Descripción general del puesto:

Estamos buscando un asistente administrativo y de recursos humanos orientado a los detalles y altamente organizado para respaldar las operaciones administrativas diarias y las funciones de recursos humanos de nuestra creciente práctica médica. Este puesto juega un papel clave en la gestión de los flujos de trabajo de la oficina, la asistencia con las relaciones con los empleados y el apoyo al procesamiento de nóminas. Se espera que el personal seleccionado juegue una interfaz con una práctica en crecimiento en Florida.

Se requiere experiencia con QuickBooks y sistemas de nómina.

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Responsabilidades:

Apoyo administrativo:

· Saludar y ayudar a los pacientes, visitantes y proveedores de manera profesional.

· Comprometerse con el soporte externo y la empresa del socio para garantizar los máximos ingresos y responsabilidad.

· Responda y enrute llamadas administrativas, responda correos electrónicos y administre la correspondencia entrante / saliente.

· Mantener y organizar registros digitales y en papel

· Coordinar citas, reuniones y horarios del personal

· Ordenar y administrar el inventario de suministros clínicos y de oficina

· Ayudar con la coordinación de proveedores y las necesidades de mantenimiento de la oficina

Apoyo de recursos humanos:

· Apoyar al Director en la actualización de la política y los procedimientos de la empresa para mejorar los recursos humanos.

· Ayudar con los procesos de incorporación, orientación y desvinculación de empleados

· Mantener registros de empleados y archivos de personal precisos y actualizados

· Realice un seguimiento de la asistencia, las vacaciones y el tiempo de enfermedad.

· Ayudar a garantizar el cumplimiento de las leyes laborales, las políticas internas y las regulaciones de HIPAA

· Apoyar las comunicaciones del personal sobre las políticas y beneficios de RRHH

Nómina y apoyo financiero:

· Preparar y procesar nóminas quincenales en colaboración con RRHH/Finanzas

· Ingrese y realice un seguimiento preciso de los datos, las horas y las deducciones relacionados con la nómina

· Administre las hojas de tiempo de los empleados y resuelva las discrepancias

· Utilice QuickBooks y / o una hoja de cálculo de Excel para ingresar transacciones financieras, realizar un seguimiento de los gastos y generar informes

· Ayudar con la contabilidad básica y las tareas de conciliación de fin de mes

· Apoyar las auditorías anuales y las declaraciones de impuestos manteniendo registros financieros organizados

Calificaciones:

· Se requiere un título de asociado o licenciatura.

· 2+ años de experiencia en un rol administrativo o de apoyo de recursos humanos, preferiblemente en un entorno de atención médica.

· Dominio de QuickBooks (obligatorio)

· Experiencia en el procesamiento de nóminas (por ejemplo, usando Gusto, ADP, Paychex o plataformas similares)

· Fuertes habilidades de Microsoft Office (Excel, Word, Outlook)

· Excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo

· Alto nivel de discreción y profesionalismo al manejar información confidencial

· Fuertes habilidades interpersonales y de comunicación

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Ambiente laboral:

· Entorno de consultorio médico profesional

· Requiere una interacción regular con el personal, los pacientes y los proveedores

· Es posible que se requiera un horario extendido ocasional durante los períodos de nómina o informes