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Gerente de oficina Vandergrift

Gerente de oficina

Tiempo completo • Vandergrift
Beneficios:
  • Coincidencia 401(k)
  • Seguro dental
  • Horario flexible
  • Seguro de enfermedad
  • Tiempo libre remunerado
  • Formación y desarrollo
  • Seguro de visión
                   Gerente de oficina

Descripción de funciones

Buscamos un Gestor de Oficina altamente organizado, detallista y motivado para supervisar las operaciones administrativas diarias de nuestra empresa de servicios para el hogar. Este puesto requiere un liderazgo sólido, excelentes habilidades de comunicación y la capacidad de mantener flujos de trabajo eficientes en la oficina, apoyando tanto al personal interno como a los clientes. El candidato ideal destacará en la gestión de procesos administrativos, coordinación financiera, cuentas de clientes y comunicación interdepartamental.

Responsabilidades clave

Gestión de Oficina y Administrativa
  • Supervisa las operaciones diarias de la oficina para garantizar eficiencia, organización y un flujo de trabajo fluido.
  • Desarrollar, implementar y mantener políticas, procedimientos y procesos operativos estándar de oficina.
  • Mantener el material de oficina, el equipo y los documentos de la empresa; Gestiona las relaciones con proveedores según sea necesario.
  • Actuar como administrador de las plataformas de software de la empresa, incluyendo la implementación de nuevos módulos, la gestión de actualizaciones y la supervisión de los permisos de los usuarios.
Cuentas de Clientes, Facturación y Coordinación Financiera

  • Supervisa los procesos de facturación, la facturación y las cuentas a cobrar en colaboración con el equipo financiero.
  • Asegura un registro preciso de las cuentas de clientes, acuerdos de servicio, órdenes de trabajo y datos de membresía.
  • Gestiona las opciones de financiación para clientes, incluyendo la coordinación de programas de préstamos, asistencia con solicitudes, seguimiento de aprobaciones y comunicación con socios financiadores.
  • Supervisa y controla todos los pagos de los clientes, incluidos los pagos diarios entregados por el técnico, asegurando la correcta asignación a las facturas correspondientes.
  • Realizar revisiones semanales y seguimiento de cuentas vencidas para apoyar el cobro y mantener la salud de las cuentas por cobrar.
  • Gestiona diariamente las cobranzas monetarias internas, garantizando precisión, cumplimiento y preparación puntual de los depósitos.
  • Revisa todos los depósitos y facturas asociadas, asegurando la asignación adecuada de clases en Dext y agrupando en depósitos dentro de ServiceTitan.
  • Apoya y revisa los ciclos de facturación recurrentes, renovaciones de membresía y pagos automatizados.
  • Revisa diariamente todas las entradas de Dext para confirmar la codificación GL correcta y la asignación de clases.
  • Colaborar con socios contables externos para conciliar discrepancias, revisar el inventario mensual y las cuentas por cobrar, y mantener registros financieros precisos.
  • Compras, Inventario y Apoyo Operativo
    • Supervisa el proceso de compras e inventario en colaboración con el Responsable de Almacén.
    • Realizar la revisión diaria y la finalización de órdenes de compra pendientes, recibos y transferencias de materiales.
    • Proporcionar apoyo administrativo en inventario, incluyendo colaboración mensual con socios contables para confirmar la precisión del material y el seguimiento de la retención.
    • Asegúrate de que todas las compras con tarjeta de crédito se transfieran correctamente a Dext y estén categorizadas correctamente.
  • Apoyo al personal y liderazgo

    • Apoyar el reclutamiento, la incorporación y la formación de nuevo personal de oficina.
    • Controla el control del tiempo de los empleados, incluyendo las entradas y salidas, y realiza los ajustes necesarios.
    • Trabaja estrechamente con la dirección para identificar necesidades operativas, agilizar procesos y apoyar el crecimiento de la empresa.
  • Calificaciones

    • Experiencia probada como Gestor de Oficina, Gerente Administrativo o un puesto de liderazgo similar, preferiblemente en servicios para el hogar, HVAC, fontanería o sectores relacionados.
    • Sólidas capacidades de liderazgo, coaching y gestión de equipos.
    • Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
    • Dominio de herramientas de gestión de oficina, sistemas CRM, plataformas de despacho y software de programación (la experiencia de ServiceTitan es un punto a favor).
    • Gran atención al detalle y sólidas habilidades organizativas.
    • Capacidad para prosperar en un entorno dinámico y centrado en el cliente.
    • Experiencia en atención al cliente, resolución de conflictos y coordinación interdepartamental.
    • Conocimientos prácticos de principios básicos de contabilidad y flujos de trabajo financieros.
  • Formación y experiencia

    • Se requiere diploma de bachillerato o equivalente; Se prefiere un título de asociado o de grado.
    • Mínimo de 3 años de experiencia en gestión de oficinas, preferiblemente en un entorno de servicios para el hogar.




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