Coordinador Administrativo
Tiempo completo • CHICAGO
Beneficios:
- 401(k)
- Coincidencia 401(k)
- Seguro dental
- Seguro médico
- Tiempo libre remunerado
- Permiso por paternidad
- Seguro de visión
Descripción del puesto: Coordinador Administrativo
Título: Coordinador Administrativo
Tipo de puesto: Puesto a tiempo completo
Reportes a: Directores de Escuelas
Requisito: Título universitario y al menos cinco años de experiencia en un puesto administrativo
Días/horario de trabajo: 7:30 a 15:30 de lunes a miércoles y viernes; Jueves 7:30 - 16:30
Resumen del puesto:
El Coordinador Administrativo actúa como socio fundamental para el Director de Escuelas, proporcionando apoyo administrativo de alto nivel y asegurando el funcionamiento fluido y eficaz de las funciones diarias de Daystar Academy. Este puesto es fundamental para mantener una comunicación y coordinación sólidas entre el liderazgo escolar, el profesorado, las familias, los miembros de la junta y la comunidad escolar en general.
Actuando tanto como enlace como ancla logística, el Coordinador Administrativo ayuda a facilitar las operaciones esenciales del centro, gestiona las comunicaciones clave y representa al Director de Escuelas cuando se le delega. Esta persona también desempeña un papel importante en la creación de un entorno acogedor, organizado y alineado con la misión, donde los estudiantes se sienten conocidos, valorados y apoyados.
Como una presencia visible y de confianza en la vida del colegio, el Coordinador Administrativo defiende la misión de Daystar de empoderar a los estudiantes para que tengan un impacto positivo en el mundo a través de una educación basada en la fe, comprometida culturalmente y con visión global.
Todas las responsabilidades del personal:
- Proporcionar un entorno escolar seguro, tanto en interiores como en exteriores, conforme a las directrices relativas al funcionamiento del edificio (llaves, mandos de control, códigos de alarma), las Distinciones Daystar y las prácticas de Responsive Classroom
- Participa en una breve oración del personal para comenzar el día a las 7:35 en punto de lunes a jueves en el Lugar de Reunión
- Participar en eventos de participación escolar para promover una cultura escolar positiva
- Completar las tareas de llegada y salida según se le asigne
- Cumplir funciones esenciales del puesto según la descripción específica del puesto; y durante los ejercicios escolares o emergencias, ayudar a otros en la medida de lo posible
- Ser puntual, vestido adecuadamente y listo para trabajar en los días o horas asignados
- Cumple con todos los requisitos establecidos en el Manual del Personal y con las políticas del colegio
- Sé un excelente embajador de Daystar Academy en todo momento
Funciones esenciales del puesto en relación con el puesto:
Apoyo Administrativo y Gestión de Oficinas
- Mantener sistemas bien organizados de archivos impresos y electrónicos para facilitar una gestión eficiente de los registros.
- Realizar tareas administrativas generales como fotocopias, escaneo, envío por correo, correo electrónico y archivación de documentos.
- Revisar y priorizar la correspondencia entrante; Evalúa memorandos, presentaciones e informes para determinar la importancia y planificar las acciones adecuadas.
- Redactar y preparar respuestas a consultas y solicitudes rutinarias sobre políticas, procedimientos y operaciones generales del colegio.
- Recopila y recopila información relevante de artículos, investigaciones en línea y fuentes internas, presentándola en formatos claros y accionables.
- Responde de forma profesional a preguntas sobre el funcionamiento escolar de parte del personal, padres y miembros de la comunidad.
- Redacta y formatea correspondencia original, memorandos, informes y otros documentos administrativos.
- Coordinar y mantener las agendas de las reuniones del equipo administrativo.
- Supervisa la gestión de eventos del calendario escolar y dirigidos a los padres a través de Google Calendar, incluyendo reservas de plazas y salas de conferencias.
- Revisa y edita informes, cartas y memorandos para mayor claridad, precisión y alineación con los estándares escolares.
- Ayudar en la compilación y mantenimiento de documentación para la acreditación, planificación de mejoras escolares, políticas de la junta, el manual del personal y otros registros institucionales.
- Supervisa las operaciones del edificio y actúa como enlace principal con proveedores y contratistas.
- Gestionar la seguridad y protección del edificio, asegurando el cumplimiento de los protocolos y la correcta distribución de códigos de alarma, mandos de control, llaves, procedimientos de seguridad contra incendios, y garantizar el cumplimiento del Manual de Crisis Daystar.
- Supervisa la preparación médica manteniendo el cumplimiento con EpiPen y DEA, liderando la formación del personal sobre kits de emergencia, inhaladores y procedimientos relacionados.
- Supervisar las enfermedades transmisibles ante las autoridades sanitarias públicas y garantizar una comunicación interna adecuada.
- Organizar y coordinar los eventos del personal, incluyendo la adquisición de alimentos, suministros y logística.
Coordinación de Reuniones y Comunicación
- Programar y coordinar reuniones, conferencias y eventos internos y externos en nombre del Director de Escuelas.
- Asistir a las reuniones designadas y registrar, preparar y archivar con precisión las actas de las reuniones.
- Crear y distribuir agendas claras y oportunas y actas de reuniones a todas las partes interesadas relevantes.
- Asegura una comunicación oportuna y constante de fechas clave, eventos, actualizaciones y anuncios a nivel escolar al personal, familias y miembros de la comunidad.
- Gestiona el calendario del Director de Escuela, priorizando reuniones y compromisos, y ejerce un buen juicio para ajustar el horario según sea necesario.
- Coordinar la logística de viaje, incluyendo la organización del transporte y alojamiento, la finalización de las autorizaciones de viaje y la tramitación de los reembolsos de gastos.
Gestión de Proyectos y Procesos
- Coordinar y ejecutar proyectos administrativos especiales asignados por el Director de Escuelas.
- Ayudar en el desarrollo, implementación y evaluación de procedimientos de oficina para mejorar la eficiencia y eficacia.
- Identifica proactivamente oportunidades para mejorar las operaciones de la oficina, agilizar los flujos de trabajo y reducir los tiempos de respuesta.
- Colaborar con el personal de distintos departamentos para ofrecer un servicio de alta calidad al profesorado, estudiantes, familias, miembros de la junta, voluntarios e invitados.
Apoyo al liderazgo
- Actuar como representante del Director de Escuelas cuando sea necesario, ejerciendo discreción, profesionalidad y toma de decisiones acertadas.
- Apoyar iniciativas de liderazgo manteniendo una estricta confidencialidad en todas las comunicaciones y documentación.
- Responder a solicitudes y consultas relacionadas con las políticas escolares y las operaciones generales con profesionalidad y precisión.
- Supervisar la coordinación de los servicios de limpieza y las operaciones de las instalaciones para garantizar un entorno seguro, limpio y funcional.
- Representar al Director de Escuelas en reuniones o eventos asignados, modelando la misión y los valores de Daystar.
Funciones esenciales relativas al miembro del equipo administrativo de Daystar:
- Proporcionar informes a la Junta de Daystar según se solicite
- Formar parte de comités escolares según se solicite
- Participar y ayudar en la planificación e implementación del desarrollo profesional a nivel de personal
- Participa en reuniones regulares del Equipo Administrativo, proporcionando asesoramiento y perspectivas sobre áreas que afectan a la escuela en su conjunto
- Participar en la planificación y gestión de eventos escolares, incluyendo, pero no limitado a, eventos de vuelta al colegio para padres y alumnos, reuniones de padres y profesores, programas festivos, noches de demostración de aprendizaje, banquetes deportivos, eventos especiales de secundaria y bachillerato, y ceremonias de graduación de 8º y 12º curso
Daystar Academy es una comunidad única donde los estudiantes reciben un entorno de aprendizaje enriquecedor que les permite explorar, descubrir y crear. Estamos comprometidos con algo más que la excelencia académica. Nuestro plan de estudios permite a los estudiantes involucrarse con la materia de manera experiencial y promueve la curiosidad, la resolución de problemas y el respeto de las diferencias de pensamiento y opinión. Fomentamos un cuerpo estudiantil maravillosamente diverso que se compone de una variedad de antecedentes culturales, étnicos y socioeconómicos. Nuestro objetivo es construir una comunidad escolar que refleje la diversidad de la ciudad y el Reino de Dios.
La misión de Daystar es empoderar a los estudiantes para que tengan un impacto en el mundo a través de una educación basada en la fe, culturalmente comprometida y con mentalidad global. Nuestra visión es transformar Chicago y el mundo educando y empoderando a nuestros estudiantes para que vivan los valores del reino de Dios.
La misión de Daystar es empoderar a los estudiantes para que tengan un impacto en el mundo a través de una educación basada en la fe, culturalmente comprometida y con mentalidad global. Nuestra visión es transformar Chicago y el mundo educando y empoderando a nuestros estudiantes para que vivan los valores del reino de Dios.
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