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Asistente Ejecutivo del Director Ejecutivo Vienna, VA

Asistente Ejecutivo del Director Ejecutivo

Tiempo completo • Vienna, VA
Beneficios:
  • Salario competitivo
  • Seguro dental
  • Seguro médico
  • Tiempo libre remunerado
  • Seguro de visión
TÍTULO DEL PUESTO: Asistente Ejecutivo del Director Ejecutivo
 
INFORMES A: Director Ejecutivo
 
SALARIO: Aproximadamente 95.000 dólares (salario depende de la experiencia)
 
La Autoridad de Transporte del Norte de Virginia (NVTA) busca un Asistente Ejecutivo altamente motivado y experimentado del Director Ejecutivo (CEO). Esta es una oportunidad clave para proporcionar apoyo directo al CEO mientras contribuye a la prioridad de NVTA para avanzar y mejorar la red de transporte del norte de Virginia.
  
En este papel dinámico, el Asistente Ejecutivo proporcionará apoyo administrativo y estratégico de alto nivel al CEO, asegurando una gestión fluida y eficaz de prioridades, reuniones, viajes y comunicaciones. Este puesto también ofrece la oportunidad de trabajar estrechamente con altos cargos electos, líderes de planificación y finanzas, y actores del transporte de toda la región.

INFORMACIÓN SOBRE LA SOLICITUD:
NVTA participa en el Sistema de Jubilación de Virginia (VRS). Además, la Autoridad ofrece un seguro médico y dental integral, vacaciones y bajas por enfermedad, seguro de vida y oportunidades de formación continua. Información adicional sobre la Autoridad puede encontrarse en https://thenovaauthority.org/
 
Esta plaza está abierta hasta que se cubra. Para solicitar, sigue este enlace: https://thenovaauthority.org/careers/executive-assistant-chief-executive-officer
 
La Autoridad de Transporte del Norte de Virginia prohíbe la discriminación por motivos de raza, sexo, color, origen nacional, religión, edad, condición de veterano, afiliación política o discapacidad.

RESPONSABILIDADES FUNCIONALES:
  • Sirve como el principal punto de contacto para todos los asuntos relacionados con el CEO, incluidos aquellos de carácter crítico.
  • Prioriza y determina el curso de acción adecuado basándote en las directrices previas del CEO.
  • Aplica experiencia, habilidades y talento para desarrollar la autosuficiencia en la ejecución rápida de todas las tareas.
  • Mantener una conciencia crítica sobre los asuntos regionales de transporte, prestando mucha atención a quienes involucran a NVTA y que interesan al CEO. Revisa y repasa reuniones regionales de transporte como la Junta de Planificación de Transporte de la Región de la Capital Nacional y la Junta de Transporte de la Commonwealth en Virginia como ejemplos.
  • Proporcionar apoyo al Comité de Gobernanza y Personal de NVTA, incluyendo la preparación de documentos de reuniones, actas resumidas y reuniones de personal. Además, este puesto coordina las Prioridades Legislativas Anuales de NVTA trabajando con el CEO, la alta dirección y el consultor legislativo.
  • Representar a NVTA en nombre del CEO en eventos, incluyendo charlas y presentaciones de información y divulgación de NVTA.
  • Actúa como un "barómetro", con una visión de los problemas que ocurren a nivel regional y dentro de la oficina, y comparte ideas con el CEO y la alta dirección.
  • Proporcionar liderazgo para construir relaciones cruciales para el éxito de la organización y gestionar una variedad de proyectos especiales para el CEO.
  • Proporcionar un puente para una comunicación fluida entre el CEO y el personal, demostrando liderazgo para mantener la credibilidad, la confianza y el apoyo.
  • Anticipa y completa con éxito aspectos críticos de los entregables con un enfoque práctico y proactivo, incluyendo la redacción de correspondencia y otras tareas que faciliten la capacidad del CEO para liderar eficazmente.
  • Completar una amplia variedad de tareas administrativas que faciliten la capacidad del CEO para liderar eficazmente la organización, incluyendo la asistencia en proyectos especiales; diseñar, producir y revisar documentos, informes y presentaciones complejos; recopilar y preparar información para reuniones con el personal y terceros externos; redactar y preparar correspondencia; mantener listas de contactos; hacer los trámites de viaje; y completar informes de gastos y administrativos.
  • Coordinar las actividades de divulgación y comunicación del CEO. Dando seguimiento a los contactos establecidos por el CEO para cultivar relaciones continuas, avanzando así en los objetivos de alcance de la Autoridad.
  • Supervisa e informa sobre los avances realizados en los objetivos del CEO/organización.
  • Actuar como enlace y brindar apoyo a los miembros de la Autoridad, mientras mantiene al CEO informado de las actividades.
  • Proporciona una gestión sofisticada de calendarios para el CEO. Priorizar consultas y solicitudes al resolver conflictos; emitir juicios y recomendaciones para garantizar un buen desarrollo del día a día y el mejor uso del tiempo del CEO.
  • Trabaja estrechamente y eficazmente con el CEO para mantenerlo bien informado sobre los compromisos y responsabilidades futuras, haciendo el seguimiento adecuadamente. Programar reuniones; borradores de los puntos de la agenda; desarrollar, compilar y distribuir materiales para presentaciones y otros materiales. Cumplir con las leyes y regulaciones aplicables establecidas en los Estatutos de la NVTA y en los estatutos de reuniones abiertas de Virginia.
  • Priorizar necesidades contradictorias; Gestiona los asuntos con rapidez, proactividad y sigue adelante los proyectos hasta su exitosa finalización, a menudo con presiones de plazos.
  • Asegúrate de que la biografía del CEO esté actualizada y responde a las solicitudes de materiales sobre el CEO y la organización en general.
  • Redactar, editar y completar el primer borrador de comunicaciones escritas para partes interesadas externas.
  • Revisa y edita documentos internos antes de la revisión o acción del CEO.
  • Gestionar la tecnología de la información del CEO, incluyendo hardware, software, soporte de escritorio, así como smartphones e iPad.
CARACTERÍSTICAS PREFERIDAS:
  • Habilidades organizativas excepcionales que reflejan la capacidad de realizar y priorizar múltiples tareas de forma independiente y con una atención impecable al detalle.
  • Habilidades de comunicación escrita y verbal a nivel experto.
  • Ha demostrado enfoques proactivos para la resolución de problemas con una fuerte capacidad de toma de decisiones; capaz de tomar decisiones adecuadas e informadas sobre prioridades y tiempo disponible.
  • Alto grado de profesionalidad, madurez emocional e ingenio.
  • Un jugador de equipo muy ingenioso.
  • Capacidad demostrada para alcanzar objetivos de alto rendimiento y cumplir plazos.
  • Dominio de Microsoft Office y software de autoedición; capacidad para diseñar y editar presentaciones gráficas y materiales.
  • Competencia técnica y habilidades para resolver problemas relacionadas con el soporte y la resolución de problemas de TI.
  • Capaz de mantener un alto nivel de integridad y discreción en el manejo de información confidencial.
  • Capacidad para ejercer un excelente juicio independiente.
  • Capacidad para cambiar rápidamente el enfoque, la dirección o el enfoque en respuesta a circunstancias o prioridades cambiantes.
 CUALIFICACIONES, FORMACIÓN Y EXPERIENCIA:
  • Mínimo de una licenciatura, con preferencia por especializarse en áreas como gestión, administración pública, comunicación, ciencias políticas, planificación urbana o de transporte, o ciencias ambientales (con enfoque en planificación del transporte).
  • La experiencia profesional en planificación del transporte estatal y local o metropolitana es un punto a favor.
  • Se anima a los candidatos que consideren ser un candidato completo para el puesto, incluso si sus cualificaciones no coinciden con las indicadas. NVTA valora las experiencias y orígenes diversos, creyendo que contribuyen a un equipo más fuerte.
CONSIDERACIONES ADICIONALES:
  • Se prefiere que el personal de la NVTA viva en el norte de Virginia.
  • Se debe anticipar el reembolso de los desplazamientos locales.
  • Se celebrarán compromisos de reuniones nocturnas.
SOBRE NVTA:
La Autoridad de Transporte del Norte de Virginia (NVTA) es una agencia gubernamental regional centrada en la planificación del transporte a largo plazo e invierte en proyectos multimodales para reducir la congestión. Cada dos años, la NVTA actualiza el plan regional de transporte y gestiona un programa de financiación que normalmente supera los 690 millones de dólares.
 
En la última década, NVTA ha comprometido casi 5.000 millones de dólares en 380+ proyectos en transporte, mejoras ferroviarias, carreteras, tecnología e infraestructura de transporte activo en el norte de Virginia. Se espera que estas inversiones creen 42.000 empleos, ahorren 400 millones de horas de viaje para 2035 y generen 6.000 millones de dólares en ahorros para los contribuyentes.
 
El equipo financiero de NVTA gestiona 470 millones de dólares en ingresos anuales, 3.000 millones en financiación de proyectos y 2.000 millones en inversiones. Con un equipo de 21 personas en planificación, finanzas y comunicación, NVTA gestiona la gestión financiera compleja con un alto nivel de independencia y experiencia.

ENTORNO DE TRABAJO:
Actualmente, el personal de NVTA trabaja en la oficina los martes, miércoles y jueves, mientras que el resto de la semana trabaja de forma remota. Cada empleado tiene una oficina individual con paredes duras.
 
El trabajo normalmente se realiza en un entorno de oficina tranquilo. El apoyo a las reuniones de la Autoridad (y potencialmente de comités) se realizará en un entorno público. Las reuniones de autoridades y comités suelen celebrarse durante las horas de la tarde. Puede ser necesario asistir a otras reuniones regionales por la tarde. Durante los periodos de participación pública, puede ser necesario trabajar por la tarde y los fines de semana.
 
NVTA ha sido designada como el Mejor Lugar de Trabajo para Viajeros Diarios, con oficinas situadas cerca de las principales autopistas (I-66 e I-495), la estación de metro Dunn Loring (Línea Naranja) y un aparcamiento de autobuses para cercanías servido por Fairfax Connector y Metrobus. Los empleados también pueden acceder al cercano sendero de transporte activo de la I-66.

BENEFICIOS:
  • Seguro de Salud, Dental y Visión
  • Seguro de Discapacidad a Corto y Largo Plazo
  • Membresía en los Planes del Sistema de Jubilación del Estado de Virginia.
  • Seguro de vida
  • Baja anual y por enfermedad, así como 14 días festivos
  • Cuentas de gastos flexibles (Atención sanitaria/a dependientes)
  • Beneficios libres de impuestos para desplazamientos: Beneficios de aparcamiento y transporte público
  • Membresía de Capital Bikeshare
  • Apoyo a las certificaciones profesionales
  • Centro de fitness gratuito en el edificio
  • Cafetería/Bar de té gratuito en el edificio
  • Aparcamiento gratuito
Compensación: 95.000,00 $ al año




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