SYOXSA, Inc. – Especialista en Cuentas por Cobrar y Facturación – Descripción del puesto

SYOXSA, Inc. Expectativa del Empleado: Una actitud positiva es un requisito para todos los empleados. Además, todos los empleados están obligados a tratar con respeto a colegas, clientes, proveedores y a la propiedad de SYOXSA.  La seguridad es fundamental en SYOXSA. Se espera que todos los empleados desempeñen sus responsabilidades laborales de forma segura y eficiente, cumpliendo con las normativas gubernamentales y las políticas de la empresa. Se espera que los empleados de SYOXSA cumplan y sigan los Valores Fundamentales de la empresa: 1. Seguridad Primero, 2. Ofrecer un Servicio con Pasión, 3. Hacerlo bien a la primera, 4. Ser proactivo... Haz algo, 5. Siempre mejora a ti mismo... Sigue creciendo, 6. Prever las necesidades de los clientes... Trae sorpresa, 7. Sé agradecido todos los días.

Requisitos de experiencia, habilidades y formación:
1. Se prefiere inglés/español bilingüe con gramática casi perfecta.
2. Uso superior a la media de la suite Microsoft Office (especialmente Excel y correos electrónicos de Outlook) y Adobe Acrobat, y competencia informática avanzada en general.
3. Sólidas habilidades para resolver problemas, pensamiento crítico, capacidad de coaching, interpersonal, organizativa y comunicación oral/escrita.
4. Se prefiere título de grado en recursos humanos, administración de empresas o contabilidad.

Debe ser muy organizado y capaz de trabajar dentro de un plan anual que se desglose trimestral, mensual, semanal, etc. Debe tener excelentes habilidades de comunicación (en persona, por teléfono y por correo electrónico). Debe trabajar para promover la cultura proactiva de "atención al cliente primero" de SYOXSA mediante profesionalidad, capacidad de respuesta y un servicio al cliente integral.

Equipamiento/Beneficios a tiempo completo proporcionados:
• Tiempo libre remunerado (vacaciones, festivos, fines de semana)
• Seguro de salud, dental, visión y TDA
• Plan de jubilación 401(k)
• Equilibrio entre vida laboral y personal
• Portátil de la empresa
• Formación
• Descuentos para empleados
• Oportunidades de crecimiento profesional

Responsabilidades del puesto:
1. Cuentas por cobrar:
• Generar y emitir facturas de clientes de manera oportuna.
• Supervisar y controlar las cuentas por cobrar, asegurando la recogida oportuna.
• Procesar pagos de clientes mediante tarjeta de crédito, cheque o ACH en Trendex.
• Preparar y mantener registros financieros precisos relacionados con las cuentas por cobrar.
• Procesamiento diario de los Diarios de Ventas, escaneo de tickets de entrega, aplicación de pagos a clientes y envío de facturas a los clientes.

2. Cálculos y facturación de costes a granel:
• Obtener información individual de los viajes del Responsable de Distribución
• Calcular los costes de distribución para grandes volúmenes de gas utilizando una calculadora prescrita
• Realizar facturación de entrega de gas a granel, verificando la precisión y consistencia.
• Preparar resúmenes de costes e informes.

3. Apoyo administrativo:
• Proporcionar apoyo administrativo general al equipo según sea necesario.
• Mantener archivos organizados y actualizados relacionados con cuentas por cobrar y otros informes.
• Ayudar en la preparación de informes y presentaciones.
• Coordinarse con otros departamentos para garantizar un flujo de trabajo fluido.

4. Comunicación y colaboración:
• Comunicarse eficazmente con equipos internos, proveedores y clientes.
• Colaborar con los departamentos de finanzas y recursos humanos para agilizar procesos.
• Responder rápidamente a las consultas y mantener relaciones positivas con las partes interesadas.

5. Otras funciones:
1. Recogida de saldos atrasados de clientes para alcanzar un objetivo de cobro a nivel de empresa de 38 días (DSO) o más.
2. Realizar análisis financieros ocasionales para aprender y mejorar los procesos internos actuales.
3. Resolver dudas o preocupaciones de los clientes sobre facturas.
4. Crear nuevos clientes en nuestro ERP. Recibe y verifica los formularios de Exención del Impuesto sobre las Ventas junto con el Contable.
5. Hacer seguimiento y responder a los correos electrónicos de los clientes en un plazo de 24 horas (preferiblemente menos).
6. Asegurarse de que los clientes paguen sus facturas dentro de sus plazos de pago.
7. Revisar informes de crédito para posibles clientes