Asistente de cuentas a cobrar / Atención al Cliente

Arizona Complete Candy & Tobacco
6020 N 55th Ave, Glendale, AZ 85301
19,50 $ - 24,00 $/h - Tiempo completo
De lunes a viernes de 9 a 5
Presencial

Resumen del puesto

Arizona Complete Candy & Tobacco busca un empleado fiable y detallista para cuentas por cobrar / Atención al Cliente que se una a nuestro equipo de oficina.

Este puesto es responsable de apoyar todo el proceso de orden a efectivo, incluyendo:

• Facturación
• Procesamiento de pagos
• Colecciones
• Conciliación de registros
• Preparación diaria de depósitos
• Sustitución o sustitución de la caja según sea necesario
• Comunicación telefónica con el cliente

Este es un puesto de alta responsabilidad que gestiona:

• Registros financieros
• Información de la cuenta del cliente
• Pagos
• Depósitos diarios
• Transacciones de clientes cuando se asiste como cajero suplente
• Llamadas de clientes relacionadas con cuentas, facturas, pagos y cobros

El candidato adecuado será de confianza, organizado, orientado por procesos y cómodo siguiendo una rutina diaria clara. Esta persona también debe sentirse cómoda realizando llamadas salientes y respondiendo de manera profesional.

Responsabilidades

• Procesar paquetes de facturas de los conductores a lo largo del día
• Presentar facturas y mantener registros contables precisos
• Recoger y tramitar los cheques recibidos en persona y por correo
• Escanear los talones de comprobación y la documentación relacionada para registros internos
• Revisar y corregir direcciones de correo electrónico de clientes inválidas
• Enviar correos profesionales de cobro atrasados a clientes empresariales según las indicaciones
• Realizar llamadas salientes a los clientes sobre preguntas sobre cuentas, saldos atrasados, problemas de pago y discrepancias en la facturación
• Responder llamadas entrantes de forma profesional y ayudar con cuestiones sobre cuentas de clientes, facturas y pagos
• Ayudar con dudas sobre la cuenta del cliente, problemas de facturas, cuestiones de pago y discrepancias en la facturación
• Coordinar con el equipo de salida del almacén respecto a los memorandos de crédito y la documentación relacionada con la cuenta

• Conciliar registros según el proceso de la empresa
• Contar, sumar y organizar las comprobaciones de registros
• Completar la hoja de Excel de contabilidad diaria, incluyendo efectivo, cheques y importes totales de los depósitos
• Verificar los informes diarios de ventas y registrar la actividad
• Comprobar si hay lotes de créditos abiertos y confirmar el estado del lote según sea necesario
• Escanear cargos de registro y documentación relacionada con el departamento de cuentas de cuentas
• Proporcionar apoyo de respaldo o sustitución de cajeros según sea necesario
• Ayudar a los clientes con las transacciones de pago al cubrir la caja

• Preparar los totales diarios de cheques y la documentación de depósitos
• Verificar el conteo físico de cheques frente al conteo de depósitos bancarios
• Registrar con precisión los totales diarios de depósitos
• Confirmar que los importes de los depósitos coinciden con la documentación de respaldo
• Procesamiento completo diario de depósitos a través de BofA CashPro
• Informar diariamente al Director General sobre los totales de depósitos y cualquier excepción

• Se requiere entre 1 y 3 años de experiencia en cuentas por cobrar, facturación, cobro o de orden a efectivo
• Se requiere experiencia con una plataforma ERP o contable
• La experiencia en Sage 100 es un gran plus, pero la formación está disponible para el candidato adecuado
• Se requieren sólidas habilidades de Microsoft Excel
• Sólidas habilidades de comunicación escrita y verbal
• Cómodo realizando llamadas salientes de clientes y respondiendo llamadas entrantes
• Capacidad para enviar correos profesionales de recogida de clientes
• Manejo cómodo de procesos cotidianos de alto volumen y muchos detalles
• Capacidad para trabajar de forma independiente dentro de una rutina estructurada
• Fiable, puntual y autodirigido
• Capacidad para manejar información financiera y de clientes confidencial con discreción
• Disposición para proporcionar apoyo de caja de respaldo según sea necesario

• Experiencia en distribución mayorista, servicios de restauración, comercio minorista o B2B
• Experiencia en conciliación de depósitos bancarios
• Experiencia en manejo de efectivo, cajeros o conciliación de cajas registradoras
• Experiencia en Sage 100
• Atención telefónica al cliente o experiencia en cobros

• Honesto, fiable y muy detallista
• Se toma en serio las listas de comprobación y sigue los procesos de forma consistente
• Entiende la importancia de la precisión al trabajar con cuentas de clientes y depósitos de empresas
• Cómodo cogiendo el teléfono, haciendo llamadas a clientes y gestionando las conversaciones de cuentas de forma profesional
• Constante, de confianza y cómodo con el trabajo diario repetitivo pero importante
• Disfruta de la estructura, de las expectativas claras y de asumir la responsabilidad de una función clave de oficina
• Disposición a intervenir y ayudar con las tareas de atención directa al cliente cuando sea necesario