Título del puesto: Coordinador de Proyecto

Departamento: Operaciones

Informes a: Director de Diseño y Operaciones

Estado FLSA: Exento

Tipo de empleo: A tiempo completo
La remuneración es acorde con la experiencia

El Coordinador y Programador de Proyectos es responsable de gestionar la coordinación de extremo a extremo de los proyectos de mobiliario comercial desde la realización del pedido hasta la entrega e instalación. Este puesto actúa como enlace principal entre ventas, proveedores, equipos de instalación y clientes para garantizar que los proyectos se ejecuten a tiempo, dentro del presupuesto y con los más altos estándares de calidad. El candidato ideal prospera en un entorno dinámico, posee habilidades organizativas excepcionales y puede gestionar múltiples proyectos simultáneamente manteniendo una atención meticulosa al detalle.

Coordinación de proyectos (40%)

• Coordinar todos los aspectos de los proyectos de mobiliario desde el reconocimiento del pedido hasta la instalación final

• Revisar los pedidos para comprobar su precisión, completitud y cumplimiento de las especificaciones del cliente

• Crear y mantener plazos detallados de proyectos con hitos y entregables claros

• Hacer seguimiento de las órdenes de compra con los fabricantes (Haworth, Steelcase, Herman Miller, etc.) y monitorizar el estado de la producción

• Gestionar las expectativas de los clientes respecto a los plazos de los proyectos, los plazos de entrega y cualquier posible retraso

• Coordinarse con el equipo de ventas para aclarar especificaciones, resolver discrepancias y atender órdenes de cambio

• Preparar y distribuir informes internos de estado del proyecto a las partes interesadas

• Realizar visitas previas a la instalación para verificar la preparación del espacio, los requisitos de acceso y la logística

• Coordinar la programación y recepción de mercancías en la instalación del almacén

• Gestionar la documentación del proyecto, incluyendo órdenes de compra, documentos de envío e instrucciones de instalación

Programación y logística (30%)

• Desarrollar y mantener un calendario maestro de instalación equilibrando los requisitos del cliente y la disponibilidad del personal

• Programar las fechas de entrega e instalación con los clientes, confirmando los requisitos de acceso, aparcamiento y lugar

• Coordinarse con los equipos de instalación para asignar proyectos según el alcance, la complejidad y las capacidades del equipo

• Programar reuniones previas a la instalación con los clientes para revisar el alcance del proyecto, los plazos y las expectativas

• Organizar citas de entrega de mercancías con los transportistas y coordinar la recepción en el almacén

• Optimizar los horarios del equipo de instalación para maximizar la eficiencia y minimizar los tiempos de inactividad

• Identificar y resolver proactivamente los conflictos de programación antes de que afecten a los clientes

• Mantener un sistema de calendario para todas las actividades y hitos relacionados con el proyecto

• Coordinar los puntos de la lista de resultados y programar visitas de seguimiento para completar el trabajo pendiente

Comunicación con proveedores y clientes (20%)

• Servir como punto de contacto principal para los clientes durante la fase de ejecución del proyecto

• Comunicar actualizaciones sobre el estado de los pedidos, confirmaciones de envío y calendarios de entrega a los clientes

• Rastrear pedidos con representantes del fabricante y escalar retrasos o problemas

• Resolver discrepancias en el envío, reclamaciones por mercancías dañadas y artículos perdidos con los proveedores

• Coordinarse con los transportistas respecto a los horarios de envío y los requisitos de entrega

• Tramitar y registrar reclamaciones de garantía con los fabricantes

• Responder a las consultas de los clientes sobre el estado del proyecto en un plazo de 24 horas

• Documentar todas las comunicaciones entre clientes y proveedores en el sistema de gestión de proyectos

Control de calidad y resolución de problemas (10%)

• Inspeccionar la mercancía recibida en busca de daños, defectos o discrepancias respecto a las órdenes de compra

• Documentar y fotografiar cualquier daño en el envío o artículo perdido inmediatamente después de la recepción

• Coordinar la reparación o sustitución de productos dañados o defectuosos con los fabricantes

• Asegurarse de que todos los muebles cumplen con las especificaciones antes de programar la instalación

• Revisar la calidad de la instalación con los equipos y abordar cualquier inquietud sobre la mano de obra

• Gestionar la finalización de la lista de resultados y garantizar la satisfacción del cliente antes de la finalización del proyecto

• Identificar problemas recurrentes y recomendar mejoras en los procesos de la gestión

• Mantener estándares de calidad alineados con las especificaciones del fabricante y las políticas de la empresa

Apoyo Administrativo

• Mantener archivos de proyectos precisos, incluyendo contratos, órdenes de compra, órdenes de cambio y correspondencia

• Actualizar el sistema de gestión de proyectos con actualizaciones de estado en tiempo real y finalización de hitos

• Preparar órdenes de trabajo de instalación con detalles completos del producto, información del lugar e instrucciones especiales

• Hacer seguimiento de los gastos del proyecto y señalar las variaciones presupuestarias a ventas y gestión

• Generar facturas de clientes al finalizar el proyecto y coordinarse con contabilidad

• Mantener sistemas organizados de archivo digital y físico para toda la documentación del proyecto

• Ayudar con los informes de fin de mes sobre el estado del proyecto, métricas de instalación y asuntos pendientes