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Asistente Administrativo
Tiempo completo • Little Falls, NJ
Beneficios:
- 401(k)
- Seguro dental
- Seguro médico
- Oportunidad de ascenso
- Tiempo libre remunerado
- Seguro de visión
Resumen del puesto
El Asistente Ejecutivo proporciona apoyo administrativo y operativo al CEO, ayudando a garantizar que las actividades diarias transcurran de forma fluida y eficiente. Este puesto es responsable de gestionar los horarios, coordinar reuniones y viajes, gestionar las comunicaciones y apoyar iniciativas empresariales clave.
El candidato ideal es muy organizado, proactivo, detallista y cómodo trabajando en un entorno acelerado. Esta persona debe ser capaz de gestionar múltiples prioridades manteniendo profesionalidad, confidencialidad y una comunicación sólida con los interesados de toda la organización.
Responsabilidades clave
Apoyo ejecutivo y gestión de calendarios
- Gestiona el calendario del CEO, incluyendo la programación de reuniones, citas y eventos.
- Coordina los trámites nacionales y ocasionales de viajes internacionales, incluyendo vuelos, alojamiento, transporte e itinerarios.
- Ayuda en la preparación de las reuniones recopilando materiales, agendas e información relevante.
- Ayuda a priorizar las solicitudes de programación y asegúrate de que el CEO esté preparado para los compromisos futuros.
Comunicación y coordinación de partes interesadas
- Actúa como punto de contacto para la oficina del CEO, gestionando correos electrónicos entrantes, llamadas y solicitudes.
- Redacta y edita correspondencia, presentaciones y materiales de reuniones según sea necesario.
- Coordinar la comunicación entre el CEO y los equipos internos para garantizar un seguimiento oportuno y el intercambio de información.
- Construye relaciones laborales positivas con colegas, clientes y socios comerciales.
Coordinación de reuniones y apoyo administrativo
- Programar y coordinar reuniones de liderazgo, reuniones de equipo y eventos especiales.
- Prepara agendas, materiales de reuniones y documentos de presentación.
- Toma notas de reuniones, documenta las acciones y ayuda en la comunicación de seguimiento.
- Mantener archivos digitales organizados, registros y documentación.
Apoyo al proyecto y operativo
- Colaborar con proyectos especiales e iniciativas de la empresa según se les asigne.
- Realizar investigaciones básicas, recopilar información y preparar informes o resúmenes.
- Apoya reuniones de planificación, revisiones de liderazgo y eventos de la empresa.
- Ayuda a identificar oportunidades para mejorar los procesos administrativos y la eficiencia de los flujos de trabajo.
Confidencialidad y profesionalidad
- Maneja la información confidencial y sensible con discreción.
- Ejerce buen juicio al gestionar prioridades y problemas que escalen.
- Mantener un enfoque profesional, positivo y orientado al servicio en todas las interacciones.
Cualificaciones requeridas
- De 2 a 5 años de experiencia en un puesto de Asistente Ejecutivo, Asistente Administrativo, Gerente de Oficina o un puesto de apoyo relacionado.
- Sólidas habilidades organizativas y de gestión del tiempo, con la capacidad de gestionar múltiples tareas simultáneamente.
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
- Gran atención al detalle y un seguimiento sólido.
- Dominio de Microsoft Office 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) y Microsoft Teams.
- Capacidad para trabajar de forma independiente y, al mismo tiempo, colaborar eficazmente con los miembros del equipo.
- Gran profesionalidad y capacidad para manejar información confidencial.
- Se prefiere un título de asociado o grado, o experiencia laboral equivalente.
Cualificaciones Preferidas
- Experiencia apoyando a un alto ejecutivo o a un equipo directivo.
- Familiaridad con herramientas de gestión de proyectos o colaboración como Asana, Monday.com o Smartsheet.
- Experiencia preparando presentaciones, informes y materiales para reuniones.
- Cómodo trabajando en un entorno dinámico con prioridades cambiantes.
Competencias clave
- Organización y gestión del tiempo
- Atención al detalle
- Comunicación profesional
- Resolución de problemas
- Adaptabilidad y flexibilidad
- Construcción de relaciones
- Iniciativa y rendición de cuentas
- Confidencialidad y discreción
Compensación: 75.000,00 - 80,000,00 $ al año
(si ya tienes un currículum en Indeed)