El Museo Afroamericano de Filadelfia (AAMP) busca un Asistente Administrativo altamente organizado y proactivo para apoyar al departamento de Alquiler de Eventos. Este puesto es fundamental para las operaciones diarias del museo, asegurando una coordinación fluida entre equipos, una ejecución excepcional del evento y una experiencia positiva para los visitantes. Es ideal para un profesional detallista que prospera en un entorno dinámico y colaborativo, y que está deseando crecer en operaciones de eventos y trabajo organizacional centrado en las personas.

 

• Gestionar los calendarios del Director de Eventos, incluyendo la programación de reuniones, la coordinación de la logística y la preparación de agendas

• Apoyar la comunicación interna y la coordinación entre departamentos

• Preparar informes, presentaciones y materiales para reuniones

■ Mantener archivos digitales organizados y documentación en todas las plataformas

• Servir como enlace entre Eventos y otros departamentos para asegurar la alineación y el funcionamiento fluido

• Apoyar proyectos especiales que mejoren la eficacia organizativa y la experiencia del equipo Apoyo a eventos

• Ayudar en la planificación y ejecución de eventos internos y externos, incluyendo eventos especiales y activaciones emblemáticas de museos

• Proporcionar apoyo administrativo para los pagos a proveedores, coordinación y logística del día de la ceremonia para eventos especiales y activaciones emblemáticas en museos

• Proporcionar apoyo in situ para eventos importantes, incluyendo tardes y fines de semana según sea necesario

• Ayudar a hacer seguimiento de cronologías de eventos, entregables y seguimientos de eventos especiales y activaciones emblemáticas en museos

■ Proporcionar apoyo administrativo para reuniones de departamento, formación e iniciativas internas

• Ayudar en la planificación y coordinación de reconocimientos de hitos del museo, cumpleaños del personal y registros de aniversarios laborales

CUALIFICACIONES y HABILIDADES

• 2--4 años de experiencia administrativa y/o en eventos

■ Sólidas habilidades organizativas con una atención excepcional al detalle

• Capacidad para gestionar múltiples prioridades en un entorno acelerado

• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal

• Dominio de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) y familiaridad con herramientas de planificación y gestión de proyectos

■ Flexibilidad para apoyar eventos ocasionales por la tarde y los fines de semana

• Interés en la organización de eventos y/o museos como trayectoria profesional

• Sólidas habilidades interpersonales y una mentalidad colaborativa

• Capacidad para anticipar necesidades y resolver problemas de forma proactiva

• Pasión por la misión de AAMP y la implicación comunitaria

 

 

Este puesto está diseñado como un puesto de pipeline, ofreciendo oportunidades de desarrollo profesional y progreso dentro de Eventos u Operaciones, a medida que la organización continúa creciendo.