Administrador de la oficina
Tiempo completo • Marshall
ATZ Manufacturing es una empresa familiar de fabricación que comenzó en 2008. Nuestra línea de productos comenzó con la Trackchair y ha crecido para incluir otros productos de orugas/movilidad, así como otros trabajos de fabricación personalizados realizados para clientes. Nos enorgullece ofrecer el mejor servicio individual a nuestros clientes. Contamos con equipos de primera categoría y equipos de primera para corte láser, freno de prensa informatizado, recubrimiento en polvo, arenado/Wheel-a-brator, soldadura robótica, doblado de tubos, mecanizado, cizallado, laminado, diseño personalizado (SolidWorks).
El Administrador de la Oficina es responsable de organizar y coordinar las operaciones y procedimientos de la oficina para garantizar la eficacia y eficiencia organizativa.
Deberes y responsabilidades del puesto:
- Contesta y dirige llamadas, correos electrónicos y otra correspondencia.
- Saluda y asiste a visitantes y clientes de manera profesional y amable.
- Responde a las consultas de los clientes y proporciona información general sobre la empresa.
- Realizar tareas administrativas como archivo, mecanografía, copia, encuadernación, escaneo, etc.
- Mantener y actualizar las bases de datos, registros y sistemas de archivo de la empresa.
- Preparar y distribuir documentos, incluyendo correspondencia, informes, borradores, memorandos y correos electrónicos según sea necesario.
- Abrir, ordenar y distribuir la correspondencia entrante.
- Prepara y realiza los depósitos bancarios.
- Introducción de datos en el sistema ERP (E2) y otros softwares.
- Procesa facturación, recibos en efectivo, notas de crédito, reclamaciones de garantía y otros recibos relacionados con la oficina.
- Investiga y compra materiales y herramientas según lo solicite I&D o según sea necesario.
- Crea órdenes de compra de hardware, asegurando la entrega puntual de materiales y productos.
- Monitoriza el rendimiento de los proveedores de hardware y resuelve problemas relacionados con la calidad, la entrega o la facturación.
- Mantén el inventario de material de oficina y realiza pedidos según sea necesario.
- Mantener el equipo de oficina y coordinar las reparaciones o reemplazos según sea necesario.
- Asegúrate de que la oficina esté limpia, organizada y sea propicia para un entorno laboral productivo.
- Colaborar con la planificación y coordinación de eventos, reuniones y conferencias de oficina.
- Organiza el catering, alojamiento y otra logística para los eventos.
- Preparar y procesar los envíos salientes, incluyendo etiquetado, embalaje y documentación según sea necesario.
- Programar y coordinar recogidas y entregas con los transportistas.
- Mantén registros precisos de los envíos, incluyendo información de seguimiento y costes de envío.
- Asegura el cumplimiento de los requisitos legales relacionados con el envío.
- Comunícate con transportistas, proveedores y clientes para resolver problemas y consultas sobre los envíos.
- Identifica oportunidades para mejorar los procesos de envío y reducir costes.
- Implementa las mejores prácticas para el embalaje, envío, procesamiento y documentación de los envíos.
- Desarrollar y mantener procedimientos operativos estándar (SOP).
- Otras tareas asignadas.
Formación y experiencia:
- Domina Microsoft Office Suite, el sistema ERP (E2), QuickBooks y otros softwares.
- Conocimiento de los procedimientos y sistemas administrativos y administrativos como el archivo y la conservación de registros
- diploma de secundaria o equivalente; Título universitario (preferido)
- Principios básicos de contabilidad
Habilidades y cualificaciones:
- Habilidades de comunicación – escritas y verbales
- Sólidas habilidades organizativas y de planificación
- Gestión del tiempo
- Evaluación y resolución de problemas
- Recogida y seguimiento de la información
- Atención al detalle y precisión
- Flexibilidad
- Adaptabilidad
- Orientación al servicio al cliente
- Trabajo en equipo
- Automotivado
- Habilidades de mecanografía
- Capacidad para realizar varias tareas a la vez
Compensación: 15,00 $ - 22,00 $ la hora
(si ya tienes un currículum en Indeed)