Gerente de oficina

RDE CAPITAL GROUP LLC

GERENTE DE OFICINA

Descripción del puesto
RDE Capital Group LLC, una destacada firma de corretaje inmobiliario comercial, gestión de propiedades y servicios de inversión con sede en Dallas, Texas, busca un Office Manager altamente organizado, proactivo y detallista para supervisar las operaciones administrativas diarias de la empresa. Reportando directamente al Presidente, el Gerente de Oficina será responsable de garantizar el funcionamiento eficiente de la oficina, apoyar la rendición de cuentas de los empleados, coordinar funciones administrativas, asistir con los procesos de recursos humanos y mantener los sistemas organizativos que respalden el crecimiento continuo de la empresa.

El candidato ideal poseerá sólidas habilidades de liderazgo, comunicación, organización y resolución de problemas, y la capacidad de gestionar múltiples prioridades en un entorno dinámico, manteniendo un alto nivel de profesionalidad y atención al detalle.

• Gestionar y mantener el calendario de la empresa, asegurando la programación precisa de reuniones, citas, ausencias de empleados y eventos de la empresa.

• Supervisar las operaciones diarias de la oficina para garantizar un ambiente de trabajo productivo, organizado y profesional.

• Mantener el material de oficina, el equipo y el inventario, asegurando la adquisición oportuna y una compra rentable.

• Coordinar el mantenimiento y el mantenimiento del equipo de oficina, los vehículos de la empresa y las instalaciones de oficina.

• Desarrollar, implementar y mantener procedimientos administrativos y sistemas operativos que mejoren la eficiencia organizativa.

• Mantener registros de la empresa, formularios, plantillas y archivos administrativos.

• Programar y coordinar reuniones de la empresa, reuniones de liderazgo, sesiones de formación y eventos para empleados.

• Ayudar en los esfuerzos de reclutamiento, incluyendo ofertas de empleo, selección de candidatos, programación de entrevistas y actividades de incorporación.

• Mantener los archivos de personal de los empleados y garantizar el cumplimiento de las políticas de la empresa y los requisitos de documentación laboral.

• Coordinar los procesos de incorporación y orientación de empleados.

• Ayudar con la administración de beneficios y la comunicación de los empleados.

• Mantener registros de formación, licencias, certificaciones y formación continua de los empleados.

• Coordinar los calendarios de evaluación del desempeño de los empleados e iniciativas de desarrollo del personal.

• Realizar reuniones periódicas de compromiso de los empleados y ayudar a mantener una cultura laboral positiva.

• Recopilar, revisar y verificar los registros de tiempo y hojas de horas de los empleados para el procesamiento de nóminas.

• Ayudar con la preparación de la nómina y la presentación al proveedor de nóminas de la empresa.

• Procesar las facturas de los proveedores y asegurar la presentación puntual para el pago.

• Mantener el seguimiento de los gastos administrativos y ayudar con el seguimiento y la elaboración de informes presupuestarios.

• Asistir a la gestión en la administración de contratos con proveedores y en iniciativas de gestión de costes.

Gestión de proveedores y contratos

• Establecer y mantener relaciones con proveedores, proveedores de servicios y contratistas.

• Negociar precios con proveedores y acuerdos de servicio cuando sea apropiado.

• Supervisar el rendimiento de los proveedores y asegurarse de que se cumplan las expectativas de servicio.

• Supervisar el cumplimiento de las políticas, procedimientos y estándares operativos de los empleados por parte de los empleados.

• Mantener y distribuir los informes KPI y operativos semanales de la empresa según lo indique la dirección.

• Hacer seguimiento de las iniciativas, asignaciones y acciones de la empresa para garantizar su finalización oportuna.

• Proporcionar actualizaciones periódicas de estado al Presidente sobre proyectos pendientes y prioridades operativas.

• Ayudar a la dirección en la implementación de mejoras organizativas e iniciativas operativas.

• Coordinar encuestas de satisfacción de clientes, propietarios e inversores.

• Apoyar en iniciativas de comunicación empresarial diseñadas para mejorar la experiencia de clientes e inversores.

• Apoyar proyectos especiales e iniciativas estratégicas según se les asigne el Presidente.

• Se prefiere título de grado; Se tendrá en cuenta la experiencia profesional equivalente.

• Mínimo de tres (3) años de experiencia en administración de oficinas, gestión de oficinas, apoyo a recursos humanos o operaciones empresariales.

• Fuerte dominio de Microsoft Office Suite, incluyendo Outlook, Word, Excel y Teams.

• Se prefiere bilingüe (inglés y español).

• Habilidades excepcionales de organización y gestión del tiempo.

• Sólidas habilidades de comunicación escrita y verbal.

• Capacidad para priorizar múltiples responsabilidades manteniendo la precisión y la atención al detalle.

• Sólidas habilidades interpersonales y la capacidad de trabajar eficazmente con empleados en todos los niveles de la organización.

• Demostrar capacidades de liderazgo, iniciativa y resolución de problemas.

• Capacidad para mantener la confidencialidad y ejercer un juicio profesional sólido.

• Salario competitivo basado en cualificaciones y experiencia.

• Seguro médico, dental y de visión.

• Cobertura de discapacidad a corto y largo plazo.

• Días libres remunerados y festivos de la empresa.

• Oportunidades de desarrollo profesional y progresión.

RDE Capital Group LLC es una empresa de corretaje inmobiliario comercial, gestión de propiedades y servicios de inversión de servicio completo, con sede en Dallas, Texas. RDE Capital Group está comprometido con la excelencia operativa, el desarrollo profesional, la responsabilidad y la entrega de resultados excepcionales para sus clientes y residentes.