Responsable Administrativo de Oficina
Jamestown
Responsable Administrativo de Oficina
Tiempo completo • Jamestown
Responsive recruiter
Beneficios:
- Seguro médico
- Tiempo libre remunerado
- Coincidencia 401(k)
- Seguro dental
- Seguro de visión
Sobre el puesto:
Únete a CAL-WOOD EDUCATION CENTER como responsable administrativo de oficina y gestor, donde desempeñarás un papel crucial en el apoyo a nuestra misión de ofrecer experiencias educativas excepcionales en la hermosa naturaleza salvaje de Colorado. Esta es una oportunidad emocionante para liderar operaciones administrativas en un entorno dinámico, fomentando una cultura de colaboración y crecimiento.
Reporta a: Director Ejecutivo
Estado: A tiempo completo, exento
Resumen del puesto
El Gerente de Oficina / Responsable Administrativo proporciona liderazgo administrativo, financiero y operativo de alto nivel para apoyar la misión y los programas de Cal-Wood. Este puesto supervisa las cuentas por cobrar y a pagar, contratos, administración de seguros y operaciones de oficina, actuando como socio clave del Director Ejecutivo. El candidato ideal aporta una sólida formación en contabilidad, operaciones y/o recursos humanos, con amplia experiencia usando QuickBooks Online, excelentes habilidades organizativas y la capacidad de gestionar múltiples prioridades con precisión y discreción.
Responsabilidades clave
Operaciones Financieras (AR / AP / Contabilidad)
- Gestiona las cuentas por cobrar, incluyendo facturación, seguimiento de pagos, depósitos, conciliaciones y seguimiento de saldos pendientes.
- Gestiona las cuentas a pagar, incluyendo facturas de proveedores, documentación, aprobaciones y coordinación con el contable externo.
- Mantener registros financieros organizados y precisos, incluyendo extractos bancarios, actividad de tarjetas de crédito, registros de nóminas, depósitos y archivos de proveedores.
- Introduce y mantén datos de clientes, contratos y pagos en QuickBooks Online.
- Preparar y organizar la documentación financiera mensual, trimestral y anual (por ejemplo, registros de nóminas, depósitos fiscales, informes de compensación laboral, informes de cumplimiento).
- Identificar y resolver discrepancias en pagos, facturas y registros financieros.
- Actúa como enlace principal con el contable, proporcionando los informes y documentación necesarios de manera oportuna.
Contratos y facturación al cliente
- Recibe contratos firmados a través de DocuSign y asegúrate de acceder correctamente a QuickBooks Online.
- Envía enlaces de pago y facturas por depósitos de contratos y saldos pendientes, asegurándote de que el pago se reciba antes de las visitas en grupo.
- Coordinarse con el Departamento de Programas para agilizar y mejorar los flujos de trabajo de contratos y facturación.
- Mantener organizados los archivos de contratos y la documentación del cliente.
Seguros y Gestión de Riesgos
- Mantén pólizas de seguro y Certificados de Seguro (COIs), asegurando que la cobertura se mantenga actualizada.
- Haz un seguimiento de los plazos de las pólizas de seguro y coordina los pagos con el contable.
- Revisa los contratos de grupo para elegir seguros o exenciones firmadas.
- Coordina con el Director de Operaciones para proporcionar información actualizada sobre los conductores empleados al corredor de seguros.
Gestión de Oficinas y Operaciones
- Supervisa los sistemas de oficina, suministros, correo y equipos para garantizar un funcionamiento diario fluido.
- Mantener sistemas de archivo físicos y digitales organizados.
- Apoyar la programación y coordinación de grupos en colaboración con el Director del Programa.
- Preparar correspondencia, informes, contratos y documentos internos; Revisa para comprobar la precisión y claridad.
- Mantener un entorno profesional y organizado de oficina y ayudar con las visitas o la coordinación de visitantes según sea necesario.
Liderazgo y Apoyo Administrativo
- Apoyar al Director Ejecutivo y al equipo directivo con la planificación, la elaboración de informes y proyectos especiales.
- Participa en reuniones semanales de planificación y prepara un plan de trabajo semanal.
- Ejercer su juicio independiente mientras consulta a la dirección sobre cuestiones complejas o inusuales.
- Identificar continuamente oportunidades para mejorar los procesos administrativos, financieros y operativos.
Cualificaciones
Obligatorio
- Formación en contabilidad.
- Amplia experiencia con QuickBooks Online (obligatorio).
- Experiencia con sistemas de procesamiento de nóminas (se prefiere ADP).
- Sólido conocimiento de la contabilidad, principios contables y registros financieros.
- Habilidades organizativas excepcionales y atención al detalle.
- Dominio de Microsoft Office y/o Google Workspace.
- Fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal en inglés.
Preferido
- Experiencia trabajando con organizaciones sin ánimo de lucro.
- Familiaridad con contratos, administración de seguros e informes de cumplimiento.
- Capacidad para liderar procesos administrativos y mejorar sistemas de forma independiente.
Competencias Básicas
- Precisión financiera y rendición de cuentas
- Confidencialidad y discreción
- Mejora de procesos y resolución de problemas
- Gestión del tiempo y priorización
- Comunicación y colaboración claras
- Iniciativa y mentalidad de liderazgo
Horario: Híbrido, 50% presencial, de 9 a 17 horas, de lunes a viernes. Debe poder desplazarse a Cal-Wood.
Compensación: 65.000 dólares anuales DOE
Beneficios:
Salud
Visión
Dental
IRA simple con una aportación del 3% del empleador
Vida AD&D
PTO
Sobre nosotros:
EL CENTRO EDUCATIVO CAL-WOOD lleva más de 40 años inspirando y educando a personas mediante experiencias inmersivas al aire libre. Ubicado en los impresionantes paisajes de Jamestown, CO, nuestro centro es querido por niños y familias por su compromiso con el aprendizaje práctico y por los empleados por su cultura laboral de apoyo y enriquecimiento.
Compensación: 65.000,00 $ al año
ACERCA DE
MISIÓN Y VISIÓN
La misión de Cal-Wood es ofrecer una experiencia educativa única al aire libre a jóvenes y adultos. Nuestra visión fundacional ha guiado a nuestra organización desde 1982: inspirar una mayor apreciación por el mundo natural; ofrecer educación ambiental a aquellos que de otro modo no la experimentarían; y brindar oportunidades educativas únicas en un entorno montañoso especial.
NUESTRA GENTE
NUESTRA GENTE
Cal-Wood Education Center cree que la diversidad, que abarca raza, etnia, identidad de género, orientación sexual, edad, capacidad y estatus socioeconómico, mejora nuestra capacidad para interactuar con las diversas comunidades a las que servimos. Nos esforzamos por reflejar esta diversidad dentro de nuestro equipo y nuestra programación, asegurando que todas las voces sean escuchadas y valoradas.
Damos la bienvenida a los solicitantes apasionados por la educación ambiental y comprometidos con la promoción de la equidad y la inclusión en nuestro campo. Al trabajar juntos, podemos inspirar una comprensión más profunda de nuestro medio ambiente y crear un futuro más sostenible para todos. Únase a nosotros para construir una comunidad vibrante e inclusiva dedicada a la educación y defensa ambiental.
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