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Director de oficina Newak

Director de oficina

Tiempo completo • Newak
DIRECTOR DE OFICINA

Apni Mandi |  Newark, California

Posición: Director de oficina

Ubicación: Newark, California (en el lugar, 5 días a la semana)

Reportes a: Director de Operaciones

Compensación: 55.000 dólares al año.

Tipo de empleo: A tiempo completo, exento

 

Resumen del puesto

Apni Mandi es una cadena india de supermercados de rápido crecimiento. Ofrecemos productos de la más alta calidad a un precio muy competitivo. Estamos expandiéndonos y tenemos un plan a 5 años para convertirnos en el mayor supermercado indio del oeste de Estados Unidos.

Estamos contratando a un Gerente de Oficina para liderar las operaciones diarias en nuestra sede en Newark, California. Este es un puesto práctico y de amplio alcance que gestiona las cuentas a pagar, el proceso de contratación de ciclo completo, un análisis financiero y operativo ligero, y el buen funcionamiento de la oficina física. El candidato adecuado es detallista pero capaz de alejarse, se siente cómodo gestionando datos financieros y de personal confidenciales, y aporta una mentalidad de servicio para apoyar a los empleados en toda la empresa. Las habilidades en el idioma Hini o en español son una ventaja.

Trabajarás estrechamente con el equipo directivo y tendrás una autonomía significativa para moldear cómo funciona la oficina.

Responsabilidades clave


Cuentas a pagar y contabilidad
·       Gestiona el flujo de trabajo de gastos de la tarjeta de crédito corporativa: recoge recibos, codifica transacciones y concilia los extractos mensuales.

·       Conciliar cuentas bancarias y de tarjeta de crédito; Asistir al contable externo o al controlador con el cierre de fin de mes, los devengos y el apoyo a auditorías.

·       Haz un seguimiento semanal de las cuentas a pagar envejecidos, informa de la exposición al flujo de caja ante la dirección.


Recursos Humanos y Contratación
·       Asume todo el ciclo de contratación para puestos no ejecutivos: redactar descripciones de puesto, publicar en LinkedIn, Indeed y ZipRecruiter, filtrar currículums, programar entrevistas y coordinar sesiones de debriefing.

·       Realiza la incorporación de nuevos empleados: verificación I-9, E-Verify, informes federales y de California para nuevos empleados, inscripción de beneficios, provisión de equipamiento y orientación de la primera semana.

·       Mantener archivos de personal precisos y confidenciales en cumplimiento con la legislación laboral de California y los requisitos federales de conservación de registros.

·       Administrar la entrada de nóminas en coordinación con el proveedor de nóminas (Gusto, ADP o Paychex); Lleva un registro de días de vacaciones de vacaciones, bajas por enfermedad obligatorias en California y hojas de horas.

·       Coordinar la administración de beneficios: médico, dental, oftalmológica, 401(k), beneficios para desplazamientos y inscripción abierta.

·       Apoya los ciclos de evaluación de desempeño, actualizaciones del manual del empleado, aplicación de las políticas en el lugar de trabajo y procedimientos de baja.

·       Servir como primer punto de contacto para preguntas de empleados sobre salarios, beneficios, permisos y preocupaciones laborales; Escalar asuntos sensibles a la dirección o a un asesor externo de RRHH.


Análisis e informes
·       Elabora y mantén hojas de cálculo para seguir los gastos operativos, el gasto de proveedores, la plantilla, métricas de embudo de reclutamiento y los costes de beneficios.

·       Elaborar informes mensuales y trimestrales de variaciones comparando los datos reales con el presupuesto; señalar anomalías y proponer acciones correctivas.

·       Usa Excel y PowerPoint.

·       Mantener paneles en Excel o Google Sheets para el envejecimiento de cuentas a pagar, solicitudes abiertas y otras métricas operativas clave.


Operaciones y Administración de Oficina
·       Actúa como principal punto de contacto para la oficina de Newark: recibe a los visitantes, gestiona llamadas entrantes y correo, y coordina mensajeros y envíos.

·       Mantener el inventario de material de oficina, el material de cocina y la limpieza del espacio de trabajo compartido; Gestiona las relaciones con el propietario del edificio y los proveedores de instalaciones.

·       Coordina eventos de oficina, comidas de equipo, reuniones generales y ocasionales gestiones de viajes ejecutivos.

·       Gestionar la coordinación de proveedores de TI para la provisión de portátiles, licencias de software y triaje básico de helpdesk; Escalar los problemas técnicos al proveedor o contratista correspondiente.

·       Mantener sistemas de archivo físicos y digitales; Asegúrate de que se cumplan las políticas de conservación y confidencialidad de los documentos.

·       Apoya a la dirección con la gestión de calendarios, informes de gastos y otras solicitudes administrativas según sea necesario.

Cualificaciones requeridas

·       Tres o más años de experiencia progresiva en gestión de oficina, cuentas a pagar o coordinación de RRHH, idealmente en una empresa pequeña o mediana (25–250 empleados).

·       Demostró dominio de Microsoft Excel y/o Google Sheets, incluyendo tablas dinámicas, funciones de consulta y validación de datos.

·       Conocimiento básico de los fundamentos del derecho laboral de California, incluyendo la baja por enfermedad remunerada, las normas de descanso para comidas y descansos, y los requisitos de pago final.

·       Excelente comunicación escrita y verbal; Capacidad para manejar personal confidencial e información financiera con discreción.

·       Sólidas habilidades organizativas con un historial de gestión independiente de múltiples plazos.

·       Autorizado para trabajar en Estados Unidos sin patrocinio.

·       Capacidad para trabajar in situ en Newark, CA, cinco días a la semana.

Cualificaciones Preferidas

·       Licenciatura en negocios, contabilidad, recursos humanos o un campo relacionado.

·       Una certificación PHR, SHRM-CP o una certificación comparable en RRHH es una ventaja, pero no un requisito.

·       Experiencia administrando beneficios, inscripción abierta y gestionando relaciones con corredores.

·       Familiaridad con los sistemas de seguimiento de candidatos (CareerPlug) y las plataformas HRIS (ADP).

·       El inglés bilingüe/hindú es un punto a favor.

Compensación y beneficios

El salario base para este puesto es de 55.000 dólares al año. La compensación final será acorde con la experiencia y las cualificaciones. Además del salario base, Apni Mandi ofrece:

·       Plan 401(k).

·       Días libres pagados, baja por enfermedad remunerada según la ley de California y festivos estándar de la empresa.

·       Aparcamiento en el lugar.

·       Apoyo para el desarrollo profesional.

Condiciones laborales

Este es un puesto presencial en nuestra oficina de Newark, CA. El horario estándar es de lunes a viernes, de 9:00 a 18:00 hora hora del Pacífico. El puesto requiere la capacidad de sentarse o ponerse de pie en un escritorio, usar un ordenador durante largos periodos y, ocasionalmente, levantar hasta 20 libras (material de oficina, montaje de eventos). Puede haber cierta flexibilidad en los horarios de inicio y finalización con la aprobación del responsable.

Igualdad de Oportunidades

Apni Mandi es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. No discriminamos por motivos de raza, color, religión, sexo, orientación sexual, identidad de género, origen nacional, edad, discapacidad, condición de veterano ni ninguna otra característica protegida por la ley federal, estatal o local. De acuerdo con la Ley de Oportunidades Justas de California, consideraremos solicitantes cualificados con antecedentes penales. Existen adaptaciones razonables disponibles para los candidatos con discapacidad; Por favor, contáctanos para solicitar uno.

Cómo solicitar

Envía un currículum y una breve nota explicando por qué te interesa este puesto para dene.rogers@apnimandi.com con el asunto "Gestor de oficina — Newark." Revisamos las solicitudes de forma continua y buscamos responder en un plazo de dos días laborables.
Compensación: 55.000,00 $ al año




(si ya tienes un currículum en Indeed)

O aplicar aquí.

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