Recepcionista
Medio tiempo • Muskegon
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Descripción del puesto: Recepcionista
Título del puesto: Recepcionista
Informes a: Administrador de la firma
Estado FLSA: No Exentos
Horario: Tiempo parcial; aumentan las horas de enero a abril durante la temporada de impuestos.
Título del puesto: Recepcionista
Informes a: Administrador de la firma
Estado FLSA: No Exentos
Horario: Tiempo parcial; aumentan las horas de enero a abril durante la temporada de impuestos.
Resumen del puesto
La recepcionista es responsable de proporcionar un servicio de atención al cliente de primer contacto a clientes y visitantes, así como de ofrecer soporte administrativo al personal profesional. Este puesto garantiza que la recepción y el vestíbulo funcionen sin problemas y que las tareas administrativas se realicen de manera precisa, eficiente y conforme a los protocolos firmes. Este es un puesto a tiempo parcial durante la mayor parte del año, con horas adicionales requeridas durante la temporada de impuestos de enero a abril.
Deberes y responsabilidades esenciales
Funciones de recepcionista
- Saluda a clientes, visitantes y proveedores de manera profesional y cortés.
- Contesta llamadas entrantes y dirige las llamadas al personal correspondiente.
- Mantén siempre una zona de recepción acogedora, limpia y organizada.
Apoyo Administrativo
- Procesa todo el correo entrante y saliente, incluyendo USPS, FedEx, UPS y entregas por mensajería.
- Mantener y organizar los archivos de los clientes y los documentos de la firma conforme a las normas de presentación en papel y electrónicas.
- Prepara las salas de reuniones asegurando limpieza, organización y preparación.
- Ayudar con la gestión del material de oficina, incluyendo el seguimiento del inventario y el reabastecimiento según sea necesario.
- Proporcionar apoyo administrativo general como impresión, fotocopias, escaneo, etiquetado y ensamblaje de documentos.
- Colabora con otros miembros del equipo administrativo para garantizar una cobertura constante en la oficina.
- Ayuda con la montaje, limpieza y logística para eventos internos.
- Mantener la limpieza y el mantenimiento general de los espacios compartidos, incluyendo áreas comunes, espacios para empleados, salas de descanso y recepción.
Apoyo para la temporada de impuestos (enero a abril)
- Ayuda en la elaboración, organización y preparación de organizadores fiscales para clientes y paquetes completos de declaraciones fiscales.
- Escanea y organiza los documentos fiscales en los sistemas de la firma.
- Apoyar el aumento del tráfico de clientes y el volumen administrativo durante la temporada alta.
Cualificaciones requeridas
- Se requiere diploma de bachillerato o equivalente.
- Se requieren uno o más años de experiencia en un puesto de recepción o apoyo administrativo; Se prefiere experiencia en un entorno de servicios profesionales.
- Dominio de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook
- Fuertes habilidades de comunicación oral y escrita.
- Actitud profesional y cortés, con una fuerte orientación al cliente.
- Gran atención al detalle, organización y capacidad para gestionar múltiples tareas.
- Capacidad para mantener la confidencialidad de información sensible.
- Transporte fiable y disposición para trabajar horas extra en las horas punta.
Requisitos físicos
- Capacidad para permanecer sentado o de pie en un puesto de trabajo durante largos periodos.
- Capacidad para levantar y transportar hasta 25 libras, como cajas de suministros, archivos o papel.
- Capacidad para doblarse, alcanzar y moverse por la oficina para recuperar archivos, suministros y materiales
- Capacidad para operar equipos de oficina estándar como ordenadores, teléfonos, fotocopiadoras y escáneres.
Ambiente laboral
- Ambiente profesional estándar de oficina.
- Interacción frecuente con clientes, visitantes y personal.
- Aumento del flujo de trabajo y los niveles de actividad durante la temporada de impuestos.
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