Asistente Ejecutivo / Gerente de Operaciones de Oficina
Tiempo completo • Hybrid - US
Resumen del puesto:
Buscamos un profesional altamente organizado, proactivo y detallista que desempeñe un rol híbrido que apoye al liderazgo ejecutivo mientras gestiona las operaciones diarias de oficina y la coordinación operativa. Este puesto es ideal para alguien que disfruta de la variedad, prospera en un entorno acelerado y se enorgullece de mantener a las personas, procesos y prioridades avanzando sin problemas. Este puesto ayuda a que el liderazgo se mantenga organizado, alineado y avanzando.
Responsabilidades clave incluyen:
Buscamos un profesional altamente organizado, proactivo y detallista que desempeñe un rol híbrido que apoye al liderazgo ejecutivo mientras gestiona las operaciones diarias de oficina y la coordinación operativa. Este puesto es ideal para alguien que disfruta de la variedad, prospera en un entorno acelerado y se enorgullece de mantener a las personas, procesos y prioridades avanzando sin problemas. Este puesto ayuda a que el liderazgo se mantenga organizado, alineado y avanzando.
Responsabilidades clave incluyen:
Apoyo a Asistentes Ejecutivos
- Proporcionar apoyo administrativo de alto nivel a la dirección ejecutiva, incluyendo la gestión de calendarios, coordinación de reuniones, organización de viajes y correspondencia
- Preparar las agendas de las reuniones, presentaciones, informes y acciones de seguimiento
- Actúa como un guardián de confianza, gestionando información sensible y confidencial con discreción
- Colaborar con proyectos especiales, iniciativas estratégicas y comunicaciones ejecutivas según sea necesario
- Supervisa los seguimientos, los plazos y las prioridades del liderazgo para garantizar la ejecución oportuna.
Gestión de oficinas
- Supervisa las operaciones diarias de la oficina para garantizar un ambiente profesional, organizado y acogedor
- Coordinar los visitantes ejecutivos, las reuniones internas y las necesidades de hostelería
- Coordinar la logística de oficina, incluyendo suministros, proveedores, instalaciones y equipos
- Servir como principal punto de contacto para necesidades relacionadas con la oficina y cuestiones administrativas internas
- Apoyar la logística de incorporación para nuevos empleados, incluyendo la configuración del espacio de trabajo y la coordinación con RRHH y TI
- Ayuda a planificar reuniones internas, eventos y reuniones de la empresa
Apoyo Operativo
- Ayudar en la coordinación interna de procesos y el seguimiento entre departamentos.
- Apoyar el seguimiento de proyectos, los plazos y la ejecución de iniciativas operativas.
- Mantener la documentación interna, los procedimientos y los sistemas organizativos.
- Coordina las relaciones con proveedores, solicitudes de servicio y contratos operativos según sea necesario.
- Ayuda a mejorar los flujos de trabajo e identifica eficiencias que mejoran las operaciones diarias.
- Proporcionar apoyo administrativo relacionado con los sistemas de la empresa, los informes y las prioridades organizativas.
Formación y experiencia:
- 3–7+ años de experiencia en un puesto de asistente ejecutivo, gestión de oficina, administrativo o de apoyo a operaciones (se prefiere ampliamente experiencia híbrida)
- Sólidas habilidades organizativas y de gestión del tiempo con una atención excepcional al detalle
- Experiencia apoyando la gestión de viajes ejecutivos y calendarios
- Alto nivel de profesionalidad, discreción y buen juicio
- Competencia avanzada en Microsoft Office Suite; capacidad para aprender rápidamente sistemas y plataformas internas.
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal
- Capacidad para gestionar múltiples prioridades, anticipar necesidades y trabajar de forma independiente
- Cómodo trabajando en un entorno híbrido con responsabilidades tanto en oficina como en remoto.
Opciones flexibles de teletrabajo disponibles.
Compensación: 68.000,00 $ - 78,000,00 $ al año
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