Coordinador de la Oficina de Impuestos / Gerente Administrativo

Tiempo libre remunerado
Oportunidades de crecimiento profesional
Oportunidad anual de bonificación basada en el rendimiento

 

Buscamos un Gestor de Oficina / Coordinador de Oficina motivado, organizado y profesional para unirse a nuestra oficina de impuestos y contabilidad. En este puesto, proporcionarás apoyo administrativo, administrativo y de atención al cliente para garantizar que la oficina funcione de forma fluida y eficiente.

 

El candidato ideal tiene experiencia en una oficina de impuestos, contabilidad, contabilidad, finanzas o servicios profesionales y está familiarizado con documentos de declaraciones de impuestos, documentación de clientes, registros confidenciales y plazos de presentación. Esta persona debe ser detallista, fiable, cómoda comunicándose con los clientes y capaz de gestionar múltiples prioridades en un entorno acelerado, especialmente durante la temporada de impuestos.

Desarrollar, actualizar y mantener los procedimientos de la oficina

Crear y mantener un sistema organizado de presentación para los registros de clientes, documentos fiscales, correspondencia y archivos de oficina

Saluda a clientes y visitantes de manera profesional y amable

Contesta llamadas entrantes, toma mensajes y dirige las llamadas al miembro del equipo correspondiente

Programa citas con los clientes y mantén el calendario de la oficina

Ayuda con la captación de clientes recopilando, organizando, escaneando y haciendo seguimiento de los documentos de declaración de la renta

Mantener la confidencialidad de los registros de los clientes, información fiscal, documentos financieros e información personal sensible

Haz seguimiento con los clientes sobre documentos perdidos, firmas, declaraciones completadas y recordatorios de citas

Organiza reuniones y toma notas o actas precisas según sea necesario

Escribe correos electrónicos, memorandos, cartas y otra correspondencia, y distribúyelos adecuadamente

Realizar tareas básicas de contabilidad o contabilidad administrativa según sea necesario

Ayuda en la preparación de informes de la empresa y en el seguimiento interno de la oficina

Coordinar el material de oficina, el correo, el escaneo, la impresión, la copia y otras operaciones diarias de oficina

Atender y resolver las preguntas o preocupaciones de los clientes de forma profesional

Apoyar a contables, preparadores de impuestos y personal durante la temporada de impuestos y otros periodos de presentación

Se requiere el diploma de bachillerato o GED; Se prefiere un título de asociado, formación administrativa o experiencia relacionada en la oficina

Experiencia previa como Gestor de Oficina, Coordinador de Oficina, Asistente Administrativo, Recepcionista o un puesto similar

Se prefiere experiencia en una oficina de servicios fiscales, contables, de contabilidad, finanzas, legales o profesionales

Se prefiere encarecidamente experiencia en el manejo de documentos de declaraciones de la renta, registros financieros de clientes o documentos confidenciales

Se prefiere comprender los principios básicos de contabilidad

Gran atención al detalle y precisión en la gestión de documentos de los clientes y en el cumplimiento de plazos

Familiaridad con el equipo estándar de oficina, incluyendo impresoras, escáneres, fotocopiadoras y máquinas de fax

Excelentes habilidades informáticas, incluyendo Microsoft Word, Outlook y PowerPoint

La experiencia en gestión documental, escaneo, presentación o software fiscal/contable es un plus

Muy organizado, con excelentes habilidades de gestión del tiempo y la capacidad de priorizar múltiples tareas

Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal

Actitud amable y profesional y sólidas habilidades de atención al cliente

Capacidad para mantener la confidencialidad y manejar información sensible con discreción

Horario y disponibilidad
Durante la temporada de impuestos se requieren horas ampliadas. Los candidatos deben poder trabajar horas extra durante los periodos de mayor demanda, incluyendo las tardes y fines de semana según sea necesario. La disponibilidad y flexibilidad durante la temporada de impuestos son esenciales para este puesto.