Asistente Administrativo (Apoyo al PMO), Intermedio
Tiempo completo • Aberdeen, MD, 21001
Beneficios:
- 401(k)
- Coincidencia 401(k)
- Salario competitivo
- Seguro médico
- Oportunidad de ascenso
- Tiempo libre remunerado
- Formación y desarrollo
- Seguro de visión
Título: Asistente Administrativo (Apoyo al PMO), Intermedio
Detalles:
Detalles:
- Estado: A tiempo completo
- Horario: 08:30 – 17:00 horas; De lunes a viernes
- Ubicación: En el lugar, Aberdeen, MD 21001
- Supervisor: No
Resumen del puesto: Este puesto proporcionará una variedad de tareas diarias administrativas y de apoyo a recepcionistas en múltiples departamentos y realizará diversas tareas para facilitar las funciones del área de responsabilidad (AOR) de la Oficina del Director de Operaciones (OCOO). El Asistente Administrativo será muy competente con los productos de Microsoft Office y estará motivado por aprender nuevos procesos. El Asistente Administrativo, Intermedio, debe tener excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita y mantener una actitud profesional. Este puesto en el sitio estará ubicado en el área de recepción de una instalación segura cerrada del Departamento de Defensa (DoD); No es posible un entorno de trabajo remoto o híbrido para este puesto en este momento.
Roles y funciones clave:
Roles y funciones clave:
- Realizar una variedad de tareas rutinarias para facilitar las funciones administrativas ejecutivas del área de responsabilidad (AOR) de la Oficina del Director de Operaciones (OCOO), apoyando específicamente áreas como la Oficina de Gestión de Programas (PMO), Ingeniería y respaldo a Operaciones
- Responder a todo tipo de comunicación de forma oportuna y profesional; hacer seguimiento con otros para asegurar que las actividades estén coordinadas; organizar reuniones internas y externas y configurar recordatorios dentro de la función de calendario de Outlook
- Jefe de operaciones para todas las funciones de Asistente Administrativo, no limitadas a:
- Gestionar todas las comunicaciones y facilitar las necesidades de empleados y/o clientes de Veritech en un plazo de ocho (8) horas laborables, o cuatro (4) horas laborables si es urgente
- Urgente se considera cualquier cosa que impida a cualquier empleado estar operativo
- Los tipos de comunicación anteriores incluyen: correo personal, correos de grupo asignados, buzón del Servicio Postal de los Estados Unidos (USPS) y entregas y paquetes de transporte a United Parcel Service (UPS) y FedEx
- Jefe de operaciones de gestión de archivos y/o registros operativos
- Proporcionar actas completas de reuniones a todas las reuniones y formaciones solicitadas
- Crear, analizar, mantener y mejorar la gestión de tareas y los procedimientos administrativos, incluyendo la recepción y consolidación de entradas de tareas para su envío y cierre, generalmente que implique trabajo de naturaleza confidencial
- Articular las necesidades empresariales y traducirlas en soluciones administrativas a través de todas las herramientas de la suite MS Office para redactar, preparar, revisar y/o corregir documentos, correos electrónicos o gráficos según las directrices establecidas de la empresa
- Redacta los correos fantasma, según lo solicitado, asegurándote de incluir el Bottom-Line Up Front Up Front (BLUF), archivos adjuntos, 5Ws, costes asociados, sitios web, puntos de contacto (POCs) y notas diversas
- Proporcionar investigación inicial para llevar a cabo nuevos o existentes esfuerzos de misión
- Cumplir con los procedimientos, políticas y mejores prácticas establecidas por la empresa
- Revisa documentos mecanografiados contra documentos fuente y monta un producto final para su revisión, autenticación u otra disposición, incluyendo la creación de plantillas
- Oficial de Acción Secundaria (AO) para:
- Acciones en recepción/Área de recepción
- Siguiendo todos los procedimientos de instalaciones seguras bloqueadas del DoD, incluyendo, pero no limitándose a: inicio de sesión, cierre de sesión y gestión de claves maestras
- Gestionar nuestros procedimientos de Apertura/Diario/Cierre para incluir el orden básico, limpieza y preparación para los visitantes sin cita previa en la Zona de Recepción, Aseos, Sala de Conferencias, Oficinas del Director Ejecutivo (CEO)/Director de Operaciones (COO) y Áreas de Oficina del Pasillo a CEO/COO de Veritech conforme a las listas de verificación de Veritech (IAW)
- Saludando todas las entradas y salidas de las puertas principales de manera profesional
- Mantener el inventario de oficina, etiquetas de activos y comprar artículos conforme a la política de la empresa
- Todos los preparativos y eventos especiales de reuniones externas/internas en la Lista de Verificación de Personas Muy Importantes (VIP) de Veritech para la instalación
- Instalaciones completas para las visitas (es decir, instalación de suministros, refrescos, artículos de aseo). Todo debería ser "Vístete bien, vestido"
- Capacidad para realizar otras acciones, según se solicite
Requisitos básicos:
- Diploma de Secundaria o Desarrollo de la Educación General (GED)
- 4+ años de experiencia en trabajo secretarial o administrativo en un entorno profesional
- Poseer excelentes habilidades de comunicación oral y escrita
- Demostró una sólida experiencia con aplicaciones y características de software de Microsoft Office (es decir, Excel, PowerPoint, Word, etc.)
- Demostrado y sólida experiencia gestionando varios calendarios y teniendo que resolver conflictos en solicitudes de programación
- Excelentes habilidades de gestión del tiempo y organización
- Alta frecuencia de teclado y utilización de tecnología
- Capacidad para trabajar de forma independiente y proactiva
Cualificaciones preferidas:
- 6+ años y más de experiencia demostrada en tareas administrativas o administrativas
- Experiencia laboral secretarial o administrativa en el Departamento de Defensa (DoD) o en la industria de telecomunicaciones
- Título de Asociado o Grado
Viajes:
- Viaje mínimo y local inferior al 10% del año
Autorización: Los solicitantes seleccionados estarán sujetos a una verificación de antecedentes y/o a una investigación de seguridad y pueden necesitar cumplir los requisitos de elegibilidad para acceder a información clasificada
- No se requiere autorización, pero sí la capacidad de obtenerla, si es necesario,
Veritech está comprometida con la contratación y retención de una plantilla diversa. Nos enorgullece ser un empleador que ofrece igualdad de oportunidades en el empleo/acción afirmativa que toma decisiones sin distinción de raza, color, religión, credo, sexo, orientación sexual, identidad de género, estado civil, origen nacional, edad, condición de veterano, discapacidad o cualquier otra clase protegida por la legislación federal, estatal, local o internacional aplicable. Veritech se compromete a ofrecer un proceso de solicitud accesible para todos, incluidas las personas con discapacidad, ofreciendo una forma alternativa de solicitar ofertas de empleo. Este método alternativo está disponible para quienes no pueden completar la solicitud online debido a una discapacidad o necesidad de adaptaciones. Veritech ofrece adaptaciones razonables a los solicitantes bajo la guía de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA), la Sección 503 de la Ley de Rehabilitación de 1973, la Ley de Asistencia para la Readaptación de Veteranos de la época de Vietnam de 1974 y ciertas leyes estatales y/o locales. Si necesita ayuda debido a una discapacidad, por favor contacte con Recursos Humanos de Veritech a través de hr@veritech.com o llame al (443) 216-9050. La ciudadanía estadounidense es obligatoria para la mayoría de los puestos.
Compensación: 45.000,00 $ - 62,000,00 $ al año
Sobre nosotros
Veritech es una empresa de ingeniería, tecnología y fabricación a gran escala que ofrece ventajas clave para nuestras fuerzas armadas, como la creación rápida de prototipos, la ingeniería de software y hardware, el desarrollo y la fabricación de productos, los servicios de campo, una instalación segura de pruebas de laboratorio y el soporte de ingeniería de sistemas y asistencia técnica (SETA). Los resultados probados, confiables y consistentes son nuestra marca registrada.
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