Acerca de Optimum Care SLS II

Optimum Care SLS II ofrece servicios de vida de apoyo a adultos con discapacidades del desarrollo.

Sobre el puesto

Buscamos una Secretaria y Asistente Personal motivada y sociable para unirse a nuestro equipo. En este puesto, prestarás apoyo a nuestros empleados de oficina, asegurándote de que dispongan de toda la información y recursos necesarios para rendir al máximo. Tus responsabilidades incluirán responder a las llamadas, programar citas, planificar reuniones y escribir correspondencia. El candidato ideal está muy organizado, con excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal y un carácter amable. Este puesto requiere la capacidad de cubrir CUALQUIER turno cuando sea necesario.

Responsabilidades

Comunicación y correspondencia

• Responder las llamadas entrantes de forma rápida y profesional, redirigiendo las llamadas a los miembros del equipo correspondientes

• Servir como punto de contacto profesional para familias, personal, representantes del Centro Regional y socios externos

• Gestionar comunicaciones sensibles con discreción, tacto y la confidencialidad adecuada

• Mantener una comunicación profesional y cortés en todas las interacciones

Calendario y programación

• Programar y coordinar nombramientos para la dirección ejecutiva y el personal de oficina

• Mantener sistemas de calendario organizados y gestionar proactivamente los conflictos de programación

• Enviar recordatorios y confirmaciones de citas a las partes relevantes

• Coordinar la logística de reuniones, incluyendo la reserva de habitaciones, la configuración de la tecnología y el catering cuando sea necesario

• Hacer seguimiento de plazos importantes, renovaciones y obligaciones urgentes
Este puesto requiere la capacidad de cubrir CUALQUIER turno cuando sea necesario.

Coordinación y documentación de reuniones

• Organizar y programar reuniones de personal, reuniones con clientes y reuniones con los grupos de interés

• Preparar las agendas de las reuniones y distribuir materiales a los participantes con antelación

• Asistir a reuniones y tomar actas precisas y detalladas que documenten las decisiones clave y los puntos de acción

• Distribuir las actas de las reuniones y hacer seguimiento de las tareas y plazos asignados

• Coordinar plataformas de reuniones virtuales (Zoom, Google Meet, etc.) y proporcionar soporte técnico según sea necesario

Gestión de Documentos y Registros

• Mantener sistemas organizados de archivo físico y electrónico para documentos y registros de oficina

• Desarrollar, implementar y actualizar los procedimientos de oficina y los protocolos de documentación

• Garantizar la retención adecuada de los documentos conforme a los requisitos normativos y organizativos

• Gestionar el control de versiones de documentos y mantener sistemas de registro precisos

• Preparar y formatear informes, presentaciones y otros documentos empresariales

• Archivar los materiales de forma sistemática y asegurar su fácil recuperación cuando sea necesario

Operaciones de oficina y apoyo administrativo

• Proporcionar apoyo administrativo general a los empleados de oficina y al equipo directivo

• Operar equipos estándar de oficina, incluyendo impresoras, escáneres, fotocopiadoras y máquinas de fax

• Supervisar y mantener el inventario de material de oficina; Solicita suministros según sea necesario

• Coordinar el mantenimiento de equipos y solucionar problemas técnicos básicos

• Ayudar en proyectos especiales, investigación y otras tareas asignadas

• Contribuir a los informes y documentación de la empresa según sea necesario

• Mantener un entorno de oficina organizado y profesional

 

Cualificaciones

Nota: Las solicitudes que no cumplan con los requisitos mínimos de formación y experiencia no serán consideradas para este puesto.