Asistente Administrativo

Ubicación: En el lugar (sur de California)

Tipo de empleo: Contrato (Tiempo completo)

Acerca de AKIVA

AKIVA es una empresa de ingeniería nativa de IA especializada en servicios empresariales, soluciones específicas por dominio e infraestructura de alto rendimiento desde la estrategia hasta el despliegue. Construimos sistemas innovadores que generan resultados medibles para empresas comerciales y agencias gubernamentales. AKIVA es una pequeña empresa certificada de veteranos con discapacidad en el servicio (SDVOSB).

Resumen del puesto

AKIVA está buscando un Asistente Administrativo para apoyar al Servicio de Ingeniería del Sistema Sanitario de Long Beach del VA Long Beach, la Sección de Proyectos y Construcción o Planificación, Proyectos Mayores y Activaciones, y la Gestión de Programas. Bajo la dirección del Jefe de Gestión de Proyectos y Construcción o Jefe de Planificación, el Asistente Administrativo realiza funciones administrativas que abarcan Recursos Humanos, análisis presupuestario y de programas, apoyo administrativo, control documental, adquisiciones, logística y gestión de contratos. Herramientas de documentación y gestión de registros proporcionadas por IA proporcionadas por AKIVA pueden utilizarse para acelerar el empaquetado, el registro y la presentación de informes de adquisiciones.

Responsabilidades clave

• Realizar tareas de gestión presupuestaria para la Sección de Proyectos y Construcción o Proyectos Mayores y Activaciones, incluyendo el mantenimiento de la hoja de cálculo presupuestaria y la revisión de las solicitudes de pago para contratos plurianuales

• Llevar a cabo la administración general de la Sección, incluyendo la recopilación de información para los KPIs mensuales

• Rastrear todos los IDSR que requieran el equipo de compras

• Iniciar comunicación con los proveedores para solicitar presupuestos para el producto, con revisión del diseñador antes de presentar la LEAF 2237

• Gestionar los registros de toda la información de compras y contratación (digital y física)

• Seguimiento de la recepción de pedidos (informes de recepción de muebles) de todos los artículos adquiridos por el equipo de diseño de interiores, incluidos pedidos con tarjeta de crédito y paquetes de solicitudes; mantener la documentación de adquisiciones y vales durante seis (6) años y tres (3) meses en cumplimiento con el Manual MP-4 del VA, Parte X, Punto nº 5-1c

• Generar y crear paquetes de licitación (adquisiciones) y presentar solicitudes LEAF (2237) para adquisiciones; verificar que los documentos requeridos estén completos, con el nombre y fecha correctos, y enviar el paquete a FORCE; coordinarse con el coordinador de movimiento y el proveedor para la entrega del producto

• Desarrollar el Plan de Gestión de Proyectos y la Carta del Equipo para la Sección de Gestión de Proyectos y Construcción o para la Sección de Planificación y Gestión de Programas de Proyectos Mayores y Activaciones

• Completar formación relacionada con la gestión de proyectos según sea necesario; realizar otras funciones asignadas

• Coordinar con Contratación, Logística, EMS, OI&T, Gestión de Materiales, proveedores externos e Ingeniería por correo electrónico, teléfono y reuniones presenciales; toma notas y proporciona actas de las reuniones cuando sea necesario

Cualificaciones requeridas

• Mínimo de 2 a 3 años de experiencia laboral en un entorno administrativo

• Habilidades informáticas: Microsoft Word, Excel, Outlook y Adobe Acrobat DC

• Capacidad para salvaguardar información confidencial (impresa y electrónica); cumplir con las leyes de la Ley de Privacidad de la VA, regulaciones federales, estatutos y políticas de la VA, y la política de la VHA

• Habilidades efectivas de comunicación escrita y verbal

• Debe estar autorizado para trabajar en Estados Unidos

Cualificaciones Preferidas

• Grado universitario o superior

• Conocimientos en gestión de proyectos y diseño de interiores

• Experiencia con Microsoft Teams

• Familiaridad con herramientas de documentación, registros e informes asistidos por IA

Herramientas, tecnologías y marcos de trabajo

Productividad: Microsoft Word, Excel, Outlook, Adobe Acrobat DC, Microsoft Teams | Adquisiciones: LEAF 2237, FORCE, paquetes de adquisiciones, documentación de vales | Cumplimiento: Manual VA MP-4 Parte X, Ley de Privacidad, política VHA | AI Assist: aceleración de documentación, organización de registros, informes

Lo que ofrece AKIVA

• Oportunidades de desarrollo profesional y desarrollo de habilidades

• Equipo directivo de apoyo con valores de empresa propiedad de veteranos

• Oportunidad para trabajar en programas federales de salud de gran impacto que apoyan a los veteranos

• Compromiso contractual a largo plazo con potencial de prórroga

• Herramientas y formación en productividad en IA proporcionadas sin coste para los empleados

Paquete de beneficios integral

• 401(k) con generosa aportación de la empresa

• Seguro médico

• Seguro dental

• Seguro de visión

• Seguro de Discapacidad a Corto y Largo Plazo

• Tiempo libre remunerado (PTO)

• Participación en beneficios

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Declaración de Igualdad de Oportunidades en el Empleo

AKIVA se compromete a proporcionar un entorno de respeto mutuo donde se disponga de igualdad de oportunidades laborales para todos los solicitantes y compañeros, sin distinción de raza, color, religión, sexo, origen nacional, edad, discapacidad física, estado civil, condición militar y de veterano, o cualquier otra característica protegida por la ley aplicable. Creemos que la diversidad entre nuestros compañeros es fundamental para nuestro éxito como empresa, y buscamos reclutar, desarrollar y retener a las personas más talentosas dentro de un grupo de candidatos cualificados.

AKIVA es una pequeña empresa certificada de veteranos con discapacidad en el servicio (SDVOSB).