Asistente Administrativo
Tomball, TX
Asistente Administrativo
Medio tiempo • Tomball, TX
Beneficios:
- Seguro médico
Asistente administrativa del CEO y presidente
PowerSource Automation & Controls LLC
Hockley, TX (Presencial) | A tiempo parcial, mañanas entre semana | Camino hacia el trabajo a tiempo completo
22,00–26,00 $ la hora, dependiendo de la experiencia
Hockley, TX (Presencial) | A tiempo parcial, mañanas entre semana | Camino hacia el trabajo a tiempo completo
22,00–26,00 $ la hora, dependiendo de la experiencia
Quiénes somos
PowerSource es una empresa de contratación eléctrica con licencia que trabaja en proyectos técnicamente complejos en múltiples ubicaciones, incluyendo centros de datos, instalaciones industriales y construcciones comerciales. Nuestro lema es "La artesanía es el estándar", y se aplica a cada documento que producimos, cada llamada telefónica que respondemos y cada interacción en nuestra recepción.
Sobre el puesto
Como Asistente Administrativa de nuestro CEO y Presidente, mantendrás la oficina de Hockley en funcionamiento mientras nuestros equipos de campo se centran en el trabajo. Serás la primera cara que los visitantes vean y los primeros que escuchen los llamantes, y serás la persona en la que el Presidente confía para mantener el horario, la correspondencia y la oficina en orden.
Trabajarás bajo supervisión general y gestionarás tareas rutinarias y moderadamente complejas de forma independiente. Todo lo que no sea habitual irá al Presidente o a un supervisor designado. Si te enorgullece la precisión, llegas puntual y quieres aprender sobre la industria de la contratación eléctrica, aquí tendrás un verdadero margen de crecimiento.
Lo que harás
-Apoyo Ejecutivo y Administrativo
- Proporcionar apoyo diario al Presidente durante las horas de la mañana, priorizando tareas y cumpliendo con ello de forma independiente
- Encamina las tareas del Presidente al departamento o miembro adecuado del equipo, con comunicación y seguimiento claros
- Prepara citas, informes, memorandos y materiales de presentación que sean precisos y estén formateados profesionalmente
- Recibir, clasificar y responder a correspondencia escrita, electrónica y física
-Recepción y Gestión de Visitantes
- Recibe a visitantes, clientes, contratistas y proveedores con compostura y cortesía
- Contesta y dirige las llamadas, toma mensajes precisos y asegúrate de que el seguimiento se haga
- Gestionar el correo entrante y saliente, los paquetes y las entregas
- Mantén la oficina profesional y organizada
-Gestión de documentación
- Mantener sistemas de archivo físicos y digitales organizados para que los documentos sean precisos y fáciles de encontrar
- Ayuda a preparar y ensamblar documentos, formularios y paquetes de proyectos
- Realizar la introducción de datos, mantener registros precisos y marcar discrepancias
- Soporte para control de versiones e integridad de documentos en archivos compartidos
-Calendario y programación
- Programar y confirmar reuniones, nombramientos y convocatorias para el Presidente
- Mantener y actualizar el calendario de la oficina
- Coordina la logística interna de las reuniones, incluyendo la preparación de la sala, los materiales y la comunicación con los asistentes
- Haz un seguimiento de los plazos, seguimientos y compromisos recurrentes, y señala lo que necesita atención antes de que se vuelva urgente
-Operaciones de Oficina y Proyectos Especiales
- Investiga y revisa opciones de alojamiento para viajes de equipo
- Controla los suministros de oficina y repon antes de que se queden sin
- Coordina el equipo de oficina, los contactos con proveedores y las necesidades de las instalaciones
- Ayudar con la logística de incorporación de nuevos miembros del equipo
- Asume proyectos especiales a medida que el negocio crece
Lo que traes
-Obligatorio
- Diploma de secundaria o equivalente
- Entre 2 y 4 años de experiencia en un rol administrativo, de soporte de oficina o de atención al cliente
- Dominio de Google Workspace y Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) y disposición para aprender nuevas plataformas
- Sólidas habilidades de comunicación escrita y verbal, además de un teléfono profesional y una manera presencial
- Disponibilidad fiable de lunes a viernes por la mañana y para guardias de sábado (este horario es un requisito estricto)
- Capacidad para gestionar tareas de forma independiente sin instrucciones paso a paso
- Discreción con información confidencial de la empresa y del personal
-Encantado de tener
- Licenciatura en administración de empresas, comunicación o un campo relacionado
- Experiencia en una oficina de servicios eléctricos, de construcción o de servicios comerciales
- Familiaridad con la terminología de la industria eléctrica, la documentación de proyectos o los flujos de trabajo de oficinas de construcción
- Experiencia apoyando a un pequeño empresario o ejecutivo en un entorno en constante evolución
- Experiencia con software de planificación, herramientas de gestión de proyectos o plataformas de gestión documental
Cómo se ve el éxito aquí
Fiabilidad: Llegas puntual y preparado cada mañana de lunes a viernes y los sábados de guardia. La oficina funciona con un horario, y el Presidente cuenta con que estés presente.
Atención al detalle: Produces correspondencia precisa, archivos organizados y documentos sin errores sin necesidad de correcciones repetidas.
Profesionalidad: Representas a PowerSource con compostura y cortesía, sabiendo que cada interacción refleja nuestra reputación con clientes, proveedores y socios.
Seguimiento: Lees las prioridades correctamente, realizas las tareas con precisión y encaminas el trabajo a las personas adecuadas sin necesidad de que te guíen por asuntos rutinarios.
Discreción: Gestionas la información confidencial de la empresa, el personal y los clientes de forma profesional, sin que te lo recuerden.
Disposición para aprender: Haces buenas preguntas, recuerdas lo que te enseñan y quieres entender el negocio. Esa curiosidad es lo que convierte este puesto a tiempo parcial en uno a tiempo completo.
Cómo medimos el éxito
-Creemos en expectativas claras. Así es como se ve una gran actuación en este papel:
- Cero citas perdidas ni conflictos de agenda
- Documentos presentados correctamente el mismo día que se reciben
- Correo y mensajes enrutados o respondidos el mismo día laborable
- Material de oficina reabastecido antes de que se acabara
- Disponibilidad constante por la mañana entre semana y respuestas de guardia los sábados en menos de 30 minutos
- Tareas asignadas a la persona correcta la primera vez
Tus primeros 90 días
-Primeros 30 días: Aprender y Orientarse
- Integrarse completamente y gestionar de forma independiente llamadas, visitantes y correo
- Conoce las preferencias de agenda del Presidente, reuniones recurrentes y prioridades, y gestiona el calendario con precisión
- Aprende todos los sistemas de archivo, físicos y digitales, y archiva documentos correctamente desde el primer día
-Primeros 60 días: Construye la rutina
- Encargarse del apoyo administrativo diario con una dirección mínima, incluyendo la redacción de correspondencia y la delegación de tareas
- Identificar al menos un proceso de oficina que pueda mejorarse y proponer una solución
- Mantén los suministros, documentos y la coordinación de oficina en orden sin necesidad de recordatorios
-Primeros 90 días: Posee la oficina
- Gestiona la oficina principal de forma independiente: programación, recepción, correspondencia, archivo y suministros
- Crea relaciones con proveedores, visitantes habituales y miembros del equipo
- Demuestra la fiabilidad, iniciativa y conocimiento empresarial que debes considerar para mayores responsabilidades o conversión a tiempo completo
Horario y entorno laboral
- Ubicación: 18231 Bauer Rd, Edificio C, Hockley, TX 77447
- Horario: 20–25 horas a la semana; de lunes a viernes por la mañana, además de guardia los sábados
- Herramientas: Google Workspace, Microsoft Office (Word, Excel, Outlook), Paycom, plataformas de gestión documental
- Físico: Principalmente en escritorio; capaz de levantar hasta 25 libras
- Viajes: Mínimo; recados locales ocasionales o viajes de suministros, sin viajes nocturnos
Oportunidad de crecimiento
Este puesto está diseñado para crecer. La conversión a tiempo completo está disponible según el rendimiento y las necesidades del negocio, y buscamos a alguien que quiera crecer con nosotros.
Compensación: 22,00 $ - 26,00 $ la hora
Acerca de PowerSource Automation & Controls, LLC
Con más de 25 años de experiencia e innumerables clientes satisfechos en todo Texas, PowerSource Automation and Controls LLC es una empresa familiar operada por veteranos de EE. UU. con una pasión por el servicio superior y los resultados insuperables. PowerSource Automation and Controls es una empresa de contratación eléctrica centrada en la calidad y orientada a los resultados que se enorgullece de prestar servicios a empresas comerciales, entidades industriales y agencias gubernamentales con servicios y apoyos de electricistas de nivel maestro.
Equipado para manejar los proyectos eléctricos más complejos, PowerSource Automation and Controls brinda servicios de resolución de problemas de alto nivel diseñados para mantener el mundo industrial avanzando, especializándose en maquinaria pesada, grúas y prensas. Además de nuestras raíces industriales, también ofrecemos una amplia variedad de servicios industriales y comerciales integrales, desde nuevas construcciones hasta recableados totales, actualizaciones hasta remodelaciones y mucho más.
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