Asistente Ejecutivo

Título - Asistente Ejecutivo

Cliente - Consejo de Restauración de Ecosistemas de la Costa del Golfo

Ubicación - 500 Poydras Street, Suite 1117, Nueva Orleans, LA 70130

 

Proporcionar apoyo ejecutivo, operativo y de proyectos
Responsable de proporcionar apoyo analítico y especializado para relevar, asistir y, en asuntos delegados, actuar en nombre de la alta dirección y la dirección ejecutiva. Actúa como enlace principal con la administración y diversas funciones de apoyo. Responsable de coordinar la implementación de procedimientos y programas relacionados con estas especialidades administrativas. Prioriza y lleva a cabo proyectos especiales y tareas complejas. Ejerce juicio frecuente, iniciativa, diplomacia y tacto, y garantiza la confidencialidad de todos los asuntos. Toma decisiones administrativas y actúa en nombre del directivo/ejecutivo basándose en el conocimiento de la organización, las políticas y el personal. Realiza una amplia gama de tareas administrativas para un alto nivel de dirección o ejecutivo. Ejerce juicio, iniciativa y tacto, toma decisiones administrativas y actúa en nombre del ejecutivo basándose en el conocimiento de la organización, las políticas y el personal. Ordena directrices, procedimientos y políticas establecidas.

Tarea Principal 1 – Funciones Ejecutivas:
1. Gestionar los calendarios del Director Ejecutivo y de la agencia, incluyendo el seguimiento de fechas de hito, la coordinación de los calendarios de gestión de la agencia, la programación de reuniones para el Director Ejecutivo, el apoyo a la preparación de la agenda y la coordinación de acciones de seguimiento.
2. Proporcionar apoyo de viaje al Director Ejecutivo a través del sistema gubernamental de viajes, incluyendo la reserva de itinerarios complejos, el establecimiento y mantenimiento de un calendario regular de viajes para las visitas de los miembros y la oferta de otras ayudas de viaje necesarias.
3. Ayudar a la dirección de la agencia en la coordinación periódica y programación de las reuniones del Consejo, incluyendo la coordinación de horarios entre diversos altos funcionarios estatales y federales.
4. Proporcionar la toma de notas y otros apoyos necesarios en reuniones periódicas de grandes grupos.
5. Proporcionar apoyo en la oficina para las reuniones internas del personal y las reuniones del Consejo celebradas en el área de Nueva Orleans (NOLA), asegurando la preparación adecuada del espacio físico y los materiales necesarios, incluyendo soporte audiovisual para reuniones híbridas.
6. Apoyar el proceso del Consejo bajo la Ley de Libertad de Información (FOIA).
7. Experiencia como organizador de eventos. Realiza tareas de preparación para la reunión, incluyendo la distribución de invitaciones, agendas y materiales de prelectura.
8. Mantener el área de oficinas del personal, asegurando la disponibilidad de los suministros necesarios para el personal de la agencia.
9. Otras tareas administrativas asignadas.

Tarea Principal 2 - Tarjeta de Compra y Apoyo Administrativo
10. Adquisiciones y Apoyo Financiero: Coordinar todas las solicitudes de compra, gestionar el proceso de compra (incluyendo aprobaciones y verificación de recibos) y ayudar con las actualizaciones del plan de tarjetas de crédito y la documentación del mecanismo de compra.
11. Gestión del Plan de Formación: Desarrollar y mantener el plan anual de formación, hacer un seguimiento del progreso del personal y las fechas de finalización, y actualizar los formularios de formación de Google según sea necesario.
12. Seguimiento de cumplimiento: Garantizar el cumplimiento del personal con los requisitos de formación, enviar los recordatorios necesarios y añadir el plan anual de formación con los registros de finalización para fines de auditoría.
13. Apoyo Administrativo General: Proporcionar apoyo a los procesos administrativos del Consejo según sea necesario.

Entrega Principal 1 – Reunión mensual e informe de estado con el Director Ejecutivo y Director de Administración de GCERC para identificar los puntos de acción e informar sobre el estado de los mismas.

Requisitos mínimos:
● Mínimo dos (2) años de experiencia apoyando a un ejecutivo, incluyendo la gestión de horarios complejos con participantes internos y externos, la coordinación de los desplazamientos y la gestión de tareas administrativas diarias.
● Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita para intercambiar información de manera eficaz y transmitir ideas y conceptos a una variedad de partes interesadas.
● Experiencia probada en gestión de archivos/registros, específicamente en la organización y archivo de documentos relevantes para el ejecutivo apoyado.
● Es competente en el uso de un ordenador personal y software empresarial, con experiencia demostrada en GSuite.
● Experiencia en la gestión de necesidades de asistentes ejecutivos, incluyendo contratación, desarrollo, enrutamiento y verificación de información correcta, especialmente relacionada con los viajes.
● Capacidad demostrada y disposición para recibir formación y orientación.
● Capaz de leer e interpretar directrices generales de procedimiento.