Asistente Administrativo Ejecutivo

K2J Marketing Partners busca un Asistente Administrativo Ejecutivo altamente organizado, proactivo y pulido para proporcionar un apoyo integral a nuestro Vicepresidente Senior, al tiempo que actúa como un contribuyente clave en la función de operaciones de ventas. Este puesto es ideal para un profesional con mucha energía que prospera en un entorno acelerado, ejerce buen juicio y puede cambiar sin problemas entre trabajos administrativos a nivel ejecutivo y actividades de soporte comercial orientado al cliente. Este candidato desempeñará múltiples funciones, ofreciendo apoyo tanto administrativo como operativo al equipo,

• Gestionar el complejo calendario del SVP, incluyendo la programación de reuniones internas y externas, la resolución de conflictos y la priorización de compromisos

• Coordinar los trámites nacionales e internacionales, incluyendo vuelos, hoteles, transporte terrestre e itinerarios detallados

• Filtrar y gestionar llamadas entrantes, correos electrónicos y solicitudes de reuniones con profesionalidad y discreción

• Preparar las agendas de las reuniones, recopilar las actas y registrar los seguimientos de las acciones

• Manejar información confidencial con el máximo nivel de integridad

 

• Ayudar al equipo de ventas en la preparación de propuestas, presentaciones y materiales de cara al cliente

• Mantener y actualizar los registros CRM, asegurando la precisión de los datos y la entrada oportuna de leads, contactos y etapas de oportunidad

• Coordinar y seguir el progreso de las actividades de ventas, incluyendo seguimientos, informes de pipeline y actualizaciones del estado de las operaciones

• Coordinarse con los departamentos internos (marketing, finanzas, operaciones) para apoyar el proceso de ventas y garantizar la integración fluida de clientes

• Preparar informes de ventas, paneles de control y resúmenes de rendimiento para la revisión del liderazgo

• Apoyar la planificación y logística para eventos con clientes, ferias comerciales y equipos fuera de las instalaciones

 

• Servir como punto central de contacto y recurso para los equipos internos que buscan orientación o aprobaciones de SVP

• Ayudar con el inventario y la llegada de muestras según sea necesario.

 

• 5-8 años de experiencia en un puesto de asistente ejecutivo, administrativo o de soporte de ventas

• Demostrar dominio de Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint) o Google Workspace

• Experiencia práctica con una plataforma CRM (Salesforce, HubSpot o equivalente)

• Comodidad al usar herramientas impulsadas por IA para aumentar la productividad (por ejemplo, Copilot, ChatGPT, Notion AI o similares)

• Experiencia con plataformas virtuales de reuniones y colaboración (Zoom, Teams, Google Meet)

• Competencia con la gestión digital de documentos, herramientas de firma electrónica y sistemas de archivos basados en la nube

·      La experiencia con Adobe Creative Cloud (Photoshop, Illustrator, InDesign) es un punto a favor

• Sólidas habilidades analíticas con la capacidad de elaborar informes y resúmenes claros a partir de datos

• Excepcional habilidad en comunicación escrita y verbal
• Alta atención al detalle, fuertes instintos organizativos y capacidad para gestionar prioridades en competencia

·      Debe disfrutar trabajando en un entorno de equipo acelerado.   Sólidas habilidades de investigación y resolución de problemas

·      Capacidad para hacer varias tareas a la vez y tomar la iniciativa para resolver desafíos

·       Sólidas habilidades informáticas, con la capacidad de aprender otros programas internos de bases de datos

 

• Título de Asociado o Grado en Administración de Empresas, Tecnología de la Información o un campo relacionado

• Experiencia con herramientas de automatización de flujos de trabajo como Zapier, Power Automate o similares

• Familiaridad con plataformas de gestión de proyectos (Asana, Monday.com, Notion o Smartsheet)

• Exposición a herramientas de habilitación de ventas (Outreach, SalesLoft, Gong o equivalentes)

• Experiencia en la creación de paneles o informes en Excel, Google Sheets o una herramienta de BI