Recepcionista de oficina - AR AP
Buffalo
Recepcionista de oficina - AR AP
Tiempo completo • Buffalo
Resumen del puesto
El Secretario de Oficina proporcionará el apoyo administrativo esencial para garantizar el buen funcionamiento de la oficina de Root Neal & Company. Este puesto incluye responsabilidades en Cuentas a Cobrar (AR) y Cuentas a Pagar (PA), junto con tareas administrativas generales. El candidato ideal es organizado, proactivo y capaz de manejar múltiples tareas con precisión y profesionalidad. Este puesto comienza a tiempo parcial, con la posibilidad de pasar a tiempo completo según el rendimiento y las necesidades del negocio.
Responsabilidades clave
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Apoyo administrativo:
- Gestiona llamadas entrantes, correos electrónicos y correspondencia, dirigiendo las consultas a los departamentos correspondientes.
- Mantener sistemas de archivo organizados (tanto digitales como físicos) para documentos de oficina, facturas y registros.
- Programa citas, reuniones y gestiona los calendarios de oficina.
- Ayuda con la introducción de datos, la preparación de documentos y la generación de informes según sea necesario.
- Solicita y mantén el material de oficina, asegurando que el inventario esté bien abastecido en el mercado.
- Gestiona llamadas entrantes, correos electrónicos y correspondencia, dirigiendo las consultas a los departamentos correspondientes.
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Cuentas por cobrar (AR):
- Procesar las facturas de los clientes y asegurar la entrega puntual a los clientes.
- Supervisa y haz seguimiento de los pagos pendientes, comunicándote con los clientes sobre las cuentas vencidas.
- Registrar y conciliar los pagos recibidos en el sistema contable.
- Ayudar a preparar informes de envejecimiento de cuentas de cuentas para revisión de la dirección.
- Procesar las facturas de los clientes y asegurar la entrega puntual a los clientes.
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Cuentas a pagar (AP):
- Revisa y procesa las facturas de los proveedores para el pago, asegurando la exactitud y la autorización adecuada.
- Introduce las transacciones de cuentas a pagar en el sistema contable y mantén registros precisos.
- Ayuda con consultas de proveedores y resuelve discrepancias en la facturación.
- Prepara los pagos (por ejemplo, cheques, transferencias ACH) para la aprobación del Gestor de Oficina.
- Revisa y procesa las facturas de los proveedores para el pago, asegurando la exactitud y la autorización adecuada.
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Funciones adicionales:
- Apoya la conciliación mensual de cuentas y ayuda con la información financiera.
- Colabora con los miembros del equipo para agilizar los procesos de la oficina y mejorar la eficiencia.
- Proporcionar apoyo de respaldo para otras tareas administrativas según sea necesario.
- Mantener la confidencialidad de la información financiera y empresarial sensible.
- Apoya la conciliación mensual de cuentas y ayuda con la información financiera.
Cualificaciones
- diploma de secundaria o equivalente; Se prefiere un título de asociado en negocios, contabilidad o campos relacionados.
- 1-2 años de experiencia en un puesto de oficina o administrativo, con exposición a procesos de cuentas a pagar y cuentas por cobrar.
- Dominio de Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook) y familiaridad con software de contabilidad (por ejemplo, QuickBooks, Odoo, Sage o similares).
- Sólidas habilidades organizativas y atención al detalle.
- Excelentes habilidades de comunicación, tanto escritas como verbales.
- Capacidad para priorizar tareas y gestionar el tiempo de forma eficaz en un entorno acelerado.
- Comprensión básica de los principios contables relacionados con cuentas a pagar y cuentas a pagar.
- Jugador en equipo con actitud positiva y ganas de aprender.
Requisitos físicos
- Capacidad para sentarse durante largos periodos y realizar tareas repetitivas como la introducción de datos.
- Levantar ocasionalmente material de oficina o archivos de hasta 20 libras.
Beneficios
- Salario competitivo basado en la experiencia.
- Seguro de salud, dental y de visión (para empleados a tiempo completo).
- Días libres pagados y festivos (prorrateado para tiempo parcial).
- Oportunidades de desarrollo y crecimiento profesional, con potencial para pasar a tiempo completo.
Compensación: $16.00 - $25.00 por hora
Sobre nosotros
Equipos de transmisión de energía, bombas, básculas y suministros de refrigeración
Una empresa familiar de 4ª generación.
Una empresa familiar de 4ª generación.
Fundada en 1905, Root Neal & Co. ofrece una variedad de productos y servicios para satisfacer las necesidades de nuestros clientes.
Tenemos más de 30,000 artículos en stock para una entrega rápida. Nuestros servicios incluyen bombas industriales, reparación de bombas, instalación de básculas y asistencia completa de ingeniería.
En Root Neal, una cosa que no ha cambiado a lo largo de los años es nuestro compromiso con los fabricantes de calidad que representamos. Nombres como Dodge, Viking Pump, Deming Pump y Powell Valve que fueron el sello distintivo de nuestros comienzos todavía adornan nuestros estantes de inventario un siglo después. Estos productos se complementan con nuestro enfoque continuo en la experiencia, el servicio y la resolución de problemas, que son la base de nuestro éxito.
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