MOUNT ZION LLC
Apertura Futura: Secretario y Asistente Personal
Tiempo completo • SR
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Beneficios:
- 401(k)
- Seguro dental
- Seguro médico
- Oportunidad de ascenso
- Bono de firma
- Seguro de visión
- Descuentos para empleados
Resumen del puesto
Buscamos una Secretaria y Asistente Personal motivada y sociable para unirse a nuestro equipo. En este puesto, prestarás apoyo a nuestros empleados de oficina, asegurándote de que dispongan de toda la información y recursos necesarios para rendir al máximo. Tus responsabilidades incluirán responder a las llamadas, programar citas, planificar reuniones y escribir correspondencia. El candidato ideal está muy organizado, con excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal y un carácter amable.
Responsabilidades clave
- Contesta llamadas entrantes y envíalas a la persona adecuada
- Programa citas y mantén un calendario
- Organiza reuniones y toma actas precisas
- Escribe correos electrónicos, notas y cartas y distribúyelos adecuadamente
- Contribuir a los informes de la empresa
- Mantener un sistema de archivo organizado
- Desarrollar, actualizar y mantener los procedimientos relevantes de la oficina
Comunicación y gestión de correspondencia
Contesta las llamadas entrantes de forma rápida y profesional, redirigiendo las llamadas a los miembros del equipo correspondientes
- Gestionar los sistemas de buzón de voz y asegurar un seguimiento oportuno de los mensajes
- Redactar, formatear, corregir y distribuir correos electrónicos, memorandos, cartas y otra correspondencia comercial
- Servir como punto de contacto profesional para familias, personal, representantes del Centro Regional y socios externos
- Maneja las comunicaciones sensibles con discreción, tacto y la confidencialidad adecuada
- Mantener una comunicación profesional y cortés en todas las interacciones
Gestión de calendarios y programación
Programar y coordinar nombramientos para el liderazgo ejecutivo y el personal de oficina
- Mantener sistemas de calendario organizados y gestionar de forma proactiva los conflictos de programación
- Envía recordatorios y confirmaciones de citas a las partes implicadas
- Coordina la logística de las reuniones, incluyendo la reserva de habitaciones, la configuración de la tecnología y el catering cuando sea necesario
- Haz un seguimiento de plazos importantes, renovaciones y obligaciones urgentes
Coordinación y documentación de reuniones
Organizar y programar reuniones de personal, reuniones con clientes y reuniones con los grupos de interés
- Preparar las agendas de las reuniones y distribuir materiales a los participantes con antelación
- Asiste a reuniones y toma actas precisas y detalladas que documenten las decisiones clave y los puntos de acción
- Distribuir las actas de las reuniones y hacer seguimiento de las tareas y plazos asignados
- Coordina las plataformas de reuniones virtuales (Zoom, Google Meet, etc.) y proporciona soporte técnico según sea necesario
Gestión de Documentos y Registros
Mantener sistemas organizados de archivo físicos y electrónicos para documentos y registros de oficina
- Desarrollar, implementar y actualizar los procedimientos y protocolos de documentación de la oficina
- Garantizar la retención adecuada de los documentos conforme a los requisitos normativos y organizativos
- Gestionar el control de versiones de documentos y mantener sistemas de registro precisos
- Preparar y formatear informes, presentaciones y otros documentos empresariales
- Archivar los materiales de forma sistemática y asegurar una fácil recuperación cuando sea necesario
Operaciones de oficina y apoyo administrativo
Proporcionar apoyo administrativo general a los empleados de oficina y al equipo directivo
- Operar equipos estándar de oficina como impresoras, escáneres, fotocopiadoras y máquinas de fax
- Supervisar y mantener el inventario de material de oficina; Solicita suministros según sea necesario
- Coordinar el mantenimiento del equipo y solucionar problemas técnicos básicos
- Ayudar en proyectos especiales, investigación y otras tareas asignadas
- Contribuye a los informes y documentación de la empresa según sea necesario
- Mantener un ambiente de oficina organizado y profesional
Mejora de procesos y desarrollo de sistemas
Desarrollar y actualizar los procedimientos relevantes de la oficina para mejorar la eficiencia y la coherencia
- Identificar oportunidades para agilizar los flujos de trabajo administrativos
- Implementa sistemas organizativos que apoyen la productividad del equipo
- Crear y mantener documentación procesal y materiales de referencia
Cualificaciones
- Se requiere diploma de secundaria/GED, un título de asociado o formación administrativa
- Experiencia previa como Secretario y Asistente Personal o en un puesto similar
- Familiaridad con equipos de oficina estándar como impresoras y máquinas de fax
- Excelentes habilidades informáticas y conocimientos de Microsoft Office: Word, Outlook, PowerPoint, etc...
- Altamente organizado, con excelentes habilidades de gestión del tiempo y la capacidad de priorizar proyectos
Compensación: 28,00 $ la hora
Mount Zion LLC es una agencia de Servicios de Vida Asistida con sede en Santa Rosa dedicada a empoderar a adultos con discapacidades del desarrollo para que vivan de forma independiente en sus comunidades. Ofrecemos un apoyo compasivo y centrado en la persona que promueve la dignidad, el crecimiento y la calidad de vida. Siempre buscamos personas solidarias y motivadas para unirse a nuestro equipo y marcar una verdadera diferencia en la vida de las personas a las que servimos
(si ya tienes un currículum en Indeed)