Esto se logra mejor cuando los niños son valorados y viven en entornos y comunidades seguros y enriquecedores y tienen acceso a recursos integrales y de alta calidad.

Nuestra misión es cultivar, apoyar y promover iniciativas que mejoren la salud y el bienestar de los niños en Illinois. Como organización que otorga subvenciones, lo hacemos escuchando profundamente a las comunidades y organizaciones, construyendo relaciones de colaboración, manteniendo la flexibilidad en nuestros enfoques y evaluando y compartiendo información para permitir que los niños prosperen.

Para obtener información adicional sobre nuestra organización y las organizaciones a las que servimos, visítenos en www.Ilchf.org.

RESUMEN DE LA POSICIÓN
El Coordinador Administrativo aportará una pasión sincera por la salud y el bienestar de los niños de Illinois, la misión y visión de ILCHF, y un enfoque proactivo en la equidad en la salud. Estarán impulsados por la filosofía de la Fundación de abordar las necesidades del niño en su totalidad y se comprometerán a desarrollar enfoques para la concesión de subvenciones estratégicas, la colaboración efectiva y la participación de las partes interesadas.

El Coordinador Administrativo asistirá al equipo de la Fundación con las operaciones diarias de la organización, proporcionando apoyo administrativo para sus diversas iniciativas y miembros del equipo. Además de trabajar en estrecha colaboración con todo el equipo de ILCHF, el Coordinador Administrativo interactuará con los posibles y beneficiarios de las subvenciones de ILCHF, otras partes interesadas, incluidos los financiadores, la academia y la Junta Directiva, construyendo y manteniendo relaciones que promuevan la misión de Illinois Children's Healthcare Foundation.

 

Las responsabilidades de este miembro del equipo se dividen principalmente en dos categorías: 1) Administración de oficina y 2) Proyectos especiales:

 

Administración de la Oficina: El Coordinador Administrativo trabajará para garantizar que se sigan las políticas y procesos establecidos, que se mantengan los equipos y suministros y que brinde apoyo administrativo al Presidente y Director Ejecutivo y al equipo de ILCHF. Este miembro del equipo trabajará tanto con el equipo de administración del edificio como con contratistas externos para los servicios prestados a la Fundación. El Coordinador Administrativo también interactuará frecuentemente con la Junta Directiva, tanto en la planificación y ejecución de las reuniones de la Junta/Comité como en la realización de otras tareas según sea necesario.

Proyectos Especiales: El Coordinador Administrativo trabajará para implementar el desarrollo y la ejecución de proyectos especiales, es decir, reuniones o seminarios a nivel estatal, conferencias y divulgación con asesores externos especiales de la Fundación. El Coordinador Administrativo trabajará solo o con la ayuda de consultores externos u otros miembros del equipo de la Fundación. Las funciones pueden incluir el manejo del registro de participantes, la administración del lugar, el catering, la preparación de materiales de apoyo y la administración en el lugar.

 

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES
Administración de oficinas: incluidas, entre otras, las siguientes:

 

·       Salude a todos los visitantes de la oficina de ILCHF y sirva como contacto principal para llamadas telefónicas y consultas generales.

·       Mantener y actualizar la información de contacto en los sistemas de gestión de relaciones con los clientes de ILCHF (por ejemplo, Blackbaud Gifts Online, Mailchimp).

·       Gestiona las actividades de felicitaciones de cumpleaños y aniversarios.

·       Manejar las necesidades de correo y envío, incluida la apertura, clasificación y distribución de correo.

·       Administrar el inventario de la oficina y los pedidos de suministros (por ejemplo, suministros, papelería, equipos, muebles).

·       Supervisar el mantenimiento del equipo de oficina y los electrodomésticos de cocina.

·       Responsable de las tareas de procesamiento de documentos, como el envío de faxes, la copia, el escaneo y el mantenimiento de los sistemas de archivo impresos y digitales.

·       Proporcionar gestión detallada del calendario y soporte de programación a los líderes de departamento sénior.

·       Ayudar con la preparación de paquetes de lectura previa y materiales de reunión para aproximadamente seis (6) reuniones de la Junta Directiva y treinta (30) reuniones de comités anualmente.

·       Apoyar el desarrollo de informes, memorandos, cartas, presentaciones, hojas de cálculo y envíos masivos para la participación de las partes interesadas.

·       Gestione los informes de gastos mensuales, la coordinación de viajes de las partes interesadas, el procesamiento de pagos a proveedores y otros gastos relacionados con el equipo.

·       Responsable de los procesos de cuentas por pagar, incluida la recepción, el procesamiento, la verificación y la conciliación de facturas.

·       Entregue los depósitos al banco local según sea necesario.

·       Ocasionalmente interactúa con el consultor de TI y ayuda con la administración del sitio web y las actualizaciones de contenido (según sea necesario)

 Proyectos especiales: incluidos, entre otros, los siguientes:

·       Coordinar y gestionar toda la logística para las reuniones y eventos especiales de la Junta Directiva, el Comité, los Socios Beneficiarios y el equipo de ILCHF, incluida la programación, la comunicación con los asistentes, la preparación de materiales, la preparación de la sala, los arreglos de comidas y viajes, y el apoyo en el lugar según sea necesario.

·       Asistir a las reuniones de la Junta para interactuar con los miembros y preparar actas,

·       Viajar, cuando sea necesario, para implementar eventos especiales asignados en todo el estado de Illinois.

 

·       Excelentes habilidades de servicio al cliente

·       Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita

·       Sólidas habilidades interpersonales y de creación de redes entre diversos grupos constituyentes

·       Sólidas habilidades organizativas y de gestión de proyectos que reflejan la capacidad de realizar y priorizar múltiples tareas sin problemas con una excelente atención al detalle.

·       Capacidad para trabajar de manera efectiva, independiente y como un jugador de equipo altamente ingenioso bajo presión y dentro de los plazos.

·       Pensador creativo e innovador, que presenta activamente nuevas oportunidades, propone soluciones y recomienda las mejores prácticas.

·       Exhibe una actitud positiva y un comportamiento profesional.

COMPETENCIAS BÁSICAS
·       Un mínimo de 5 años de experiencia administrativa; La experiencia de la fundación u otra agencia sin fines de lucro es un plus

·       Se requiere un título de asociado, preferiblemente una licenciatura

·       Experiencia con software de concesión de subvenciones; Preferido el software Blackbaud Grantmaking

·       Dominio sólido de QuickBooks, Microsoft Office, Zoom y hábil en el uso de Internet para la investigación

·       Capacidad para mantener el más alto nivel de confidencialidad con respecto a la Fundación, la Junta y

Información sobre la concesión de subvenciones

·       Disponibilidad para viajar por todo el estado de Illinois según sea necesario

 

ILCHF ofrece un paquete competitivo de salarios/beneficios y la oportunidad de trabajar con un equipo pequeño, colaborativo y dedicado.

 

·       Salario competitivo a tiempo completo desde $ 70,000

·       Cobertura de seguro médico a través del plan Blue Cross Blue Shield Platinum. El empleador cubre el 75% del costo de la prima mensual tanto para el empleado como para sus dependientes. El plan incluye un deducible anual de $350 para cobertura individual y un desembolso máximo de $1,750. Para la cobertura familiar, el deducible es de $1,050 por año, con un desembolso máximo de $5,250.

·       Cobertura de seguro dental, oftalmológico y de vida: 100% de la prima cubierta por el empleador tanto para el empleado como para sus dependientes.

·       Seguro de vida (50.000 dólares); Seguro de incapacidad a corto y largo plazo.

·       Configuración de oficina híbrida con un requisito de 2 días a la semana (martes y jueves) en la oficina.

·       15 días de PTO para comenzar, más todos los días festivos federales y estatales y dos días festivos flotantes.

·       12 Días de Bienestar por año acumulados a 4 horas por período de pago.

·       Presupuesto de Desarrollo Profesional de $3,000 anuales.

·       Reembolso de matrícula de $ 5,250 por año (se requiere comprobante de inscripción).

·       Plan 401(k), hasta un 6% de igualación en la contribución del empleado en el plan de jubilación más una contribución de participación en las ganancias del 2% (elegible después de 6 meses de empleo).

Se requiere que todo el personal de ILCHF sea residente del estado de Illinois, y todo el trabajo, incluido el trabajo remoto, debe realizarse dentro de Illinois. Solo se hacen excepciones para viajes aprobados relacionados con el trabajo, como conferencias o actividades directamente asociadas con responsabilidades laborales que requieren presencia fuera del estado.

 

Envíe una carta de presentación y un currículum vitae por correo electrónico a Adminjob@ILCHF.orgpara su consideración.

 

ILCHF es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades.