Especialista en Inscripción y Facturación Familiar
Tiempo completo • Philadelphia
Beneficios:
- Salario competitivo
- Oportunidad de ascenso
- Formación y desarrollo
Resumen del puesto
El Especialista en Inscripción y Facturación Familiar supervisa toda la incorporación de padres, la configuración de cuentas Brightwheel, los perfiles de facturación, la facturación de matrícula y el seguimiento de pagos para cientos de familias en múltiples sitios del programa Robots & Mentors. Este puesto garantiza una comunicación fluida con los padres, una facturación precisa y una notificación de ingresos en tiempo real.
El Especialista en Inscripción y Facturación Familiar supervisa toda la incorporación de padres, la configuración de cuentas Brightwheel, los perfiles de facturación, la facturación de matrícula y el seguimiento de pagos para cientos de familias en múltiples sitios del programa Robots & Mentors. Este puesto garantiza una comunicación fluida con los padres, una facturación precisa y una notificación de ingresos en tiempo real.
El Especialista es el apoyo de primera línea para las familias y desempeña un papel fundamental en las operaciones financieras, la alineación de subvenciones del CCIS y el mantenimiento de todas las cuentas al día.
Responsabilidades clave
Incorporación familiar
Responsabilidades clave
Incorporación familiar
- Gestiona todos los pasos de admisión de nuevas familias desde la aceptación hasta la matrícula completa.
- Crea y activa cuentas familiares de Brightwheel.
- Guía a los padres en la configuración de la aplicación, los perfiles de los estudiantes y los procedimientos de asistencia.
- Asegúrate de recopilar todos los formularios requeridos (contactos de emergencia, historiales médicos, etc.).
Facturación y Gestión de Matrícula
- Configura perfiles de facturación para todas las familias nuevas en Brightwheel.
- Genera facturas semanales/mensuales basadas en los horarios del programa.
- Rastrear, registrar y conciliar los pagos de entre 200 y 300 familias.
- Gestiona la inscripción en pago automático, pagos rechazados y transacciones fallidas.
- Gestiona planes de pago, créditos, ajustes y reembolsos.
- Procesar y registrar la asistencia a la subvención CCIS y la notificación de reembolsos.
Comunicación con los padres
- Responde a las preguntas sobre facturación de los padres con rapidez y profesionalidad.
- Envía recordatorios para cuentas vencidas.
- Ofrecer apoyo de incorporación a familias que no están familiarizadas con las herramientas de facturación digital.
- Mantener un servicio al cliente de alta calidad y tiempos de respuesta rápidos.
Informes de ingresos
- Mantén un rastreador maestro de pagos para todas las familias.
- Proporcionar informes semanales de ingresos a los directivos sobre:
- Total recogido
- Saldos pendientes
- Estado de reembolso de la subvención
- Documentación de vencimiento de la subvención
- Preocupaciones sobre la colección
- Identifica tendencias, riesgos y familias que necesitan seguimiento.
Sistemas y Documentación
- Mantener registros digitales limpios y precisos de todas las interacciones de facturación e inscripción.
- Actualizar los procedimientos operativos estándar para facturación, incorporación y flujos de comunicación de facturación.
- Mantén el sistema de facturación de Brightwheel con una precisión del 100%.
Calificaciones
- 1–3 años de experiencia en matrícula, facturación, administración de servicios familiares o gestión escolar.
- Obligatorio de secundaria o equivalente
- Sólidas habilidades técnicas con plataformas de facturación (Brightwheel, Procare o similares).
- Excelentes habilidades de comunicación y atención al cliente.
- Extremadamente organizado, capaz de gestionar grandes volúmenes de familias/datos.
- La experiencia con sistemas de subvenciones para el cuidado infantil (CCIS/ELRC) es un punto a favor.
Compensación: 21,00 $ - 22,00 $ la hora
(si ya tienes un currículum en Indeed)