Asistente Administrativo
Executive Assistant-IT
Asistente Administrativo
Tiempo completo • Executive Assistant-IT
Beneficios:
- 401(k)
- Igualación 401(k)
- Salario competitivo
- Seguro dental
- Seguro de enfermedad
- Tiempo libre remunerado
Descripción de funciones
"¡Debido a la promoción interna!" Nuestro cliente global con oficinas en todo el mundo tiene una necesidad inmediata de un asistente ejecutivo que será responsable del apoyo organizativo de una unidad de negocio o líder de función y sus subordinados directos, entre 10 y 12
Profesionales de TI. El objetivo principal es proporcionar un apoyo administrativo integral y proactivo para las operaciones comerciales generales. Se espera que esta persona administre los calendarios de los ejecutivos ocupados y sea un miembro fuerte del equipo con colegas de asistente ejecutivo en toda la oficina y la empresa.
Cualificaciones/habilidades básicas:
- Gestión de múltiples calendarios complejos y requisitos de programación
- Lee de forma proactiva los correos electrónicos de los ejecutivos y gestiona los elementos de acción directamente y alerta a los ejecutivos sobre los correos electrónicos de alta prioridad.
- Administra calendarios para maximizar la eficiencia, equilibrando las reuniones y asignando tiempo para el trabajo.
- Gestiona los viajes internacionales y nacionales para ejecutivo(s) trabajando con la agencia de viajes para comunicar las preferencias de viaje al reservar reservas de vuelos, hoteles y automóviles, logística / lugar.
- Coordina y planifica la logística de reuniones internas y externas utilizando software de audio y web.
- Organiza reuniones departamentales y eventos sociales.
- Reserva salas de conferencias y salas de visita de clientes.
- Actúa como enlace entre el personal / ejecutivos / clientes.
- Filtra y responde a las llamadas entrantes.
- Saluda y acompaña a los clientes e invitados.
- Apoya a la gerencia con el trabajo relacionado con el presupuesto.
- Garantiza que se establezcan nuevas contrataciones en el departamento (espacio, requisitos de TI, almuerzo de bienvenida, etc.)
- Organiza eventos significativos dentro y fuera del sitio, incluida la preparación de cualquier material relevante; Ayudar con eventos corporativos y de oficina según sea necesario.
- Piensa en todos los aspectos de la logística y anticipa los problemas que pueden ocurrir en un proyecto o evento y tiene planes para mitigarlos.
- Comprende los objetivos comerciales del ejecutivo y considera el contexto (por ejemplo, final del trimestre, con quién es urgente reunirse, etc.) al programar reuniones y eventos para el ejecutivo y el equipo, mientras equilibra lo urgente con lo importante.
- Gestiona la planificación del espacio para el piso o la sección de espacio que ocupa su equipo.
- Prepara a los ejecutivos para las reuniones, asegurando que las herramientas de conferencia estén operativas y que los materiales estén listos y proporcionados con anticipación.
- Garantiza que los ejecutivos pasen sin problemas de una reunión a la siguiente a tiempo.
- Construye relaciones con partes externas a menudo de alto perfil para lograr los objetivos de su función (por ejemplo, junta asesora de clientes, líderes de la industria, proveedores de capacitación, analistas, etc.)
- Representar a los ejecutivos y al departamento de manera positiva dentro de la empresa y externamente.
- Comprende la dinámica interpersonal de los miembros del equipo y plantea discretamente información al ejecutivo según corresponda.
Calificación / habilidades preferidas:
- Mantiene los horarios de vacaciones del equipo.
- Hace copias y ordena suministros.
- Interfaces con TI / Instalaciones según sea necesario.
- Crea y actualiza organigramas.
- Ayuda con presentaciones de PowerPoint.
- Realiza un seguimiento y ayuda a impulsar la finalización de los entregables clave y realiza un seguimiento de los elementos pendientes.
- Prepara informes de gastos y órdenes de compra; garantiza que se completen con precisión, dentro de los límites presupuestarios y se aprueben en el sistema.
- Redactar comunicaciones por correo electrónico en nombre de los ejecutivos.
- Realiza tareas generales de oficina según sea necesario.
- Un alto nivel de integridad y discreción en el manejo de información confidencial, y profesionalismo en el trato con profesionales senior dentro y fuera de la empresa.
- Sugiere ideas y nuevos procesos a los ejecutivos para administrar mejor su tiempo y ayudar a impulsar una mejor alineación y comunicación dentro del equipo.
- Sirve como asesor de confianza para ejecutivos y brinda conocimientos, perspectivas y soluciones a ejecutivos sobre diversos temas.
- Completa proyectos especiales según lo asignado.
- Rastrea, recopila y prepara materiales antes de las reuniones de la Junta Directiva o del subcomité.
- ¡Debe comprender que este trabajo es en el sitio y saber que está apoyando a un gran equipo!
- ¡Necesitas estar alerta! Proactivo, excelente inglés y gramática, ¡y un comunicador! ¡Alguien que es altamente organizado! ¡Excelente gestión del calendario! Puede cambiar en un centavo, alguien que puede hacer cambios de última hora con calma y mantener al equipo unido.
- El salario puede ser más alto que el publicado y se basará en la experiencia,
- Bono del 10% del salario anual y RSU, ¡paquete completo de beneficios!
Beneficios/Ventajas
- Compensación competitiva
- Tiempo libre pagado
- Oportunidades de crecimiento profesional
- Visión
- Médico
- jubilación
Compensación: $68,000.00 - $75,000.00 por año
PROPORCIONAR PERSONAL Y CONSULTORÍA DE CALIDAD
DESDE 2011
Con sede en San Antonio, Texas, nuestra empresa propiedad de mujeres minoritarias se especializa en todas las necesidades de personal y consultoría. Ya sea que esté tratando de contratar a un farmacéutico, un terapeuta respiratorio o un trabajador calificado y no calificado, dotaremos a su empresa del mejor candidato. Aportamos una amplia experiencia y profesionalidad y personalizaremos nuestra asistencia a sus necesidades e inquietudes. La mayoría de nuestros contratos son con el Ejército y la Fuerza Aérea como subcontratistas.
Nuestro personal tiene una respuesta rápida y ha podido cubrir puestos dentro de las 48 horas con poca antelación, hemos cubierto ubicaciones y puestos de trabajo difíciles de cubrir, y hemos gestionado más de 16 contratos con más de 70 empleados a la vez. Gestioné las llamadas en los hospitales las 24 horas del día, los 7 días de la semana y me aseguré de que los turnos se llenaran, y gestioné los PRN con menos de 24 horas de antelación. Además, proporcionó trabajadores temporales para los trabajos del día siguiente.
Nuestra división de consultoría brinda asistencia en la contratación, gestión de programas, asistencia en la solicitud, asistencia en la certificación y redacción de propuestas. Estamos muy bien informados en una variedad de áreas y estamos ansiosos por ayudar a la prosperidad de su empresa.
(si ya tienes un currículum en Indeed)
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