Apertura Futura: Responsable de Oficina - Agencia de Salud Mental

El Responsable de Oficina en One Love Agency desempeña un papel clave en el apoyo a las operaciones diarias de la agencia, asegurando que la oficina funcione de forma eficiente y que todas las tareas administrativas se completen de manera oportuna y organizada. Este puesto es fundamental para mantener una comunicación fluida, gestionar el material de oficina, ayudar con la programación y apoyar tanto al personal clínico como al no clínico.

Responsabilidades clave:

● Realizar tareas generales de oficina como contestar teléfonos, responder correos electrónicos y gestionar consultas de clientes.

● Ayudar a programar citas y coordinar reuniones para el personal clínico.

● Mantener los archivos de oficina, asegurando que estén organizados, actualizados y confidenciales conforme a las normativas HIPAA.

● Procesar el correo y paquetes entrantes y salientes.

2. Recepción y soporte de clientes:

● Gestionar los procesos de captación de clientes, incluyendo la recopilación de la documentación e información necesarias.

● Programa citas con los clientes y asegúrate de enviar recordatorios a tiempo.

● Apoyar a los clientes con preguntas generales, dirigiéndoles al personal adecuado según sea necesario.

● Supervisar los tiempos de espera de los clientes y asegurar un ambiente acogedor y profesional.

3. Material y Material de Oficina:

● Hacer un seguimiento del inventario de material de oficina y rehacer pedidos según sea necesario.

● Coordinar el mantenimiento y las reparaciones de equipos de oficina, incluidos teléfonos, ordenadores y fotocopiadoras.

4. Facturación y gestión financiera:

● Ayudar con los procesos de facturación, asegurando la documentación adecuada para las reclamaciones de seguros.

● Procesar pagos, hacer seguimiento de la facturación y hacer seguimiento de facturas impagadas según las indicaciones del equipo financiero.

● Mantener los registros financieros de la agencia en colaboración con el departamento financiero.

5. Apoyo y coordinación del personal:

● Asistir al personal con tareas administrativas según sea necesario para garantizar el buen funcionamiento de las operaciones.
● Organizar sesiones de formación, talleres o reuniones de equipo según se indique.
● Apoyar el proceso de incorporación de los nuevos empleados preparando los documentos necesarios y proporcionando orientación.

6. Introducción y reporte de datos:
● Mantener y actualizar los registros de los clientes en el sistema de historias clínicas electrónicas (EHR) de la agencia.
● Generar informes según sea necesario para fines clínicos, financieros y administrativos.
● Asegurar que todos los datos se introduzcan y mantengan correctamente en cumplimiento de las políticas de la agencia.

7. Cumplimiento y aseguramiento de la calidad:
● Asegurar que las operaciones de la oficina cumplan con las políticas de la agencia y los estándares regulatorios.
● Ayudar a preparar auditorías o revisiones, asegurando que la documentación necesaria esté disponible.
● Apoyar al personal en el cumplimiento de las políticas de confidencialidad y en el cumplimiento de HIPAA.

8. Otras funciones:
● Colaborar en proyectos especiales cuando sea necesario, como actividades de divulgación comunitaria o campañas de marketing.
● Proporcionar apoyo general en la oficina durante las horas punta o cuando el resto del personal no esté disponible.
● Prestar asistencia a proveedores médicos

Requisitos requeridos:
● Diploma de secundaria o equivalente (se prefiere título de Asociado o Grado).
● Al menos 2 años de experiencia en gestión de oficinas, preferiblemente en un entorno sanitario o de salud mental.
● Sólidas habilidades organizativas y atención al detalle.
● Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
● Capacidad para gestionar múltiples tareas y priorizar eficazmente.
● Competente en Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook).
● Se prefiere experiencia con sistemas de historias clínicas electrónicas (EHR).
● Sólidas habilidades interpersonales y capacidad para trabajar de forma colaborativa con equipos diversos.
● Conocimiento de las normativas HIPAA y requisitos de confidencialidad.

Cualificaciones preferidas:
● Experiencia previa en una agencia de salud mental o en un entorno sanitario.
● Experiencia previa desempeñando funciones de asistente médico

● Experiencia con facturación y reclamaciones de seguros.
● Conocimiento de servicios y terminología de salud mental.
● Capacidad para manejar información sensible y confidencial con discreción.

Requisitos físicos:
● Capacidad para sentarse o mantenerse de pie durante largos periodos.
● Levantar ocasionalmente material de oficina o archivos (hasta 25 libras).
● Capacidad para trabajar en un entorno acelerado con estrés ocasional.

Entorno laboral:
● Ambiente de oficina rápido y orientado al cliente.
● Horario de oficina regular con ocasionales horas por la tarde o fines de semana según las necesidades de la agencia.

Compensación:
● Salario competitivo basado en experiencia y cualificaciones.
● Paquete de beneficios disponible

Para postular, por favor envíe su currículum y carta de presentación a través del portal de empleo. Estamos entusiasmados de revisar tu solicitud y hablar sobre la oportunidad de unirte a nuestro equipo para ofrecer atención de salud mental de calidad a la comunidad.

Tenga en cuenta que solo se pondrá en contacto con los candidatos preseleccionados para seguir los pasos en el proceso de selección.