Coordinador Administrativo y de Contabilidad
Tiempo completo • Philadelphia
Beneficios:
- Partidos de la empresa
- Oportunidad de ascenso
- Tiempo libre remunerado
- Formación y desarrollo
- Uniformes gratuitos
Resumen del puesto
Buscamos un Coordinador Administrativo y de Contabilidad detallista y proactivo que sirva como columna vertebral de nuestras operaciones diarias. Este puesto es un híbrido de gestión financiera enfocada—gestionando la "Triple Igualación" de las compras—y un apoyo de oficina de alta energía. Serás el principal portero asegurando que cada euro invertido esté contabilizado y que nuestro equipo tenga la pista administrativa para triunfar.
Responsabilidades clave
Administración y Cumplimiento Financiero
- Cuentas a cobrar (A/R): Monitoriza proactivamente los informes obsoletos y realiza contacto con los clientes para asegurar la recogida oportuna de los pagos pendientes.
- Cuentas a pagar (A/P) y auditoría de adquisiciones: Colabora con el Director de Operaciones para procesar los pagos. Eres responsable de verificar la "Correspondencia a Tres Bandas": asegurarte de que cada factura tenga un correspondiente resguardo de embalaje y un informe de recepción confirmado. Esto también puede incluir multas y el mantenimiento de registros del vehículo como matriculaciones, inspecciones y seguros.
- Inventario y control de documentos: Recopilar y archivar activamente la documentación de todos los envíos entrantes para confirmar la recepción física de los bienes antes de autorizar el pago.
- Codificación y Introducción de Datos: Mantener la integridad de los registros financieros asignando con precisión los códigos del Plan de Cuentas (COA) a todas las facturas validadas.
- Banca y gestión de caja: Gestiona los depósitos físicos de cheques y mantén un registro diario de las posiciones de efectivo para ayudar al Director de Operaciones con la previsión del flujo de caja.
-
Relaciones con proveedores: Actuar como principal punto de contacto ante discrepancias en la facturación de proveedores, papeleo perdido o solicitudes de crédito.
Oficina principal y soporte del equipo
- Director de Primeras Impresiones: Sirve como primer punto de contacto para todas las llamadas entrantes, proporcionando enrutamiento profesional e información general.
- Mejora del proceso: Identificar cuellos de botella en el proceso de recepción o facturación y proponer soluciones de archivo digitales o físicas para aumentar la eficiencia.
-
Apoyo administrativo: Asistir al equipo con proyectos puntuales, incluyendo la preparación de reuniones, la generación básica de informes y la gestión de suministros de oficina.
Cualificaciones
- Experiencia: 2+ años en un puesto administrativo, de contabilidad o de Coordinador de Compras/Inventario .
- Educación financiera: Buen conocimiento del Plan de Cuentas y del ciclo de vida de una orden de compra.
- Habilidades técnicas: Dominio de software de contabilidad (por ejemplo, QuickBooks, Xero) y habilidades avanzadas en Microsoft Excel (los VLOOKUPs o tablas dinámicas son una ventaja).
- Atención al detalle: Una mentalidad "perfeccionista" a la hora de relacionar facturas con inventario físico.
-
Logística: Debe tener un carné de conducir válido y un transporte fiable para los depósitos bancarios.
Competencias de Valor Añadido
Valor añadido | Por qué importa
Resolución de discrepancias | Detectar "shortships" o sobrecargos antes de que lleguen al libro mayor ahorra dinero real a la empresa.
Preparación para la auditoría | Mantener un "rastro digital" de hojas de embalaje y facturas garantiza que las auditorías de fin de año sean sencillas.
Comunicación Proactiva | Gestionar las expectativas de los proveedores durante el proceso de cuentas a pagar preserva la reputación y los términos de crédito de la empresa.
Apoyo Operativo | Liberar al Director de Operaciones de la introducción manual de datos le permite centrarse en una estrategia de alto nivel.
Resolución de discrepancias | Detectar "shortships" o sobrecargos antes de que lleguen al libro mayor ahorra dinero real a la empresa.
Preparación para la auditoría | Mantener un "rastro digital" de hojas de embalaje y facturas garantiza que las auditorías de fin de año sean sencillas.
Comunicación Proactiva | Gestionar las expectativas de los proveedores durante el proceso de cuentas a pagar preserva la reputación y los términos de crédito de la empresa.
Apoyo Operativo | Liberar al Director de Operaciones de la introducción manual de datos le permite centrarse en una estrategia de alto nivel.
Compensación: 20,00 $ - 25,00 $ la hora
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