Century Mechanical Holdings
Coordinador de Operaciones de Servicio Kelly Air Systems
Tiempo completo • CM-Kelly
Replies within 24 hours
Beneficios:
- Coincidencia 401(k)
- Salario competitivo
- Seguro dental
- Seguro médico
- Oportunidad de ascenso
- Tiempo libre remunerado
- Formación y desarrollo
- Seguro de visión
Resumen del puesto
El Coordinador de Operaciones de Servicio es responsable de coordinar las operaciones diarias de servicio, incluyendo el envío de técnicos de campo, la gestión de los flujos de trabajo de ServiceTitan y la supervisión de las actividades diarias de oficina que apoyan una prestación eficiente del servicio. Este puesto sirve como punto central de comunicación entre el campo, la oficina, los clientes y la dirección para garantizar que los horarios se optimifiquen, los trabajos se documenten correctamente y se cumplan los estándares operativos de forma constante.
Este puesto requiere sólidas habilidades organizativas, juicio operativo, conciencia del servicio al cliente y un sólido conocimiento de los sistemas de gestión de servicios en un entorno comercial acelerado.
Deberes y responsabilidades esenciales
Las funciones esenciales incluyen, pero no se limitan a las siguientes:
Operaciones de despacho y programación
- Programar, despachar y monitorizar a diario a los técnicos de servicio usando ServiceTitan
- Optimiza rutas y asignaciones de tareas según el nivel de habilidad del técnico, ubicación, urgencia y capacidad
- Responder a cambios de servicio el mismo día, llamadas de emergencia y interrupciones en la programación
- Comunica los detalles del trabajo, notas de los clientes, instrucciones especiales y requisitos de seguridad a los técnicos
- Estado de técnico de vía (en ruta, en situ, completado, seguimiento necesario)
Administración del Sistema de Gestión de Servicios (ServiceTitan)
- Mantener datos precisos sobre trabajos, clientes, activos y acuerdos de servicio
- Asegúrate de que los técnicos cierren correctamente los trabajos, introduzcan notas, tiempo, materiales y fotos
- Revisa facturas, precios y costes de trabajos para comprobar su precisión antes de publicarlos
- Gestionar los flujos de trabajo de acuerdos de servicio, renovaciones y programación de mantenimiento
- Informes de soporte relacionados con KPIs como el tiempo de respuesta, la tasa de reparación a la primera, ingresos por llamada y volumen de llamadas
Supervisión de Operaciones de Oficina
- Supervisar las actividades diarias de la oficina principal, incluyendo el flujo de llamadas, la comunicación con clientes y el soporte administrativo
- Asegurarse de que los teléfonos, la cobertura de despacho y el personal de oficina estén alineados con la demanda del servicio
- Coordinar el flujo de trabajo entre los equipos de RSC, despacho, gestión de servicios y contabilidad
- Apoyo en la incorporación y formación de sistemas para nuevos empleados de oficina y de campo
- Mantener la organización de oficina, la documentación y los procedimientos operativos estándar (SOP)
Experiencia y comunicación del cliente
- Servir como punto de escalada para problemas de atención al cliente relacionados con la programación o la ejecución del servicio
- Comunica profesionalmente con los clientes sobre los plazos de llegada, retrasos y seguimientos
- Garantizar la aplicación coherente de los estándares de servicio y los protocolos de comunicación con el cliente
- Apoyar la resolución de discrepancias en facturación o servicio en coordinación con la dirección
Apoyo de Campo y Operaciones
- Actúa como enlace entre técnicos de campo y dirección
- Asistir al Director de Servicio con los informes operativos diarios y la planificación de la carga de trabajo
- Monitorizar la productividad, las tendencias de horas extra y la utilización de la capacidad
- Garantizar el cumplimiento de las políticas de la empresa, los procedimientos de seguridad y los requisitos del sistema
Informes y Apoyo Administrativo
- Generar informes operativos diarios, semanales y mensuales desde ServiceTitan
- Seguimiento de los KPIs relacionados con la eficiencia de despacho, la finalización de llamadas y el rendimiento de ingresos
- Ayuda con la verificación de datos de nóminas relacionadas con la entrada de tiempos y los códigos de puesto
- Mantener registros de servicio precisos para fines de auditoría y cumplimiento
Requisitos
Cualificaciones requeridas
- Diploma de bachillerato o equivalente (se prefiere título de asociado)
- 3–5 años de experiencia en operaciones de servicio, despacho o coordinación de oficinas en entornos HVAC, fontanería, eléctricos o MEP
- Experiencia práctica con ServiceTitan
- Sólido conocimiento de despachos, flujos de trabajo de servicio y utilización de técnicos
- Competencia en Microsoft Office (Excel, Outlook, Word)
Cualificaciones Preferidas
- Experiencia en un entorno multi-sede o Holdco
- Familiaridad con los acuerdos de servicio, planes de mantenimiento y cálculo de costes de trabajos
- Experiencia apoyando flujos de trabajo de nóminas o control de tiempo
- Experiencia previa como supervisor o despachador principal
Habilidades y competencias
- Sólidas capacidades organizativas y multitarea
- Comunicación tranquila y profesional bajo presión
- Habilidades operativas para resolver problemas y tomar decisiones
- Mentalidad centrada en el cliente con una aplicación firme de procesos
- Atención al detalle y precisión del sistema
- Capacidad para trabajar de forma transversal con equipos de campo y de oficina
Requisitos físicos y de entorno laboral
- Puesto en oficina con periodos prolongados de uso de ordenadores y teléfonos
- Capacidad para gestionar un alto volumen de llamadas y despachos en entornos de ritmo acelerado
- Disponibilidad ocasional fuera de horario para escalaciones de servicio, según sea necesario
Compensación: 18,00 $ - 23,00 $ la hora
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