Administrador de Oficina y Ventas
Savannah
Apertura Futura: Administrador de Oficina y Ventas
Tiempo completo • Savannah
Resumen del puesto
Buscamos un Administrador de Oficina y Ventas fiable y detallista que apoye a nuestra creciente empresa de reformas de baños. Este puesto combina administración de oficina, comunicación con clientes, contabilidad basada en QuickBooks, administración de compensación de ventas y seguimiento de ingresos.
Desempeñarás un papel central en mantener nuestra oficina organizada, garantizar registros financieros precisos, preparar informes relacionados con ventas y apoyar al propietario con los conocimientos de ingresos necesarios para que las operaciones comerciales sean fluidas.
Responsabilidades clave
Buscamos un Administrador de Oficina y Ventas fiable y detallista que apoye a nuestra creciente empresa de reformas de baños. Este puesto combina administración de oficina, comunicación con clientes, contabilidad basada en QuickBooks, administración de compensación de ventas y seguimiento de ingresos.
Desempeñarás un papel central en mantener nuestra oficina organizada, garantizar registros financieros precisos, preparar informes relacionados con ventas y apoyar al propietario con los conocimientos de ingresos necesarios para que las operaciones comerciales sean fluidas.
Responsabilidades clave
Administración de Oficinas y Ventas
- Sirve como primer punto de contacto para los propietarios, respondiendo llamadas y correos electrónicos
- Informes de ventas y distribución de leads a consultores de diseño
- Mantén los registros digitales y físicos bien mantenidos y fáciles de acceder
- Ayuda con el pedido de materiales y el seguimiento de las entregas
- Gestionar el material de oficina, la comunicación con proveedores y las necesidades administrativas generales
- Apoyar al propietario con tareas organizativas diarias y seguimientos
Contabilidad (Salesforce y QuickBooks)
- Introduce facturas, facturas, gastos, pagos y recibos de compra en QuickBooks
- Conciliar cuentas bancarias y de tarjeta de crédito
- Haz un seguimiento de los gastos relacionados con el trabajo y categorízalos adecuadamente (colabora con el Coordinador de Producción)
- Gestionar cuentas a pagar/cobrar
- Prepara resúmenes financieros semanales o mensuales para el propietario
- Apoya la preparación de la nómina recopilando el seguimiento del tiempo y la información laboral codificada por puestos
Administración de Compensación de Ventas
- Mantener y actualizar hojas de cálculo de compensación de ventas o campos de seguimiento de QuickBooks
- Calcular las comisiones en función de estructuras aprobadas
- Asegúrate de que los cálculos de comisiones sean precisos, puntuales y cumplan con las políticas de la empresa
- Prepara informes de pago de comisiones para revisión de la dirección
- Notifique al personal de ventas sobre el estado de comisión (ganada, pendiente, pagada) según se indique
Seguimiento e Informes de Ingresos
- Haz un seguimiento de los ingresos de proyectos firmados, depósitos recibidos y pagos anticipados
- Monitorizar las proyecciones de ingresos y datos reales entre puestos
- Prepara resúmenes semanales y mensuales de ingresos para el propietario
- Identificar saldos pendientes y ayudar en la comunicación de seguimiento
- Apoyar los esfuerzos de previsión manteniendo los datos de ingresos actualizados y bien organizados
Cualificaciones
- Se requiere experiencia en administración de oficina; Construir o remodelar un entorno de oficina es un plus
- Competencia con QuickBooks (obligatorio)
- Sólidas habilidades en Excel o hojas de cálculo para compensación de ventas e informes de ingresos (obligatorios)
- Dominio de Salesforce a ventaja
- Excelente atención al detalle, especialmente con datos financieros
- Sólidas habilidades de comunicación y atención al cliente
- Capacidad para gestionar múltiples tareas con precisión y consistencia
- Conocer el CRM, las herramientas de programación o los sistemas de flujo de trabajo es un plus
- Fiable y cómodo manejando información financiera confidencial
Quién eres
- Organizado, preciso y fiable
- Cómodo equilibrando tareas administrativas y responsabilidades financieras
- Amable y profesional al interactuar con los propietarios
- Confianza con los números, los informes y los procesos estructurados
- Capaz de trabajar de forma independiente y mantener un flujo de trabajo consistente
- Capaz de mantener la oficina funcionando sin problemas con supervisión mínima
Compensación: 18,00 $ - 23,00 $ la hora
(si ya tienes un currículum en Indeed)