Asistente Administrativo
Houston
Asistente Administrativo
Tiempo completo • Houston
Beneficios:
- 401(k)
- Seguro médico
- Tiempo libre remunerado
- Seguro dental
- Seguro de visión
Asistente Administrativo
Ingenieros Consultores Sowells (SCE) – Houston, Texas
Sowells Consulting Engineers (SCE) busca un Asistente Administrativo altamente organizado, proactivo y profesional para trabajar directamente con los propietarios y el equipo directivo de una empresa de ingeniería civil y gestión de construcción de ritmo acelerado. El candidato seleccionado actuará como la mano derecha de confianza para la propiedad de la empresa, ayudando a gestionar las operaciones ejecutivas diarias, comunicaciones, programación, eficiencia organizativa, coordinación de oficina y apoyo administrativo.
Como entorno de pequeña empresa, este puesto requiere un jugador de equipo implicado que se sienta cómodo desempeñando múltiples roles y ayudando en una variedad de tareas operativas, de oficina y ocasionales de apoyo personal para la propiedad. El candidato ideal comprende la importancia de mantener un entorno de oficina profesional, organizado y eficiente, al tiempo que apoya el liderazgo a un alto nivel.
Resumen del puesto
El Asistente Administrativo proporcionará apoyo directo diario a los propietarios de la empresa y al equipo directivo. Las responsabilidades incluyen la gestión del calendario ejecutivo, coordinación de comunicaciones, preparación de reuniones, organización de oficinas, gestión de inventarios, seguimiento operativo, supervisión administrativa y apoyo general a la oficina.
El puesto requiere profesionalidad, adaptabilidad, urgencia, discreción y disposición para ayudar donde sea necesario para apoyar operaciones eficientes de la empresa. Esta persona interactuará regularmente con clientes, consultores, contratistas, proveedores, representantes municipales y personal interno en nombre de la dirección de la empresa.
Responsabilidades clave
Apoyo ejecutivo y propietario
- Gestionar proactivamente los calendarios ejecutivos, agendas, reuniones y citas
- Coordinar reuniones, llamadas de conferencia, organización de viajes y logística ejecutiva
- Preparar agendas, informes, materiales informativos, presentaciones y documentos de reuniones
- Hacer un seguimiento de las acciones ejecutivas y asegurar un seguimiento oportuno entre departamentos
- Organizar las comunicaciones entrantes y priorizar las respuestas adecuadamente
- Ayudar a los propietarios con tareas operativas, administrativas y ocasionales de apoyo personal
- Anticipa las necesidades de los ejecutivos y mantén una fuerte capacidad de respuesta en un entorno acelerado
- Actuar como enlace entre la propiedad, el personal, los clientes, los consultores y los interesados externos
Operaciones de Oficina y Coordinación Administrativa
- Mantener sistemas de archivo digitales y físicos organizados
- Apoyar las operaciones diarias de oficina y los flujos de trabajo administrativos
- Coordinar los esfuerzos internos de comunicación y programación
- Mantener suministros de oficina, inventario, aperitivos, bebidas y materiales operativos
- Supervisar los niveles de inventario y coordinar el pedido y el reabastecimiento según sea necesario
- Asistencia en la preparación, formato, escaneo y gestión de documentos
- Apoyar a la dirección con seguimiento administrativo e informes
- Asegúrate de que los directivos estén preparados para reuniones, plazos y prioridades operativas
- Ayuda a mantener un entorno de oficina limpio, organizado y profesional, incluyendo un ligero alisado y mantenimiento de la oficina
Comunicación y Representación Profesional
- Redactar correspondencia profesional, correos electrónicos, memorandos y comunicaciones ejecutivas
- Contesta llamadas y comunica profesionalmente con clientes y partes interesadas
- Recibe a los visitantes y mantén una presencia profesional en la oficina
- Maneja la información sensible y confidencial de la empresa con discreción
- Demuestra profesionalidad, urgencia, responsabilidad y sólidas habilidades interpersonales en todo momento
Cualificaciones
- Se prefieren 5+ años de experiencia como asistente ejecutivo, coordinación administrativa, gestión de oficina o experiencia relacionada
- Se prefiere ampliamente experiencia apoyando a directivos o propietarios de empresas
- Sólidas habilidades organizativas y multitarea
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal
- Fuerte dominio de Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- Experiencia con Adobe Acrobat, Google Workspace y gestión digital de documentos
- Capacidad para priorizar tareas y gestionar plazos cambiantes
- Actitud profesional con grandes habilidades para resolver problemas
- Capacidad para trabajar de forma independiente manteniendo la responsabilidad
- Cómodo trabajando en una oficina pequeña donde las responsabilidades pueden variar día a día
- Disposición para ayudar con tareas operativas, de oficina y ocasionales de apoyo personal según sea necesario
- La experiencia en ingeniería, construcción, servicios profesionales o entornos municipales es un plus
Rasgos candidatos ideales
El candidato ideal:
- Piensa con antelación y anticipa las necesidades antes de que le pidan
- Es muy organizada y detallista
- Se comunica de forma clara y profesional
- Mantiene la compostura bajo presión
- Demuestra iniciativa y responsabilidad
- Se siente cómodo trabajando directamente con los propietarios de la empresa y la dirección
- Puede equilibrar urgencia, confidencialidad y profesionalidad
- Es adaptable y está dispuesto a ayudar tanto con necesidades operativas de alto nivel como en el día a día
- Prospera en un entorno empresarial emprendedor y dinámico
Compensación: 18,00 $ - 22,00 $ la hora
Sobre nosotros
Sowells Consulting Engineers, LLC (SCE) anteriormente conocida como Sowells Construction Management and Inspection, se estableció en 2010 y es una firma de ingeniería profesional de Texas - Registro No. 12734. "Diseñamos soluciones que ofrecen resultados incomparables" en forma de Ingeniería Civil y Servicios de Gestión de Programas / Construcción.
SCE ha desarrollado un equipo central de ingenieros de diseño, gerentes de construcción e inspectores profesionales que brindan servicios de la más alta calidad. Nuestra experiencia incluye líneas de agua de gran diámetro, servicios públicos subterráneos, carreteras, puentes, calles y aceras, plantas de tratamiento de agua y aguas residuales, e instalaciones públicas y privadas. La excepcional calidad del servicio prestado en estos proyectos nos permite desarrollar y mantener relaciones duraderas con los clientes.
Únete al equipo
Sowells Consulting Engineers es una organización dinámica y de rápido crecimiento, que busca constantemente los gerentes de proyectos de construcción, ingenieros civiles, inspectores civiles, ingenieros de control de proyectos y asistentes administrativos más calificados.
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