Todos los Trabajos
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Coordinador de oficina 475 School Street Suite # 15 Marshfield MA 02050

Coordinador de oficina

Tiempo completo • 475 School Street Suite # 15 Marshfield MA 02050
Beneficios:
  • 401(k)
  • Coincidencia 401(k)
  • Bonificación basada en el rendimiento
  • Coche de empresa
  • Salario competitivo
  • Oportunidad de ascenso
  • Tiempo libre remunerado
  • Formación y desarrollo
PROPÓSITO DEL PUESTO: Las responsabilidades del Coordinador de Oficina en Facturación y Nóminas incluyen: gestión de facturación, procesamiento de nóminas y administración de oficina. Será el punto de contacto tanto para los clientes actuales como para los cuidadores en asuntos administrativos como facturas, pagos, nóminas, vacaciones, días de baja, etc. El Coordinador de Oficina de Facturación y Nóminas informa a los directores y propietarios.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES Y FUNCIONES ESENCIALES:

Las funciones y responsabilidades descritas a continuación no constituyen una lista exhaustiva para este puesto. Se pueden asignar tareas adicionales periódicamente según la evolución de las demandas empresariales y la tecnología.

· Recopila y verifica hojas de horas y revisa los horarios de los cuidadores de nuestro sistema de programación

· Calcular salarios, horas extra y deducciones, procesar las nóminas (por ejemplo, cada dos semanas) y emitir nóminas/recibos

· Garantizar el cumplimiento de las normativas fiscales locales, estatales y federales

· Gestiona consultas de nóminas de empleados y resuelve los problemas a medida que surgen

· Conserva los archivos de nóminas de los empleados, registra y actualiza cambios como nuevas contrataciones, despidos, deducciones y estatus fiscal.

· Gestiona días de baja, solicitudes de días libres, etc., para el proveedor de nóminas en colaboración con el programador

· Generar, revisar, enviar y rastrear las facturas de los clientes en un ciclo de facturación regular

· Gestionar las cuentas de los clientes y los saldos pendientes; pagos atrasados, registrar pagos y emitir recibos

· Resuelve problemas de facturación y responde a las consultas de los clientes de forma profesional

· Mantener registros y documentación de facturación precisos, conciliar los extractos de facturación y ayudar con el cierre de fin de mes

· Colaborar con contabilidad, atención al cliente y asegurar el cumplimiento de las políticas de la empresa y la normativa aplicable

· Abordar y resolver los problemas relacionados con la nómina y la facturación de forma oportuna

· Tramitar reclamaciones de seguros de cuidados a largo plazo y comunicarse con agencias de LTC y clientes

· Realizar comprobaciones de antecedentes y Cori para nuevos empleados

· Mantente informado y actualizado con el manual de la empresa

· Proporcionar información de los empleados para fines de compensación laboral, desempleo, PFML, etc.

· Generar informes de facturación y nóminas según lo solicite la dirección

· Mantener el cumplimiento de la HIPAA y las normativas de atención domiciliaria.

· Colaborar con auditorías, revisiones de cumplimiento y otras tareas administrativas según sea necesario.

CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES LABORALES REQUERIDOS:

  • · Diploma de secundaria o educación superior
  • Se prefiere un título de asociado en Contabilidad, Contabilidad o Administración de Empresas, pero no es obligatorio
  • 2+ años de experiencia en facturación y nóminas
  • La experiencia en el procesamiento de pagos y transacciones y el conocimiento de sistemas de facturación o software financiero es un +
  • Comprensión de las leyes de nóminas, regulaciones fiscales y principios contables.
· Excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo, y orientación al detalle

· Numérico fuerte, analítico. Dominio de Microsoft Office, principalmente Excel, software de facturación/cuentas (QuickBooks)

· Experiencia en procesamiento de nóminas, facturación, conciliación, preferencia por cuentas por cobrar/cuentas a pagar

  • Se prefiere un sólido conocimiento de los procesos de nómina, las leyes fiscales y la normativa del IRS
· Presenta una imagen bien cuidada que refleje la profesionalidad del negocio.

· Capacidad para planificar, organizar, priorizar y completar con precisión las actividades laborales dentro de los plazos asignados, gestionando las interrupciones.

· Trabaja de forma independiente y proactiva con una dirección y/o supervisión mínima.

  • Fuertes habilidades de comunicación verbal y escrita
  • Conocimiento de Worldpay, Wellsky, Clearcare y Viventium A +
· Elegibilidad para trabajar legalmente en EE. UU.

DEMANDAS FÍSICAS/AMBIENTALES:

· Combinación de sentarse, estar de pie, agacharse, alcanzar, estirar, agacharse, caminar, subir escaleras, conducir y moverse de forma intermitente durante el horario laboral.

· Responde a consultas generales, solicitudes de información, hace seguimiento, según corresponda, y remite consultas complejas no rutinarias a los Directores o a la parte correspondiente.

· Debe ser capaz de mantener comunicación verbal y escrita con compañeros, equipo directivo, clientes, familiares, proveedores y todos los socios comerciales dentro o fuera de la Agencia.

Beneficios:

· Salario competitivo

· 401K

· Tiempo libre remunerado

· Tiempo de baja por enfermedad ganado

· Permiso familiar y médico

· Duelo

· Oportunidad de crecimiento

· Equipo directivo de apoyo
Compensación: 23,00 $ - 25,00 $ la hora




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