WINSTON VILLAGE ASSOCIATION
Coordinador Administrativo – Asociación de Propietarios
Tiempo completo • Bolingbrook
Resumen de posición
El Coordinador Administrativo de la Asociación de Propietarios sirve como punto de contacto central para las operaciones administrativas de la asociación. Este rol apoya a la Junta Directiva, al equipo de administración y a los miembros de la comunidad al mantener registros, procesar comunicaciones y garantizar que la HOA funcione sin problemas y de conformidad con los documentos rectores, las leyes estatales y las políticas de la comunidad.
Responsabilidades y deberes clave
Apoyo administrativo
- Servir como el principal contacto administrativo para los propietarios de viviendas, los proveedores y la Junta Directiva.
- Mantenga registros precisos y organizados, incluidos documentos rectores, libro de mociones, contratos, certificados de seguro y correspondencia.
- Redactar, corregir y distribuir avisos oficiales y actualizaciones de la comunidad.
- Programar y coordinar reuniones de la Junta y comités, reuniones anuales y eventos comunitarios.
- Coordinar con el administrador de la propiedad para preparar agendas de reuniones y paquetes de juntas.
- Coordinar todos los documentos necesarios sobre las propiedades de alquiler de los propietarios de las unidades.
- Organizar planes de pago con los propietarios a pedido.
- Realice cambios en el manual de reglas y regulaciones con las actualizaciones que apruebe la junta.
- Genere cartas de infracción y haga un seguimiento con el administrador de la propiedad para asegurarse de que la infracción haya sido rectificada.
- Generar cartas de evaluación pagadas.
- Trabaje con los propietarios cuando vengan a la oficina en busca de ayuda.
Comunicación y relaciones con los propietarios
- Responda con prontitud a las consultas de los propietarios por teléfono, correo electrónico o en persona, asegurando una comunicación profesional y cortés.
- Ayudar a los residentes con formularios, solicitudes e información general sobre las reglas y servicios de la HOA.
- Realice un seguimiento de las inquietudes de los propietarios, dirigiendo los problemas a la persona o comité apropiado para su resolución.
Coordinación financiera y de oficina
- Procese el correo entrante, las facturas y los pagos de acuerdo con los procedimientos de la HOA.
- Ayudar a preparar informes financieros, paquetes de presupuesto y avisos de evaluación en coordinación con el tesorero o la empresa de administración.
- Supervise y mantenga los suministros de oficina, el equipo y los horarios de servicio de los proveedores.
Cumplimiento y gobernanza
- Mantener el calendario oficial de la HOA y garantizar el cumplimiento de todos los plazos de notificación y presentación.
- Apoye la aplicación de las reglas de la comunidad mediante la preparación de avisos de infracción y el seguimiento del estado de cumplimiento.
- Ayudar a mantener el cumplimiento de los estatutos estatales y los documentos rectores de la HOA.
Apoyo a eventos y proyectos
- Coordinar la logística para eventos comunitarios, inspecciones y proyectos especiales.
- Ayudar con las ofertas de proveedores, los contratos y el seguimiento de las órdenes de trabajo.
Calificaciones
- Mínimo de diploma de escuela secundaria.
- Experiencia previa en coordinación administrativa o de oficina, preferiblemente en administración de propiedades, HOA o entorno de servicio al cliente.
- Fuertes habilidades organizativas con atención al detalle.
- Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
- Dominio de Microsoft Office Suite.
- Capacidad para mantener la confidencialidad y manejar información confidencial.
- Fuertes habilidades interpersonales y capacidad para trabajar con personalidades diversas.
Condiciones de trabajo
Este trabajo es un puesto en la oficina y el horario es de 8:30 a 5:00 de lunes a viernes con horarios ocasionales por la noche o los fines de semana.
Compensación: $22.00 por hora
(si ya tienes un currículum en Indeed)