Construction Management Corporation of America
Asistente Administrativo - Construcción
Tiempo completo • Downers Grove, IL
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Beneficios:
- 401(k)
- Seguro médico
- Tiempo libre remunerado
Resumen del puesto
Construction Management Corporation of America es una empresa en crecimiento que presta servicio en el área de Chicagoland. Buscamos un Asistente Administrativo altamente organizado y detallista para apoyar las operaciones de proyectos de construcción desde el inicio hasta la finalización.
El candidato ideal desempeñará un papel clave en el apoyo a la documentación del proyecto, permisos, solicitudes de localización de servicios públicos, administración financiera y comunicación entre equipos de proyecto, subcontratistas, municipios y clientes. Este puesto requiere sólidas habilidades organizativas, atención al detalle y la capacidad de gestionar múltiples prioridades en un entorno de construcción acelerado.
Responsabilidades clave
- Gestionar y hacer seguimiento de la documentación del proyecto, contratos, permisos y registros de cumplimiento.
- Enviar y supervisar JULIE (Información Conjunta de Localización de Servicios Públicos para Excavadoras), localizar solicitudes y mantener registros precisos de las autorizaciones de la compañía.
- Coordinar y ayudar en la obtención y mantenimiento de permisos municipales, licencias e inspecciones.
- Procesar y hacer seguimiento de las cuentas a pagar (A/P), incluyendo facturas de proveedores, pagos a subcontratistas y documentación de gastos.
- Procesar y monitorizar las cuentas por cobrar (cuentas a cobrar), incluyendo la facturación de clientes, el seguimiento de cobros y el seguimiento de pagos.
- Mantener los calendarios de los proyectos, informes de estado y registros administrativos.
- Apoya a los gestores de proyectos con la administración de contratos, órdenes de cambio y documentación de cierre de proyectos.
- Actuar como enlace entre los equipos de proyecto, municipios, compañías eléctricas, proveedores, subcontratistas y clientes.
- Asegurar la entrada y el registro de datos precisos en todos los sistemas de gestión de proyectos y contabilidad.
- Generar informes y ayudar a la dirección con el seguimiento de proyectos y la elaboración de informes financieros.
- Mantener sistemas de archivo digitales y físicos organizados.
Cualificaciones
Obligatorio
- diploma de secundaria o equivalente; Un título de asociado o educación relacionada es un punto a favor.
- Sólidas habilidades organizativas, de gestión del tiempo y multitarea.
- Atención excepcional al detalle y precisión.
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
- Dominio de la suite Microsoft Office, incluyendo Excel, Word y Outlook.
- Capacidad para trabajar de forma independiente y en equipo en un entorno acelerado.
Preferido
- Experiencia en la construcción, servicios públicos, telecomunicaciones o infraestructuras.
- Experiencia con requisitos y procesos de localización de servicios públicos JULIE.
- Experiencia en la obtención y gestión de permisos e inspecciones municipales.
- Experiencia apoyando las funciones de cuentas por pagar y cuentas a cobrar .
- Conocimientos prácticos de QuickBooks.
- Experiencia usando un sistema de Gestión de Relaciones con el Cliente (CRM ).
- Familiaridad con la documentación de proyectos de construcción, contratos y cálculo de costes de trabajo.
Habilidades deseadas
- Grandes habilidades para resolver problemas.
- Alto nivel de profesionalidad y atención al cliente.
- Capacidad para priorizar plazos en competencia.
- Automotivado con un enfoque proactivo en el trabajo.
- Capacidad para mantener la confidencialidad y manejar información financiera sensible.
Beneficios
- Salario competitivo basado en la experiencia.
- Seguro médico.
- Días libres pagados y festivos.
- Oportunidades para planes de jubilación.
- Oportunidades de crecimiento.
Buscamos un profesional fiable y detallista que prospere en un entorno de construcción y pueda ayudar a mantener los proyectos organizados, conformes y funcionando de forma eficiente de principio a fin.
Construction Management Corporation of America es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades.
Tipo de puesto: A tiempo completo
Lugar de trabajo: Presencial cinco días a la semana
Compensación: 50.000,00 - 65,000,00 $ al año
(si ya tienes un currículum en Indeed)