Asistente Ejecutivo

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE WOMEN'S SHELTER INC.

Asistente Ejecutivo (A tiempo parcial, 20-25 horas a la semana)

Reporta a: Director Ejecutivo
Fecha: junio de 2026

RESUMEN DEL PUESTO:

Desempeña diversas funciones administrativas, organizativas y de coordinación de proyectos en apoyo al Director Ejecutivo y a las operaciones generales del Centro de Refugio y Apoyo para Mujeres (WSSC). Este puesto ayuda con la programación, correspondencia, apoyo a la junta y comités, coordinación de reuniones, registro de registros, apoyo a donantes y relaciones comunitarias, y proyectos especiales. El Asistente Ejecutivo actúa como un punto clave de contacto y ayuda a garantizar operaciones diarias eficientes y profesionales.

FUNCIONES ESENCIALES:

1. Proporciona apoyo administrativo al equipo de Director Ejecutivo/Director/Administración.

2. Mantiene el calendario del Director Ejecutivo, programa reuniones y coordina citas.

3. Ayuda en la preparación de correspondencia, informes, presentaciones y otros documentos organizativos.

4. Coordina la logística de las reuniones, incluyendo la programación, la reserva de habitaciones, las agendas y los materiales de la reunión.

5. Registra y distribuye las actas de las reuniones según se asignen.

6. Ayuda en el mantenimiento de los registros, archivos y documentos confidenciales de la organización.

7. Sirve como punto de contacto profesional para miembros de la junta, donantes, socios comunitarios, proveedores y el público en general.

8. Ayuda en la coordinación de las reuniones de la junta y los comités, incluida la distribución de materiales para las reuniones.

9. Apoya la recaudación de fondos, campañas de financiación, gestión de donantes y actividades de participación comunitaria según se asigne.

10. Ayuda en proyectos especiales, eventos e iniciativas organizativas.

11. Mantiene la confidencialidad respecto a toda la información de la agencia, empleados, juntas, donantes y clientes.

12. Realiza las funciones relacionadas asignadas.

APOYO A LA JUNTA Y EJECUTIVO:

1. Ayuda en la preparación y distribución de los materiales de la Junta Directiva y de las reuniones de los comités.

2. Coordina los horarios de las reuniones y mantiene los registros relacionados con la junta.

3. Ayuda con el seguimiento de los mandatos de la junta, asignaciones de comités y documentos de gobernanza.

4. Apoya las comunicaciones del Comité Ejecutivo y de la Junta según se asigne.

APOYO ADMINISTRATIVO:

1. Mantiene sistemas organizados de archivo para registros electrónicos y físicos.

2. Ayuda en la gestión documental, la introducción de datos y la retención de registros.

3. Encarga suministros de oficina y ayuda con las compras administrativas según se asigne.

4. Coordina los arreglos de viaje, inscripciones y logística para reuniones, conferencias y formaciones según se solicite.

RESPONSABILIDADES ADICIONALES:

1. Puede requerirse trabajar horas adicionales durante periodos de mayor actividad organizativa o demanda operativa.

2. Puede ser necesario asistir a reuniones nocturnas ocasionales o eventos organizativos.

3. Puede ser necesario utilizar un vehículo personal para fines laborales.

4. Ayuda con proyectos especiales y otras funciones asignadas por el Director Ejecutivo, el Equipo de Directores o la Administración.

REQUISITOS DEL PUESTO:

1. Excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo.

2. Sólidas habilidades de comunicación escrita y verbal.

3. Capacidad para mantener la confidencialidad y ejercer un juicio sólido.

4. Capacidad para trabajar de forma independiente con supervisión mínima.

5. Capacidad para gestionar múltiples prioridades y cumplir plazos.

6. Capacidad para representar el Centro de Refugio y Apoyo para Mujeres de forma profesional y positiva.

7. Capacidad para trabajar eficazmente con personas de diversos orígenes culturales, sociales y económicos.

8. Capacidad para establecer y mantener relaciones laborales positivas con el personal, miembros de la junta, voluntarios, donantes y socios comunitarios.

9. Gran atención al detalle y precisión.

10. Capacidad para funcionar eficazmente en un entorno acelerado.

11. Capacidad para trabajar como miembro del equipo.

REQUISITOS DEL PUESTO:

1. Se prefiere título de asociado o combinación equivalente de educación y experiencia administrativa.

2. Se prefiere un mínimo de dos años de experiencia en apoyo administrativo.

3. Dominio de Microsoft Office 365, incluyendo Outlook, Word, Excel, PowerPoint y Teams.

4. Se prefiere experiencia con bases de datos, gestión de donantes o software CRM.

5. Debe tener 18 años o más.

6. Debe contar con un transporte fiable, un carné de conducir válido de Minnesota y un comprobante de seguro.

7. Capacidad para mantener estricta confidencialidad.

8. Capacidad para sentarse, estar de pie, caminar, doblarse, alcanzar y levantar hasta 25 libras según sea necesario.

9. Capacidad para ser flexible en la respuesta a las necesidades organizativas.