Gestor de oficina (a tiempo completo, exento)
Tiempo completo • St. Louis
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Beneficios:
- FSA - Cuenta de Gastos Flexibles
- Seguro de vida, a largo plazo, seguro de AD&D
- Baja por maternidad (6 semanas remuneradas)
- Nuestro impacto - Salvando vidas
- 401(k)
- Coincidencia 401(k)
- Bonificación basada en el rendimiento
- Seguro dental
- Seguro médico
- Oportunidad de ascenso
- Tiempo libre remunerado
- Permiso por paternidad
- Formación y desarrollo
- Seguro de visión
Gestor de oficina (Exento a tiempo completo)
La Coalición CHADS por la Salud Mental salva vidas jóvenes al promover la concienciación y la prevención de la depresión y el suicidio.
CHADS cree en la importancia de educar a nuestros adolescentes sobre la depresión, la prevención del suicidio y el bienestar socioemocional. Sus tres programas principales son el programa SOS (Signos de Suicidio), CHADS Family Support y los Programas de Bienestar Social Emocional. Estos programas están dirigidos a estudiantes de primaria, secundaria, bachillerato y universidad, profesores y padres.
Resumen del puesto:
El Gestor de Oficina apoya las operaciones diarias de la agencia en las funciones administrativas, financieras, de desarrollo y de instalaciones. Este puesto trabaja estrechamente con la dirección de la agencia, los jefes de departamento y, en ocasiones, los miembros de la junta directiva para garantizar operaciones eficientes de oficina, procesos financieros precisos y un sólido apoyo organizativo.
El Gerente de Oficina reporta directamente al CEO.
Este es un puesto a tiempo completo, exento, con horario estándar de oficina de lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 4:30 p.m. Puede ser necesario disponer ocasionalmente por la tarde o los fines de semana para reuniones o eventos especiales.
Responsabilidades del puesto:
Oficina y Operaciones Administrativas
· Supervisa las operaciones diarias de la oficina, incluyendo correo, entregas, gestión telefónica, reservas de habitaciones y organización de la oficina.
· Encarga y gestiona el material de oficina y coordina el mantenimiento de las instalaciones y los servicios de proveedores.
· Mantener las certificaciones requeridas, los elementos de cumplimiento de seguridad y ayudar con las auditorías y simulacros de CAF.
· Redactar la correspondencia general y coordinar los viajes del personal, los registros de formación y los arreglos de las conferencias.
Apoyo financiero y contable
· Gestiona la documentación financiera, incluyendo subidas de recibos, registros de proveedores, W-9 e imágenes de facturas.
· Asignar y revisar la codificación GL y las clasificaciones de centros de costes y resolver discrepancias.
· Preparar y procesar depósitos bancarios, monitorizar los saldos diarios y mantener las funciones de la plataforma bancaria, incluyendo Positive Pay.
· Procesar reembolsos, rastrear la documentación que falta y elaborar los registros financieros para el contable.
· Apoya la documentación de subvenciones, promesas y ingresos en especie.
Gestión de Sistemas y Datos
· Mantener los registros en plataformas de agencias, incluyendo los sistemas Donor Perfect y TCCFO (DEXT/Bills).
· Sube y organiza la documentación de donantes, subvenciones y financieros.
· Generar informes según sea necesario para apoyar las actividades de liderazgo y desarrollo.
Desarrollo, RRHH y Apoyo Organizativo
· Registrar donaciones y ayudar al departamento de Desarrollo con el seguimiento y la notificación de donantes.
· Ayuda a Recursos Humanos con la orientación según sea necesario.
· Apoyar la coordinación de eventos y la gestión de voluntarios cuando sea necesario.
Liderazgo y Relaciones Externas
· Asistir al CEO con la programación y preparación para las reuniones del Consejo de Administración y mantener la documentación del consejo.
· Coordinar la documentación del programa, incluidos los MOUs.
· Actúa como enlace con proveedores, socios financieros y proveedores externos.
Cualificaciones:
Formación y experiencia
· Se requiere el diploma de secundaria; Se prefiere un título de grado.
· Mínimo cinco años de experiencia en administración o gestión de oficinas.
· Se prefiere experiencia en el apoyo a procesos financieros o documentación contable.
Habilidades y conocimientos
· Conocimiento de principios básicos de contabilidad, incluyendo codificación GL, conciliación y revisión de documentación financiera.
· Sólidas habilidades organizativas, de comunicación y de resolución de problemas.
· Capacidad para gestionar múltiples responsabilidades manteniendo la confidencialidad y la atención al detalle.
· Comunicación profesional con el personal, la dirección, los proveedores y los miembros de la junta.
Habilidades técnicas
· Dominio de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams).
· Se prefiere experiencia con sistemas como Donor Perfect, DEXT, Bills u plataformas similares.
· Gran comodidad con sistemas digitales y software financiero.
El salario inicial para este puesto es de $50,000+
CHADS está comprometido con crear un entorno diverso y se enorgullece de ser un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Todos los solicitantes cualificados serán considerados para el empleo sin distinción de raza, color, religión, género, identidad o expresión de género, orientación sexual, origen nacional, genética, discapacidad, edad o condición de veterano. CHADS también está comprometido con el cumplimiento de todas las prácticas laborales justas en materia de ciudadanía y estatus migratorio.
Compensación: 50.000,00 $ al año
NUESTRA MISIÓN
CHADS SALVA VIDAS JÓVENES AL PROMOVER LA CONCIENTIZACIÓN Y LA PREVENCIÓN DE LA DEPRESIÓN Y EL SUICIDIO.
QUÉ HACEMOS
CHADS es una organización 501 (c) (3) que ofrece Señales de Suicidio®, Apoyo Familiar y Programas de Bienestar Social y Emocional para promover la concientización y la prevención de la depresión y el suicidio. Además de proporcionar a los adolescentes y adultos jóvenes de 25 años o menos servicios de asesoramiento y programas educativos, también servimos a padres, educadores y miembros de la comunidad con recursos, presentaciones y más para proporcionar un enfoque holístico y proactivo de las enfermedades mentales y el acoso.
VISIÓN
Ser el líder de la comunidad en la educación y el apoyo a los jóvenes cuyas vidas se ven afectadas por pensamientos suicidas, ansiedad y/o depresión.
VALORES FUNDAMENTALES
- Enfocados en la juventud: apoyar la salud mental de los jóvenes y adultos jóvenes con cada decisión que tomamos.
- Pasión - Mantener nuestra misión y visión en el centro de nuestro trabajo. Mostramos orgullo, entusiasmo y dedicación en todo lo que hacemos.
- Carácter: valorar a aquellos a quienes servimos, nuestros empleados, voluntarios y organizaciones colaboradoras demostrando honestidad, respeto, integridad, confianza y apoyando la diversidad. Somos personas de carácter.
- Esperanza - Llevar esperanza a los clientes y familias a las que apoyamos. Confiamos en que sus vidas mejorarán y superarán su crisis de salud mental.
- Colaboración - Fomentar asociaciones efectivas con los jóvenes y sus familias, los voluntarios de la comunidad, los distritos escolares, las empresas, otras organizaciones sin fines de lucro y la comunidad en general.
- Mayordomía: enfatizar la eficiencia, la calidad y el uso óptimo de los recursos en todos los aspectos de nuestra operación, asegurando que sigamos siendo guardianes responsables de la confianza que nuestra comunidad deposita en nosotros.
- Rendición de cuentas: cumplir con nuestros compromisos y asumir la responsabilidad de nuestro desempeño.
- Excelencia: esperar lo mejor de los compañeros de trabajo y de nosotros mismos. Esfuércese por obtener resultados positivos, una mejora continua de la calidad y una toma de decisiones basada en hechos. Estamos comprometidos a proporcionar solo programas y servicios de alta calidad.
Aplicar aquí.
