FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL PUESTO:

Ø Monitorizar las comunicaciones del HUB, incluyendo correos electrónicos, llamadas telefónicas y mensajes de voz, y responder en consecuencia.

Ø Recibir, clasificar y distribuir el correo/entregas diarias.

Ø Contacta con las familias que soliciten ayuda para evaluar sus necesidades y confirmar si su código postal es elegible para el servicio Hub. Si no son elegibles, remite a la empresa adecuada.

Ø Supervisar y asegurar la entrada diaria de datos; Distribución de pañales, entrega a domicilio en una hoja de cálculo Excel. Proporciona el informe mensual del condado.

Ø Mantener la seguridad de la oficina siguiendo los procedimientos de seguridad y controlando el acceso a través de la recepción.

Ø Responder según sea necesario a solicitudes de servicios para hacer referencias adecuadas si es necesario.

Ø Derivar a las familias al gestor de casos.

Ø Llamar semanalmente a las familias que actualmente reciben servicios para confirmar sus necesidades continuas.

Ø Crear, imprimir y publicar calendarios mensuales de distribución en un panel informativo y distribuir según sea necesario a las familias.

Ø Proporcionar documentación según sea necesario para el cumplimiento de las responsabilidades y informes de la subvención

Ø Categorizar, archivar y enviar correctamente todas las donaciones y recibos de donación.

ø Facilitar eventos especiales de divulgación con socios con el Director de Operaciones

Ø Crear documentos según sea necesario.

Ø Ayudar con la traducción según sea necesario y realizar otras tareas administrativas de recepcionista.

Ø Otras tareas asignadas

REQUISITOS FÍSICOS:

Ø Habilidades de comunicación efectivas; escrito y oral (se requiere inglés y español)

Ø Buenas habilidades organizativas y de gestión del tiempo, con gran atención al detalle

Ø Fuerte capacidad para hacer varias cosas a la vez y resolver problemas

Ø Competente en herramientas de Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.)

Ø Capacidad para tratar información sensible de manera confidencial

Ø Representar al HUB en reuniones comunitarias a petición

Ø Capacidad para trabajar hasta los plazos

Ø Un compromiso con la misión del Upcounty HUB de proporcionar servicios esenciales a familias necesitadas de manera respetuosa y culturalmente sensible.